आवर्ती अनुबंध और स्वचालित नवीनीकरण
अनुबंध रिकॉर्ड में स्वचालित नवीनीकरण चालू करें और आवर्तिता चुनें: मासिक, तिमाही, छमाही या वार्षिक। वैधता समाप्त होने पर दैनिक रूटीन प्रारंभ और समाप्ति तारीख़ों को अगली अवधि तक अपने आप बढ़ा देता है और मालिक को सूचित करता है। आवर्तिता तय न हो तो अनुबंध केवल नवीनीकरण का अलर्ट बनाता है।
जो अनुबंध असल जीवन में अपने आप नवीनीकृत होता है, उसे CRM में भी अपने आप नवीनीकृत होना चाहिए। अगर कोई तारीख़ें आगे नहीं बढ़ाता, तो रिकॉर्ड समाप्त पड़ा रहता है, सक्रिय अनुबंधों के फ़िल्टर से ग़ायब हो जाता है, राजस्व की गणना से बाहर हो जाता है और पूरा डेटाबेस भरोसा खो देता है। स्वचालित नवीनीकरण वैधता को हमेशा मौजूदा अवधि में रखकर यह हल करता है।
व्यवहार तय करने वाले फ़ील्ड
सेल्स, अनुबंध खोलें और वांछित रिकॉर्ड चुनें। समाप्ति पर क्या होगा, यह तीन फ़ील्ड तय करते हैं:
- स्थिति: यह सक्रिय होनी चाहिए। ड्राफ़्ट, समाप्त, रद्द और नवीनीकृत आगे नहीं बढ़ाए जाते।
- स्वचालित नवीनीकरण: वह बॉक्स जो अपने आप आगे बढ़ना चालू करता है।
- आवर्तिता: कोई नहीं, मासिक, तिमाही, छमाही या वार्षिक। नए अनुबंध का डिफ़ॉल्ट वार्षिक है।
- समाप्ति: वह तारीख़ जो मौजूदा वैधता बंद करती है। अगली अवधि इसी से गिनी जाती है।
- नवीनीकरण तारीख़: अगली नवीनीकरण या समीक्षा की तारीख़, जो अलर्ट में इस्तेमाल होती है।
दैनिक रूटीन क्या करता है
- ऐसे अनुबंध खोजता है जिनकी स्थिति सक्रिय हो, स्वचालित नवीनीकरण चिह्नित हो, आवर्तिता कोई नहीं से अलग हो और समाप्ति तारीख़ बीत चुकी हो।
- नई अवधि की गणना करता है: नया प्रारंभ पुरानी समाप्ति बन जाता है, और नई समाप्ति को आवर्तिता का अंतराल मिलता है। दिन वही रहता है और छोटे महीनों में उसे महीने के अंतिम दिन पर समायोजित कर दिया जाता है।
- अगर अनुबंध कई अवधियों से समाप्त पड़ा था, तो एक ही बार में जितनी बार ज़रूरी हो उतनी बार आगे बढ़ाता है, जब तक वैधता वर्तमान में न लौट आए।
- रिकॉर्ड में प्रारंभ, समाप्ति और नवीनीकरण तारीख़ सेव करता है।
- अनुबंध के मालिक को नई समाप्ति तारीख़ के साथ सूचित करता है।
इसके साथ-साथ नवीनीकरण का अलर्ट भी है: जिन सक्रिय अनुबंधों की नवीनीकरण तारीख़, या वह खाली होने पर समाप्ति, अगले 30 दिनों में पड़ती है, वे मालिक के लिए एक सूचना बनाते हैं। यह अलर्ट बिना आवर्तिता वाले अनुबंधों पर भी लागू होता है।
सीमाएँ और अनुमतियाँ
- नवीनीकरण केवल तारीख़ें आगे बढ़ाता है। वह अनुबंध का मूल्य नहीं बदलता, कोई वृद्धि लागू नहीं करता, इनवॉइस नहीं बनाता और नया अनुबंध रिकॉर्ड भी नहीं बनाता।
- यह प्रक्रिया इडेम्पोटेंट है: हर अनुबंध प्रति चक्र एक ही बार नवीनीकृत होता है, और हर दिन दोहराई नहीं जाती।
- बिना मालिक वाला अनुबंध आगे तो बढ़ता है, पर सूचना किसी को नहीं मिलती।
- जिस अनुबंध की आवर्तिता कोई नहीं है वह कभी आगे नहीं बढ़ाया जाता: वह केवल नवीनीकरण का अलर्ट बनाता है।
- अनुबंध के फ़ील्ड कौन संपादित करता है, यह अनुबंध ऑब्जेक्ट पर आपकी भूमिका की अनुमति पर निर्भर है, जिसे व्यवस्थापक तय करता है।
सामान्य प्रश्न
- ग्राहक ने रद्द कर दिया। नवीनीकरण कैसे रोकूँ? स्थिति को रद्द कर दें, या स्वचालित नवीनीकरण से चिह्न हटा दें। इनमें से कोई भी एक काफ़ी है।
- मुझे पिछली अवधियों का इतिहास चाहिए। रिकॉर्ड केवल मौजूदा वैधता रखता है। अगर आपको अवधि दर अवधि का अनुबंध इतिहास चाहिए, तो स्वचालित बढ़त के बजाय हर अवधि के लिए एक अलग अनुबंध बनाएँ।
- अनुबंध कल समाप्त हुआ और अभी तक नवीनीकृत नहीं हुआ। रूटीन दिन में एक बार चलता है। अगले चक्र का इंतज़ार करें।
- अनुबंध एक ही बार में कई साल आगे कूद गया। लंबे समय से भुला दिए गए अनुबंध के लिए यही अपेक्षित व्यवहार है: उसे सीधे मौजूदा अवधि तक लाया जाता है, बिना सूचनाओं की बाढ़ बनाए।
- मुझे नवीनीकरण का अलर्ट और स्वचालित नवीनीकरण, दोनों मिले। ये दो अलग सूचनाएँ हैं: एक समाप्ति से पहले, दूसरी बढ़त की पुष्टि करती हुई।