Portail client · ce qu'il voit, ce qu'il fait et comment vous ouvrez l'accès
Le portail client est la page publique où celui qui a commandé la prestation suit ses propres biens, interventions, devis, factures et contrats d'entretien. L'entrée se fait par un lien envoyé à son adresse e-mail, sans mot de passe, et ne fonctionne que pour les adresses que votre équipe a autorisées. Le client y approuve une option du devis et demande le paiement d'une facture tout seul, sans téléphoner à personne.
La moitié des appels que reçoit une entreprise de services sur site ne sont pas de nouvelles demandes : ce sont des gens qui veulent savoir quand le technicien arrive, si le devis a été envoyé et combien reste à payer. Le portail client existe pour rendre ces réponses au client lui-même, à toute heure, sans coût de traitement et sans un mot de passe de plus à oublier.
Comment le client entre
- Le client ouvre l'adresse d'accès au portail.
- Il saisit son adresse e-mail et clique sur Envoyer le lien d'accès.
- Si cette adresse dispose d'un accès ouvert, il reçoit un e-mail contenant le bouton pour entrer. Le lien est valable 30 minutes.
- En cliquant, il entre dans son tableau de bord et la session reste valable deux semaines, jusqu'à ce qu'il clique sur Se déconnecter.
- Si le lien expire, il en demande un nouveau sur le même écran.
La réponse de l'écran est toujours la même, que l'adresse ait un accès ou non. C'est volontaire : si la page disait que cette adresse n'est pas cliente, elle deviendrait un moyen de découvrir qui est client de qui. Le portail parle les dix langues prises en charge par le système.
Ce qu'il voit
- Biens : ses propriétés présentes dans votre base.
- Interventions : les demandes avec leur statut actuel et le créneau d'arrivée, ainsi que les notes qui lui sont destinées.
- Devis : les propositions avec la validité, la garantie, le financement lorsqu'il y en a un, et les options présentées en formule bonne, meilleure et optimale.
- Factures : total, montant payé, solde restant et échéance, avec les statuts Brouillon, Envoyée, Vue, Partiellement payée, Payée, En retard et Annulée.
- Contrats d'entretien : son contrat, sa date d'activation et le prochain renouvellement.
Ce qu'il fait
Deux actions font réellement avancer le travail. Dans la première, le client choisit l'une des options du devis et clique pour l'approuver ; l'option est marquée comme approuvée et votre équipe voit la décision côté interne, sans intermédiaire. Dans la seconde, il clique sur payer sur une facture ouverte : le portail enregistre la demande de paiement avec le numéro de la facture et le solde, et l'informe que l'équipe prend la suite pour les détails. Le portail ne traite pas l'argent ; il recueille l'intention et sort le client de la file d'attente téléphonique.
Comment ouvrir et révoquer l'accès
L'accès ne s'obtient pas en découvrant l'adresse du portail : il est accordé par votre équipe, adresse par adresse, sur le client correspondant. Chaque autorisation peut être révoquée, et la liste des personnes ayant accès à un client peut être consultée à tout moment.
L'autorisation est revérifiée à chaque accès, et pas seulement au moment d'entrer. Si vous révoquez l'accès de quelqu'un dont la session était déjà ouverte, le portail cesse de lui répondre dès l'opération suivante. C'est le comportement attendu le jour où un salarié du client quitte l'entreprise.
Limites et sécurité
- Le portail existe lorsque la verticale Service sur site est activée dans Paramètres, Verticales.
- Chaque accès est rattaché à un client précis. Une adresse autorisée sur un client ne voit rien d'un autre, ni d'une autre organisation.
- Le lien d'entrée est valable 30 minutes et sert une seule fois à ouvrir la session ; la session dure deux semaines.
- Le client ne voit que ses propres données. Les coûts, les marges et les notes internes n'apparaissent jamais dans le portail.
- Approuver une option du devis est une décision du client et elle est consignée comme telle ; payer est une demande de paiement, pas un prélèvement automatique.
Questions fréquentes
- Le client dit ne pas avoir reçu le lien. Vérifiez que son adresse est autorisée exactement telle qu'il l'a saisie, et demandez-lui de regarder dans les courriers indésirables.
- Il a approuvé la mauvaise option. L'approbation reste consignée ; la correction passe par un échange avec l'équipe, qui émet la proposition correcte.
- Peut-on donner l'accès à deux personnes du même client ? Oui. Ce sont des autorisations distinctes, et chacune peut être révoquée séparément.
- Le portail débite-t-il la carte ? Non. Il enregistre la demande de paiement et votre équipe conduit l'encaissement par le moyen que vous utilisez.
- Le client voit-il le nom du technicien et l'historique interne ? Il voit l'avancement de l'intervention, le créneau d'arrivée et les notes qui lui sont destinées, pas les rouages internes.