Services sur site

Sites et équipements · l'historique reste au lieu, pas à la personne

Dans la verticale Service sur site, l'historique appartient à l'adresse et à l'équipement installé, pas au contact. Voici l'onglet Sites : l'enregistrement du site, le bloc d'accès qui évite la visite perdue, les contacts du lieu avec leurs rôles, les équipements avec marque, modèle et numéro de série, et les alertes que le système lève tout seul sur l'âge, la garantie et les pannes répétées.

Qui intervient sur site apprend vite que le client change et que l'adresse reste. Le locataire s'en va, le syndic change, le gérant est muté, et le même condenseur reste sur le même toit. C'est pourquoi la verticale conserve l'historique sur le site et sur l'équipement : quand quelqu'un appelle depuis cette adresse, l'équipe sait ce qui s'y trouve, qui est déjà venu, ce qui est tombé en panne et combien de fois.

Créer un site

Ouvrez Service sur site dans le menu et allez à l'onglet Sites.
Renseignez le Nom du site, l'Adresse et la Ville.
Renseignez les Notes d'accès et le Code du portail, les deux champs qui économisent le plus de déplacements inutiles.
Cliquez sur Ajouter le site.
Sélectionnez le site dans la liste pour ouvrir le panneau avec l'accès, les équipements et les contacts.

Chaque site a un type, parmi Résidence, Local commercial, Copropriété, Magasin, Bureau, Entrepôt, Site industriel, Local loué et Bien de tiers. Le type apparaît comme étiquette dans la liste et aide à séparer ce qui relève du dépannage résidentiel de ce qui relève d'un contrat d'immeuble.

Le bloc d'accès, mis en évidence à dessein

Quand le site a la moindre information d'accès renseignée, le panneau affiche un bloc en évidence, avec une bordure d'alerte, intitulé Accès. Il rassemble les Notes d'accès, le Code du portail, les Clés, les Animaux sur place, le Stationnement, les Restrictions horaires et les Règles de sécurité. Il est placé en haut et de façon voyante parce que cette information, cachée au milieu de l'enregistrement, coûte une visite entière quand le technicien arrive et ne peut pas entrer.

💡 Traitez le bloc d'accès comme une partie de la prestation. Une ligne écrite après la première visite, du genre chien en liberté dans la cour jusqu'à 18 h, se rembourse dès la deuxième.

Les contacts du lieu et leurs rôles

Le panneau du site liste les Contacts avec le rôle de chacun : Contact sur place, Contact de facturation, Contact technique, Approbateur, Propriétaire, Locataire et Responsable des installations. La distinction compte dans une opération réelle : qui ouvre la porte est rarement qui approuve le devis, et qui approuve le devis est rarement qui reçoit la facture.

Équipements installés

Le bloc Équipements montre ce qui est installé sur ce site, avec la marque, le modèle, le nom et le numéro de série lorsqu'il existe, plus le statut : Actif, Déposé, Remplacé ou Sous garantie. C'est l'inventaire qui transforme une adresse en portefeuille : le même client avec quatre machines représente quatre fois plus de travail récurrent que le client qui n'en a qu'une.

Chaque équipement accumule des relevés, des événements et une frise chronologique qui lui est propre, qui est l'historique de l'actif, et non celui du ticket. C'est cette accumulation qui alimente les alertes.

Les alertes que le système lève tout seul

L'onglet Aperçu présente le bloc Alertes d'équipement. Les types sont Vieillissement, Garantie qui arrive à échéance, Garantie expirée, Maintenance en retard, Pannes répétées et Opportunité de remplacement. Ce ne sont pas des rappels que quelqu'un a saisis : ils découlent de l'âge de l'équipement, des dates de garantie et de l'historique des interventions lui-même.

Example: La copropriété Vila Rosa a six équipements enregistrés. Celui dont le numéro de série est 8842-C a été posé en 2018, a fait l'objet de trois interventions en quatorze mois et sa garantie a expiré l'année dernière. L'Aperçu affiche trois alertes le concernant en même temps : Vieillissement, Pannes répétées et Garantie expirée. Dans l'onglet Remplacements, ce même équipement apparaît en tête de la liste des opportunités après une analyse, avec le motif et un montant estimé. Ce qui était un client qui se plaignait pour la quatrième fois est devenu une proposition de remplacement.

Limites et permissions

L'onglet n'existe qu'avec la verticale Service sur site activée dans Paramètres, Verticales.
Les sites obéissent à votre portée et à vos permissions, comme le reste du système.
Pour intégrer un site à une tournée dans l'onglet Tournées, il doit avoir une latitude et une longitude. Sans coordonnées, il n'entre pas dans la liste des arrêts.
La saisie et la maintenance des équipements d'un site se font par les ressources d'intégration et par le terminal du système ; l'écran des Sites présente l'inventaire et le statut de chaque équipement à côté du site.
Supprimer un site supprime son enregistrement. Préférez le conserver et l'ajuster lorsqu'il existe un historique d'interventions associé au lieu.

Questions fréquentes

Le client a changé de propriétaire. Dois-je recréer le site ? Non. Mettez à jour les contacts et les rôles ; le site, les équipements et l'historique demeurent.
Un client avec cinq magasins, c'est un enregistrement ou cinq ? Cinq sites rattachés au même client. C'est ainsi que le consolidé de facturation par site, dans l'onglet Commercial, arrive à additionner correctement.
Pourquoi le bloc Accès n'apparaît-il pas ? Parce qu'aucun champ d'accès n'a été renseigné. Il ne surgit que lorsqu'il y a quelque chose à signaler.
Où voir l'historique d'un équipement précis ? Il a sa propre frise chronologique, avec les relevés et les événements, alimentée par les interventions faites dessus.
Les alertes disparaissent-elles toutes seules ? Une alerte cesse d'apparaître quand le fait qui l'a produite change, par exemple après l'exécution d'une maintenance qui était en retard.

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