Projets : tableaux de travail (groupes, statuts, sous-éléments et vues)
Organisez le travail de votre équipe dans des tableaux avec des groupes colorés, des colonnes de statut, des responsables, des dates, des sous-éléments et des mises à jour. Connectez des éléments entre tableaux, reflétez des valeurs, calculez des formules, consultez « Mon travail » et partagez chaque tableau selon la permission. Basculez entre les vues Tableau, Kanban, Chronologie et Calendrier.
Le module Projets organise le travail de votre équipe dans des tableaux, à la manière d'un outil de gestion du travail. Chaque tableau a des groupes colorés (sections), des colonnes typées et des éléments ; chaque élément peut avoir des sous-éléments et un panneau de mises à jour avec pièces jointes. Ouvrez Projets dans le menu pour voir vos tableaux et en créer un nouveau.
Groupes et éléments
- Un tableau démarre avec les groupes « À faire », « En cours » et « Terminé » plus un ensemble de colonnes par défaut (Statut, Responsable, Début, Date d'échéance, Notes).
- Ajoutez un élément en tapant son nom dans la ligne « + Ajouter un élément » de chaque groupe. Renommez-le en cliquant sur le nom.
- Faites glisser un élément d'un groupe à un autre pour le déplacer. Utilisez le menu « ⋯ » du groupe pour renommer, recolorer, réordonner ou supprimer.
Colonnes et statuts colorés
La cellule Statut ouvre un menu d'options colorées (à faire, en cours, bloqué, terminé) que vous choisissez en un clic. Ajoutez des colonnes via « + Ajouter une colonne ». Sur l'en-tête d'une colonne de statut, utilisez « Modifier les statuts » pour créer, renommer et recolorer les options.
Types de colonnes
Au-delà de Statut, Personne, Date, Texte et Nombre, le tableau propose des colonnes riches comme un outil de gestion du travail :
- Chronologie : une plage début→fin dans une seule cellule, avec une petite barre. Quand le tableau en a une, elle pilote la vue Chronologie.
- Étiquettes : plusieurs libellés colorés par élément. Utilisez « Modifier les libellés » sur l'en-tête pour définir les options.
- Case à cocher : un oui/non en un clic.
- Note : de 1 à 5 étoiles.
- Progression : une barre de batterie 0-100%. Sur l'en-tête, choisissez « Calcul automatique à partir des sous-éléments » pour refléter la part de sous-éléments terminés.
- Fichiers : joignez des fichiers directement dans la cellule (ouvrez et supprimez à cet endroit).
- Lien, E-mail et Téléphone : deviennent des liens cliquables ; Lien accepte une adresse sans « https:// » et la complète pour vous.
Sous-éléments
Cliquez sur la flèche à côté du nom d'un élément pour développer ses sous-éléments. Les sous-éléments utilisent les mêmes colonnes du tableau et aident à décomposer un élément en parties plus petites.
Vues
- Tableau : la grille principale, avec les groupes et des cellules modifiables en ligne.
- Kanban : regroupe les éléments par la colonne de statut ; faites glisser une carte pour changer son statut.
- Chronologie : des barres positionnées par une colonne Chronologie ou par les colonnes de date de début et d'échéance.
- Calendrier : mois par mois, plaçant les éléments selon leur date d'échéance.
- Charge de travail : combien d'éléments reviennent à chaque personne par semaine.
- Tableau de bord : graphiques récapitulatifs du tableau.
Recherche, filtre, tri et regroupement
Une barre d'outils se trouve au-dessus des vues : tapez dans la recherche pour trouver des éléments par nom ou par n'importe quelle cellule ; sous « Filtre », combinez des conditions par colonne (est, n'est pas, contient, supérieur/inférieur à, vide, non vide) ; sous « Tri », choisissez une colonne et un sens ; et sous « Regrouper par » (sur le Tableau) regroupez les éléments par Statut, Personne ou Étiquettes au lieu des groupes du tableau. Les filtres, le tri et le regroupement sont enregistrés par vue, donc rouvrir le tableau conserve votre configuration.
Tableau de bord
La vue Tableau de bord résume le tableau en widgets : progression globale (éléments terminés), répartition par statut (anneau), charge par personne (barres) et éléments par date d'échéance (en retard, cette semaine, plus tard, sans date). Elle respecte les filtres et la recherche actifs, ce qui permet d'analyser juste une partie du tableau.
Dépendances
Ouvrez un élément et, sous Dépendances, liez-le à un autre élément qui le bloque (« Bloqué par »), et le système empêche les dépendances circulaires. Sur la Chronologie, une flèche pointillée relie le bloquant à l'élément bloqué.
Une dépendance peut aussi s'étendre sur deux projets différents : dans le bloc Dépendances, choisissez « Dépendre d'un élément d'un autre projet », sélectionnez le projet puis l'élément. La liste affiche le projet source à côté du nom quand la dépendance vient d'un autre tableau. Seuls les projets de votre espace de travail apparaissent (jamais une autre entreprise), et vous devez avoir accès au tableau source.
Lorsque les dates des deux côtés sont en conflit (par exemple, l'élément commence avant que sa dépendance ne se termine), la ligne est mise en surbrillance avec un avertissement ⚠ afin que vous puissiez replanifier.
Réordonnancement
Faites glisser un élément sur un autre dans le même groupe pour le réordonner, et faites glisser un en-tête de colonne latéralement pour réordonner les colonnes. Le nouvel ordre est enregistré.
Charge de travail
La vue Charge de travail montre, par responsable, combien d'éléments tombent chaque semaine selon une colonne de date (date d'échéance par défaut), et des barres colorées permettent de repérer facilement les semaines surchargées.
Modèles de tableau
Sur l'accueil Projets, partez d'un modèle prêt à l'emploi (Projet simple, Feuille de route produit, Sprint de développement, Intégration client). Il crée un tableau avec des groupes, colonnes et éléments d'exemple dans votre langue.
Automatisations
Dans les Paramètres du tableau, ouvrez Automatisations pour créer une règle : quand un statut change (vers une valeur choisie, ou à tout changement), elle notifie le responsable ou un utilisateur spécifique. Elle se déclenche au moment où le statut change et envoie une notification dans l'application qui renvoie directement à l'élément.
Connecter des tableaux (colonne de relation)
La colonne « Connecter des tableaux » lie un élément à un ou plusieurs éléments d'un AUTRE tableau. Lorsque vous créez la colonne, choisissez le tableau cible (et s'il accepte plusieurs éléments). Dans la cellule, recherchez et sélectionnez des éléments ; ils apparaissent sous forme de puces qui renvoient directement à l'élément source. C'est le fondement du miroir.
Colonne Miroir
La colonne « Miroir » récupère et affiche la valeur d'une colonne de l'élément connecté, via une colonne Connecter. Configurez-la sur l'en-tête : choisissez quelle colonne Connecter suivre et quelle colonne du tableau cible refléter (statut, date, nombre...). Elle est en lecture seule et se recalcule à l'affichage ; avec plusieurs éléments connectés, elle affiche toutes leurs valeurs.
Colonne Formule
La colonne « Formule » calcule une valeur à partir des autres colonnes de l'élément. Sur l'en-tête, sous Configurer, écrivez une expression référençant des colonnes par [clé] (touchez une colonne pour l'insérer). Elle prend en charge l'arithmétique et les parenthèses, les comparaisons et les fonctions SUM, MIN, MAX, AVG, IF, ROUND, CONCAT et DAYS(date1, date2). Par exemple : (price - cost) * qty, ou IF([status] == "done", 100, 0). Une formule invalide (division par zéro, autoréférence) devient une cellule d'erreur conviviale sans casser l'écran.
Mon travail (multi-tableaux)
L'écran « Mon travail » (bouton en haut de Projets, ou dans le menu) rassemble, en un seul endroit, chaque élément dont vous êtes responsable, sur tous les tableaux. Regroupez par date d'échéance (en retard, aujourd'hui, cette semaine, plus tard, sans date) ou par tableau. Cliquez sur un élément pour l'ouvrir directement sur son tableau.
Permissions par tableau (partage)
- Un tableau sans partage reste visible pour ceux que les permissions générales (RBAC) autorisaient déjà, et rien ne change sur les tableaux existants.
- Depuis le bouton « Partager » (disponible pour le propriétaire), ajoutez des personnes ou des équipes à un niveau : Lecteur (lecture seule), Éditeur (modifie les éléments et colonnes) ou Propriétaire (modifie et partage/supprime aussi).
- Dès que vous ajoutez le premier membre, le tableau devient restreint : seuls ceux listés (et son créateur) peuvent le voir. Quelqu'un avec l'accès Lecteur ne peut pas modifier.
Mises à jour et pièces jointes
Ouvrez un élément (le lien « Ouvrir », ou cliquez sur une carte kanban) pour voir son panneau détaillé : chaque colonne, les sous-éléments et l'onglet Mises à jour, où l'équipe commente et joint des fichiers à l'élément. Supprimer un élément retire aussi ses fichiers joints du stockage.
Nouveautés (Phase 1)
- Espaces de travail et dossiers : organisez les tableaux par domaine dans la navigation de la liste Projets. Les tableaux existants restent visibles sous un espace de travail par défaut, sans changement.
- Plusieurs assignés et équipe : la colonne personne peut accepter plus d'un responsable, et il existe des types de colonne « Plusieurs personnes » et « Équipe ».
- Liste de contrôle de l'élément : créez des sous-tâches légères avec une bascule terminé et une barre de progression, à l'intérieur du panneau de l'élément.
- Dupliquer un tableau et dupliquer une tâche, plus déplacer une tâche d'un tableau à un autre (les valeurs compatibles sont conservées).
- Numérotation automatique : une colonne qui numérote chaque élément automatiquement, avec un préfixe optionnel (ex. TASK-12).
- Champs obligatoires, cachés, verrouillés et conditionnels : des règles par colonne, appliquées à l'enregistrement et à l'affichage.
- Vue Liste : une liste plate de chaque élément du tableau, sans groupes, lisant la même source de données que les autres vues.
- Historique de l'élément : l'onglet « Activité » montre qui a créé, modifié, déplacé ou dupliqué l'élément, et quand.
Nouveautés (Phase 2) : dépendances, Gantt, santé, automatisations et approbations
- Dépendances riches : chaque dépendance a un type (FS fin-début, SS, FF, SF) et un décalage en jours. Une tâche ne peut pas être terminée tant qu'un prédécesseur FS/FF est encore ouvert.
- Lier une tâche au CRM : connectez un élément à un ticket, un client, un contrat ou tout enregistrement, en conservant la référence (source unique, pas de données copiées).
- Un vrai Gantt : faites glisser la barre pour changer les dates (persistant), voyez le chemin critique, marquez des éléments comme jalons (losange) et capturez une référence (planifiée) pour comparer avec le réel.
- Santé du projet : définissez des objectifs et le périmètre, suivez le % d'avancement (agrégation) et la santé verte/jaune/rouge, manuelle ou automatique (dérivée du retard et de la progression).
- Automatisations riches : au-delà du statut-vers-notification, créez des règles condition-vers-action par événement (élément créé, élément modifié, statut changé) et par temps (échéance proche ou dépassée, via le planificateur). Actions : changer le statut/champ, assigner, créer une sous-tâche, notifier dans l'application et par e-mail, et appeler un webhook.
- Approbations sur l'élément : demandez l'approbation d'une tâche ; tant que l'approbation est en attente, la tâche ne peut pas être terminée. Une fois approuvée, la finalisation est débloquée. Cela réutilise les politiques d'approbation du CRM.
- Abonnés : suivez un élément pour recevoir des notifications ; exportez le tableau en CSV.
Échelle et gestion (portefeuille, capacité, sprints, risques)
Chaque tableau gagne trois nouvelles vues en haut, à côté des classiques : Sprints, Risques et Gestion. Et l'accueil Projets a des raccourcis vers Portefeuille et Ressources, qui consolident tous les projets.
- Portefeuille : une vue consolidée de chaque projet accessible, avec la santé (vert/jaune/rouge), la progression (tâches terminées), le client lié, le revenu, le coût (issu du timesheet) et la marge. Ouvrez-le dans Projets → Portefeuille.
- Ressources et capacité : par personne, cela compare la capacité allouable (heures hebdomadaires moins les absences sur la période) avec les heures enregistrées dans le timesheet, montrant qui est inactif, équilibré ou surchargé. Modifiez les heures hebdomadaires directement dans le tableau. Ouvrez-le dans Projets → Ressources.
- Sprints et agilité : créez des cycles avec des dates et un objectif, assignez des tâches au sprint avec des points d'histoire et un type (tâche, story, bug, epic), et suivez le burndown (idéal vs restant) et la vélocité des sprints terminés. La vue « Sprints » du tableau.
- Risques : consignez des risques avec probabilité et impact (1 à 5) ; le système calcule le score et la gravité et place chaque risque sur une matrice 5x5. Suivez le statut (ouvert, en atténuation, clos, accepté). La vue « Risques » du tableau.
- Finances du projet : saisissez le revenu du projet ; la marge est calculée comme le revenu moins le coût réel du timesheet. Visible dans la vue « Gestion » et dans le Portefeuille.
- Projet et client : liez le tableau à une entreprise du CRM ; le client apparaît dans le Portefeuille et dans les rapports.
- Demandes de changement : consignez des demandes de changement de périmètre et approuvez ou rejetez chacune. La vue « Gestion ».
- Vos modèles : enregistrez n'importe quel tableau comme modèle (colonnes, groupes et tâches avec des échéances relatives) et réutilisez-le plus tard sur l'accueil Projets, sous « Mes modèles ». Enregistrez-le dans Gestion → Enregistrer comme modèle.
- Portail client : générez un lien public en lecture seule pour que le client suive l'avancement du projet, sans connexion nécessaire. Activez-le dans Gestion → Portail client ; désactivez-le quand vous le souhaitez.