प्रस्ताव और कोटेशन: बनाना, स्वीकृत कराना, भेजना और नज़र रखना
अवसर के आइटम से प्रस्ताव बनाएँ, संस्करण संभालें, छूट स्वीकृत कराएँ, ईमेल से भेजें और देखें कि ग्राहक ने कब खोला और स्वीकार किया।
हर अवसर के पेज पर एक प्रस्ताव ब्लॉक होता है। प्रस्ताव अवसर के उत्पाद आइटम से बनता है: पहले आइटम दर्ज करें (उत्पाद, मात्रा और क़ीमत) और फिर प्रस्ताव बनाएँ पर क्लिक करें।
चक्र कैसे चलता है
- अवसर में उत्पाद आइटम जोड़ें (आइटम ब्लॉक)।
- प्रस्ताव बनाएँ पर क्लिक करें और वैधता, छूट (%) तथा शर्तें या टिप्पणियाँ भरें।
- अगर छूट कंपनी की सीमा से ज़्यादा है, तो प्रस्ताव अनुमोदन की प्रतीक्षा में स्थिति के साथ जन्म लेता है: भेजने से पहले किसी मैनेजर को उसे स्वीकृत करना होगा।
- ईमेल से भेजें (भेजें बटन): ग्राहक को प्रस्ताव का सार्वजनिक लिंक मिलता है।
- ट्रैकिंग कॉलम में नज़र रखें: किसे भेजा गया, ग्राहक ने कितनी बार खोला और क्या जवाब दिया (स्वीकृति या अस्वीकृति)।
संस्करण (वर्ज़न नियंत्रण)
हर बार प्रस्ताव बनाएँ दबाने पर एक नया संस्करण बनता है (v1, v2, v3…), जिसमें उस क्षण के आइटम की तस्वीर जम जाती है; बाद में अवसर के आइटम बदलने से पहले बने प्रस्ताव नहीं बदलते। बेझिझक मोल-भाव करें: v2 से v1 मिटता नहीं, और इतिहास दर्ज रहता है।
जो संस्करण भेजे नहीं गए (ड्राफ़्ट, अनुमोदन की प्रतीक्षा में या स्वीकृत) उन्हें हटाया जा सकता है। जो भेजे जा चुके, स्वीकार हो चुके या ठुकराए जा चुके हैं, वे हमेशा रहते हैं: वही मोल-भाव का रिकॉर्ड हैं।
प्रस्ताव संपादित करना (खंड, क्रम, कवर और शर्तें)
किसी संपादन योग्य संस्करण में (ड्राफ़्ट, अनुमोदन की प्रतीक्षा में या स्वीकृत) प्रस्ताव की पंक्ति पर संपादित करें दबाकर उस जमी हुई तस्वीर का संपादक खोलें। बन चुके संस्करण को संपादित करने से न अवसर के आइटम बदलते हैं और न दूसरे संस्करण: हर प्रस्ताव अपनी जमी हुई तस्वीर अलग रखता है।
- ऊपर और नीचे के तीरों से आइटम का क्रम बदलें; वही क्रम PDF में और सार्वजनिक पेज पर रहता है।
- किसी आइटम को वहीं संपादित करें (नाम, मात्रा, क़ीमत) और उसका खंड तय करें (जैसे तकनीकी, वाणिज्यिक) ताकि वह उसी समूह में जाए।
- अवसर को छुए बिना, सीधे प्रस्ताव में आइटम जोड़ें या हटाएँ।
- इसी प्रस्ताव का कवर (प्रस्तावना) और शर्तें लिखें; खाली छोड़ने पर ये प्रस्ताव टेम्पलेट से आ जाती हैं।
छूट का अनुमोदन
सेटिंग्स में संगठन के भीतर आप तय करते हैं कि बिना अनुमोदन के कितनी अधिकतम छूट दी जा सकती है (डिफ़ॉल्ट 20%)। उससे ऊपर केवल वे लोग स्वीकृत कर सकते हैं जिनके पास सेटिंग्स तक पहुँच है (जैसे व्यवस्थापक, सेल्स मैनेजर)। स्वीकृत करें बटन प्रस्ताव की उसी पंक्ति पर दिखता है।
सार्वजनिक पेज (ग्राहक क्या देखता है)
- सार्वजनिक लिंक बिना लॉगिन के आइटम, उप-योग, छूट, कुल, वैधता और शर्तें दिखाता है।
- ग्राहक हर बार खोलता है तो वह एक व्यू के रूप में गिना जाता है (ट्रैकिंग): आपको ट्रैकिंग में कितने व्यू हुए, यह दिखता है।
- ग्राहक स्वीकार कर सकता है (अपना नाम बताकर, जो इलेक्ट्रॉनिक स्वीकृति के रूप में दर्ज होता है) या ठुकरा सकता है (कारण वैकल्पिक है)।
- जवाब आते ही अवसर के मालिक को उसी क्षण सूचना मिल जाती है।
- जिस प्रस्ताव की वैधता बीत चुकी है, वह अब कोई जवाब स्वीकार नहीं करता; नया संस्करण बनाएँ।
प्रस्ताव टेम्पलेट (रूप-रंग)
सेटिंग्स में प्रस्ताव टेम्पलेट के भीतर आप दिखावट पूरी तरह अपनी बना सकते हैं: अपना लोगो अपलोड करें, हाइलाइट रंग चुनें, कवर का टेक्स्ट और अपना फ़ुटर लिखें, हस्ताक्षर ब्लॉक चालू करें और डिफ़ॉल्ट शर्तें तय करें। बगल में पूर्वावलोकन नतीजा उसी समय दिखाता है, और PDF डाउनलोड करें बटन इन्हीं सेटिंग्स के साथ एक नमूना बना देता है।