Inscription et transfert vers le système scolaire
Transformez le contrat signé en inscription, gardez la main sur les formulaires de la famille (santé, transport, restauration, autorisations, contact d'urgence et assurance) avec validité et renouvellement annuel, et transférez l'élève vers votre système scolaire avec une file de rapprochement qui expose chaque écart. Fait partie de la verticale Éducation, optionnelle et désactivée jusqu'à ce qu'un administrateur l'active.
L'écran Éducation gagne le bloc Inscription : le candidat admis y devient élève inscrit, les formulaires de la famille restent sous contrôle et l'inscription est transférée vers le système scolaire de l'établissement.
D'où vient l'inscription
L'inscription naît du contrat signé : lorsque tous les signataires obligatoires ont signé, le système crée l'inscription de cet élève pour la période. Vous pouvez aussi la créer depuis l'écran quand le dossier n'est pas passé par un contrat. Les deux chemins sont idempotents : la même personne, sur la même période et le même programme, ne devient jamais deux inscriptions, quel que soit le nombre de répétitions.
Une inscription démarre en attente. Activez-la au démarrage de l'élève, enregistrez la radiation si la famille se désiste, et terminez-la en fin de période. Les états clos ne reviennent pas en arrière.
Formulaires avec validité et renouvellement
Chaque inscription porte les formulaires exigés par votre établissement. L'état de chacun est calculé à la lecture, à partir des dates de validité : la liste est donc toujours juste même si aucun traitement n'a tourné. À jour, bientôt expiré, expiré, absent, non envoyé, en attente de validation ou refusé.
- Santé : pathologies, allergies et traitements
- Transport : circuit, arrêt et personnes autorisées
- Restauration : restrictions alimentaires
- Autorisations : image, sorties et récupération
- Contact d'urgence
- Assurance scolaire
Le renouvellement est annuel par défaut et la période est configurable. Renouveler n'efface rien : cela crée une nouvelle version et conserve la précédente comme trace de ce que la famille a déclaré ce cycle-là. Le panneau « formulaires à traiter » liste tout ce qui est expiré, bientôt expiré ou en attente sur la période.
Transfert vers le système scolaire
Le CRM n'est pas votre système scolaire : il ne saisit pas de notes, ne tient pas l'assiduité officielle et n'édite pas de bulletins. Il transfère l'inscription au système propriétaire de cette donnée. Et une règle est absolue ici : l'inscription n'apparaît comme créée là-bas que lorsque ce système renvoie son propre numéro d'élève. Une tentative, une indisponibilité ou l'absence de connecteur ne comptent jamais comme « créée ».
- Mettez l'inscription en file de transfert.
- Exportez la file en CSV.
- Chargez le fichier dans votre système scolaire.
- Réimportez le fichier de confirmation, avec la colonne reference (le code que nous avons exporté) et external_id (le numéro d'élève dans votre système).
Dès qu'un connecteur avec API existera pour votre système, le même flux fonctionnera sans fichier, sans rien reconfigurer.
File de rapprochement
Tout écart entre le CRM et le système scolaire apparaît champ par champ dans la file de rapprochement, avec la valeur des deux côtés, et le responsable reçoit une alerte. Un écart ne disparaît jamais tout seul : la ligne reste jusqu'à concordance. Un traitement périodique refait la comparaison et alerte quand le délai de transfert convenu passe sans confirmation.