Contratos recurrentes y renovación automática
En el registro de Contrato, enciende Renovación automática y elige la Recurrencia, mensual, trimestral, semestral o anual. Cuando vence la vigencia, la rutina diaria adelanta sola las fechas de inicio y fin al período siguiente y avisa al responsable. Sin recurrencia definida, el contrato solo genera la alerta de renovación.
Un contrato que se renueva solo en la vida real tiene que renovarse solo en el CRM. Si nadie empuja las fechas, el registro queda vencido, desaparece de los filtros de contratos activos, desaparece del cálculo de ingresos y toda la base pierde confiabilidad. La renovación automática resuelve eso manteniendo la vigencia siempre en el período corriente.
Los campos que mandan en el comportamiento
Abre Ventas, Contratos y el registro deseado. Tres campos definen lo que pasa al vencimiento:
- Estado: tiene que estar en Activo. Borrador, Vencido, Cancelado y Renovado no se adelantan.
- Renovación automática: la casilla que enciende el avance automático.
- Recurrencia: Ninguna, Mensual, Trimestral, Semestral o Anual. El valor predeterminado de un contrato nuevo es Anual.
- Fin: la fecha que cierra la vigencia actual. Es a partir de ella que se calcula el próximo período.
- Fecha de renovación: la próxima fecha de renovación o revisión, usada en la alerta.
Qué hace la rutina diaria
- Busca contratos con Estado Activo, Renovación automática marcada, Recurrencia distinta de Ninguna y fecha de Fin ya vencida.
- Calcula el nuevo período: el nuevo Inicio pasa a ser el Fin anterior, y el nuevo Fin recibe el intervalo de la recurrencia. El día se conserva y, en meses más cortos, se ajusta al último día del mes.
- Si el contrato estaba vencido hace varios períodos, avanza tantas veces como haga falta hasta que la vigencia vuelva al presente, en una sola pasada.
- Graba Inicio, Fin y Fecha de renovación en el registro.
- Notifica al responsable del contrato con la nueva fecha de término.
En paralelo existe la alerta de renovación: los contratos activos cuya Fecha de renovación, o el Fin cuando está vacía, cae en los próximos 30 días generan una notificación para el responsable. Esa alerta vale incluso para contratos sin recurrencia.
Límites y permisos
- La renovación adelanta las fechas. No altera el Valor del contrato, no aplica ajuste de precio, no genera factura y no crea un registro de contrato nuevo.
- El avance es idempotente: cada contrato se renueva una vez por ciclo, y no se repite todos los días.
- Un contrato sin responsable se adelanta igual, pero nadie recibe la notificación.
- Un contrato con Recurrencia Ninguna nunca se adelanta: solo genera la alerta de renovación.
- Quién edita los campos del contrato depende del permiso del perfil sobre el objeto Contratos, definido por el administrador.
Preguntas frecuentes
- El cliente canceló. ¿Cómo detengo la renovación? Cambia el Estado a Cancelado, o desmarca Renovación automática. Cualquiera de las dos alcanza.
- Necesito el historial de los períodos anteriores. El registro guarda la vigencia corriente. Si necesitas el historial contractual período por período, crea un contrato por período en vez de usar el avance automático.
- El contrato venció ayer y todavía no se renovó. La rutina corre una vez por día. Espera el próximo ciclo.
- El contrato saltó varios años de una vez. Es el comportamiento esperado para un contrato olvidado hace mucho tiempo: se lo lleva directo al período vigente, sin generar una avalancha de notificaciones.
- Recibí la alerta de renovación y la renovación automática. Son dos avisos distintos: uno antes del vencimiento, otro confirmando el avance.