Juridique

Dossiers et muraille éthique · qui voit quoi

Le dossier est le centre du module Juridique et il arrive protégé par une muraille éthique : seules les personnes affectées peuvent le voir, et même celles qui administrent le système ne la franchissent pas. Cet article explique comment créer le dossier, comment fonctionne l'affectation, la piste des accès et l'accès exceptionnel avec justification.

Le dossier et pourquoi il est fermé par défaut

Dans un cabinet, le dommage n'est pas seulement la fuite vers l'extérieur : c'est le confrère du bureau d'à côté qui défend la partie adverse et voit la stratégie de l'autre camp. La protection contre cela s'appelle la muraille éthique, et la seule muraille qui fonctionne est celle qui se ferme par défaut.

C'est pourquoi, dans SellioCRM, être présent dans l'espace de travail du cabinet ne donne accès à aucun dossier. L'accès est individuel et dossier par dossier. Qui n'est pas affecté ne voit pas le dossier dans la liste, ne le trouve pas par la recherche, n'ouvre ni ses délais, ni ses honoraires, ni son temps, ni ses factures, ni ses documents. Pour cette personne, le dossier n'existe pas.

Créer un dossier

Ouvrez Juridique. Dans le bloc Dossiers, à gauche, renseignez le Titre du dossier.
Indiquez le Numéro du dossier, s'il existe déjà un numéro de procédure ou une référence interne.
Indiquez la Juridiction. Elle détermine quels jours fériés le système utilisera pour calculer les délais de ce dossier.
Indiquez le Domaine de pratique.
Cliquez sur Nouveau dossier. Il apparaît aussitôt dans la liste, et vous êtes déjà à l'intérieur de la muraille.

Le Titre est obligatoire. Le Numéro, la Juridiction et le Domaine de pratique sont facultatifs, mais la Juridiction est vivement recommandée : sans elle, le calcul des délais n'a aucun calendrier de jours fériés à consulter.

Qui entre dans la muraille

La personne qui crée le dossier y entre automatiquement. Sans cela, elle perdrait l'accès à son propre dossier l'instant d'après.
Le responsable désigné, quand c'est quelqu'un d'autre, entre lui aussi à la création.
Toute autre personne doit être ajoutée explicitement, avec un rôle sur le dossier.
Personne n'entre par héritage de fonction, d'équipe ou de profil d'administrateur.

L'ajout et le retrait de personnes dans la muraille sont des opérations d'administration : il n'y a pas de bouton pour cela dans l'écran du dossier. Demandez à qui administre le système dans votre cabinet d'affecter ou de retirer quelqu'un.

💡 Retirer une personne de la muraille lui coupe l'accès sur-le-champ, y compris aux documents et aux factures du dossier. Faites-le quand quelqu'un quitte l'équipe du dossier, pas seulement quand il quitte le cabinet.

Tout accès laisse une trace

Ouvrir un dossier enregistre qui l'a ouvert et quand. Cet enregistrement n'a rien de punitif : c'est lui qui permet au cabinet de répondre, des mois plus tard, qui a été en contact avec ce matériel. Dans une profession où le secret est une obligation légale, pouvoir prouver qui a vu quoi vaut autant qu'empêcher l'accès.

Accès exceptionnel

Il existe un cas légitime, celui de la permanence : l'avocat responsable est injoignable, le délai expire aujourd'hui et quelqu'un doit entrer. C'est à cela que sert l'accès exceptionnel, accordé par qui administre le système, et il fonctionne avec trois verrous.

Justification obligatoire : sans motif écrit, l'accès n'est pas accordé.
Durée de validité : l'accès dure d'une à soixante-douze heures, et la valeur par défaut est de quatre heures. Une fois le délai passé, il se referme tout seul, sans que personne ait besoin d'y penser.
Trace permanente : l'octroi reste dans la piste d'audit avec qui a demandé, qui a accordé, le motif et la validité.

Le principe du dispositif est là : l'accès exceptionnel existe, mais il coûte cher en visibilité. Personne n'entre en silence.

Les parties du dossier

Dans l'onglet Parties, vous enregistrez qui est qui dans le dossier : le client, la partie adverse, les témoins et les autres intervenants. Chaque partie a un Nom de la partie, un Rôle de la partie et des Identifiants, qui peuvent être des numéros officiels, un e-mail ou tout autre code, un par ligne.

Enregistrer les parties avec soin est ce qui fait fonctionner la vérification de conflit dans tout le cabinet. Une partie sans identifiant ne peut être comparée que par le nom ; avec son numéro enregistré, la comparaison devient bien plus sûre.

Example: L'avocate Hélène crée le dossier Résiliation contractuelle Nordeste Log, juridiction BR, domaine contrats. Elle enregistre le client Nordeste Log avec le numéro d'identification de l'entreprise et la partie adverse Transbrasa avec le sien. Un stagiaire du cabinet ouvre l'écran Juridique dans la même minute et voit une liste vide : le dossier n'y est pas pour lui. Quand l'associé l'affecte au dossier, il se met à tout voir, et sa première ouverture est aussitôt enregistrée.

Questions fréquentes

Je suis l'administrateur du système et je n'arrive pas à ouvrir un dossier. C'est normal. L'administrateur administre le système, il n'a pas de passe-droit sur le secret. Il peut s'accorder l'accès à lui-même, et cet octroi reste enregistré.
Puis-je supprimer un dossier ? Traitez la suppression comme une opération d'administration et parlez-en au cabinet avant : les délais, les factures et les documents en dépendent.
Quelqu'un a quitté le cabinet, que faire ? Demandez son retrait de la muraille des dossiers. La coupure est immédiate.
Le dossier disparaît-il si je retire la juridiction ? Il ne disparaît pas, mais le calcul des délais perd la référence des jours fériés de cette juridiction.
Puis-je voir qui a ouvert mon dossier ? La piste des accès existe et elle est consultée par qui administre le système et par l'audit du cabinet.

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