Honoraires, temps, factures et le compte de fonds clients
Comment le module Juridique traite l'argent : cinq modèles d'honoraires avec aperçu avant proposition, saisie du temps facturable, la facture qui se construit toute seule à partir des heures et des honoraires acceptés et devient inaltérable une fois finalisée, et le compte de fonds du client, qui n'est jamais négatif et ne se mélange jamais avec celui d'un autre client.
Quatre choses différentes, dans le bon ordre
L'argent d'un dossier passe par quatre étapes, et les confondre est ce qui produit les erreurs de facturation. On convient d'abord des honoraires. On saisit ensuite le temps travaillé. On émet ensuite la facture. Et, en parallèle, il y a l'argent qui appartient au client et qui n'est que détenu par le cabinet, qui ne se confond jamais avec un produit.
Honoraires
Dans l'onglet Honoraires, vous proposez le Modèle d'honoraires du dossier. Il y en a cinq.
- Horaire : un Taux horaire, multiplié par les heures travaillées.
- Forfait : un montant fixe pour l'ensemble du travail.
- Résultat : un pourcentage du montant recouvré pour le client.
- Provision : un montant versé à la signature.
- Hybride : il combine les précédents, par exemple un forfait plus un pourcentage de résultat.
- Choisissez le Modèle d'honoraires.
- Renseignez les champs du modèle, parmi Taux horaire, Forfait, % de résultat, Provision et % de remise.
- Utilisez l'Aperçu des honoraires, en indiquant les Heures et le Montant recouvré, pour voir l'Estimation avant de proposer. L'aperçu n'est qu'un calcul, il n'enregistre rien.
- Indiquez la Devise et cliquez sur Proposer des honoraires.
- Quand le client donne son accord, utilisez Accepter. Ce sont les honoraires acceptés qui entrent dans la facture.
Temps
Dans l'onglet Temps, vous saisissez les heures du dossier. Indiquez les Minutes, cochez si la saisie est Facturable ou Non facturable, indiquez le Taux quand il diffère du taux par défaut, et décrivez l'Activité.
Le résumé du dossier affiche les Minutes totales, les Minutes facturables et le Montant facturable. L'écart entre minutes totales et minutes facturables est l'information que l'associé cherche vraiment : quelle part du travail du cabinet est livrée sans être facturée.
Une saisie sans taux horaire renseigné compte comme du temps, mais ne devient pas de l'argent sur la facture. Si vous attendez de voir ce travail facturé, le taux horaire doit être rempli dans la saisie.
Factures
- Ouvrez l'onglet Factures du dossier.
- Cliquez sur Générer un brouillon. Le système construit la facture tout seul, avec une ligne pour chaque saisie de temps facturable ayant un taux horaire, calculée par le taux horaire multiplié par les minutes, plus les honoraires acceptés de type forfait et provision.
- Vérifiez les lignes et le Total.
- Ajoutez les lignes qui dépendent d'une décision humaine, comme les débours refacturables et les honoraires de résultat, qui n'existent qu'une fois le montant recouvré connu.
- Quand tout est juste, cliquez sur Finaliser et indiquez le Numéro de facture.
Finaliser est une porte à sens unique. À partir de là, la facture est inaltérable : les montants ne peuvent plus être modifiés et aucune nouvelle ligne n'entre. Seuls les brouillons acceptent des modifications. Vérifiez avant de finaliser, car la correction passe ensuite par une nouvelle facture, pas par une modification.
Le compte du client
Un cabinet reçoit de l'argent qui ne lui appartient pas : provisions pour frais de procédure, sommes issues d'un accord, dépôts de garantie. Cet argent est celui du client et reste détenu pour son compte. Se tromper ici n'est pas un problème comptable, c'est une faute déontologique.
SellioCRM conserve cet argent sur un compte par client et par devise, avec quatre types de mouvement : le dépôt, qui ajoute ; le décaissement, le transfert vers le compte du cabinet et la restitution, qui retirent. Trois règles s'appliquent avant toute écriture.
- Le solde n'est jamais négatif. Une écriture qui mettrait le compte du client dans le rouge est refusée.
- Aucun mélange entre clients. Le solde est toujours par client ; l'argent de l'un ne couvre jamais la sortie d'un autre.
- Le transfert vers la trésorerie du cabinet n'a lieu que face à une facture. Faire passer de l'argent détenu vers le produit du cabinet sans facture qui le justifie n'est pas permis.
Au-delà du solde par client, il existe un rapprochement par devise, qui totalise l'ensemble des fonds détenus et signale si un compte est passé en négatif. Ces opérations sur les fonds clients se font par intégration et par les personnes qui administrent le système ; elles n'ont pas d'onglet dédié dans l'écran du dossier.
Questions fréquentes
- J'ai généré le brouillon et il est vide. Il n'y a probablement aucun temps facturable avec un taux horaire renseigné, ni honoraires acceptés de type forfait ou provision.
- Les honoraires de résultat n'apparaissent pas dans le brouillon. Ils dépendent du montant recouvré, que le système ne devine pas. Ajoutez-les en ligne manuelle quand le résultat est connu.
- J'ai finalisé une facture erronée. Une facture finalisée n'est pas modifiable. Traitez la correction comme un nouveau document et accordez-vous avec la comptabilité du cabinet.
- Puis-je saisir du temps sur un dossier qui n'est pas le mien ? Seulement sur les dossiers auxquels la muraille éthique vous donne accès.
- Pourquoi les fonds clients n'ont-ils pas d'onglet à l'écran ? Ils sont pilotés par intégration et par les personnes qui administrent le système, pour que les écritures passent par les verrous avant d'exister.
- Je travaille avec plusieurs devises. Le solde des fonds clients est tenu par client et par devise, sans addition entre devises différentes.