Configurazione

Automazioni (senza codice)

Crea regole del tipo "quando X, se le condizioni, allora azioni", senza programmare.

Le automazioni eseguono azioni da sole quando accade qualcosa su un record. Le crei in Impostazioni, Automazioni, senza scrivere codice.

Come è composta un'automazione

Oggetto: il tipo di record a cui si applica la regola (per esempio Lead).
Quando (trigger): "il record viene creato", "il record viene aggiornato", "in modo pianificato (cadenza)", che rielabora i record dell'oggetto ogni N giorni, "il record entra in un segmento" (scegli il segmento osservato e la regola scatta quando un record inizia a soddisfarne i criteri) oppure "N giorni dopo un campo data" (la regola scatta quando la data del campo scelto, più i giorni impostati, è già passata).
Se (condizioni): confronti tra campi (uguale a, contiene, maggiore di, è vuoto, è cambiato e altri). Devono essere tutte vere; senza condizioni, la regola gira sempre.
Allora (azioni): cosa fare. Impostare il valore di un campo; Creare un'attività collegata (con scadenza); Notificare (campanella) il proprietario o gli amministratori; Far avanzare la fase dell'opportunità; Inviare un'e-mail (al proprietario, agli amministratori o all'indirizzo del record stesso); Inviare WhatsApp o SMS (dal tuo account Twilio, al telefono del record o del responsabile); Assegnare un responsabile (a rotazione tra gli utenti attivi o a un utente specifico); Chiamare un webhook (POST JSON per integrare sistemi esterni); Creare un record di un altro oggetto, per esempio aprire un'OPPORTUNITÀ quando arriva un lead, già collegata al contatto, impostando campi come fase, valore e responsabile (con l'opzione di non duplicare quando l'automazione scatta di nuovo); Attendere N giorni (rimanda le azioni successive); Compilare un campo con l'IA.

Confrontare con il giorno del mese corrente ({{day_of_month}})

Nelle condizioni, un campo NUMERICO può essere confrontato con il giorno del mese di oggi usando il token {{day_of_month}} come valore, al posto di un numero fisso. Quando l'automazione viene eseguita, {{day_of_month}} diventa il giorno corrente (da 1 a 31). Combinalo con il trigger "pianificato (cadenza)" di 1 giorno per farlo girare ogni giorno. Sono disponibili anche gli operatori "maggiore o uguale a" e "minore o uguale a" per i campi numerici.

Example: Sul Contratto, Quando "in modo pianificato" (ogni 1 giorno), Se il campo "Giorno di fatturazione" è uguale a {{day_of_month}}, Allora crea l'attività o emetti l'addebito. Ogni contratto scatta nel giorno configurato, senza bisogno di un valore fisso per contratto.

💡 Digita {{day_of_month}} nel campo valore di una condizione numerica: il campo accetta sia un numero fisso sia il token. Ha senso soprattutto nelle automazioni pianificate, che rivalutano i record ogni giorno.

Trigger "N giorni dopo un campo data"

Questo trigger avvia l'automazione in base alla data di un campo del record stesso. Scegli un campo data (o data e ora) dell'oggetto, definisci quanti giorni aggiungere e, se vuoi, spunti "Solo giorni lavorativi", così la scadenza cade sempre in un giorno lavorativo, saltando fine settimana e festivi. Quando la data del campo più i giorni impostati è già passata, la regola gira una volta per quel record. Il controllo è periodico, quindi non serve tenere nulla aperto. Ogni record scatta al massimo una volta per automazione, anche se il controllo viene ripetuto più volte, e questo evita di inviare due volte lo stesso percorso.

Example: Sull'Abbonamento, Quando "N giorni dopo un campo data" (campo "Inizio abbonamento", 3 giorni), Allora invia l'e-mail di benvenuto al record. Tre giorni dopo l'inizio di ogni abbonamento il cliente riceve l'e-mail, senza che nessuno debba ricordarsene.

💡 L'opzione compare solo quando l'oggetto ha almeno un campo data oppure data e ora. Se non la vedi, crea prima un campo data sull'oggetto.

Compilare un campo con l'IA

L'azione "Compila campo con l'IA" chiama l'IA (la tua chiave BYO-IA o quella di sistema) con l'istruzione che scrivi e salva la risposta in un campo del record, per classificare, riassumere o redigere in automatico. Usa {{campo}} nell'istruzione per inserire dati del record, per esempio "Classifica il segmento di questa azienda a partire da {{name}} e {{industry}}". Gira subito dopo il trigger, senza bloccare il salvataggio; se non c'è nessuna IA configurata, l'azione semplicemente non fa nulla.

Inviare WhatsApp e SMS

Le azioni "Invia WhatsApp" e "Invia SMS" mandano un messaggio dal tuo account Twilio (Impostazioni, Integrazioni, Messaggi). Scegli la destinazione (il telefono del record, che usa il campo phone o mobile) e scrivi il testo, con {{campo}} per inserire i dati del record. Funziona anche dentro un "Attendi N giorni". È best-effort: senza account Twilio configurato o senza un numero valido, il messaggio viene semplicemente saltato, senza far cadere l'automazione.

Modalità Flusso visuale (novità)

In cima alla schermata Automazioni c'è un selettore "Automazione classica | Flusso visuale (novità)". La modalità classica è l'editor di regole "quando/se/allora" di questa pagina, mantenuto per intero. La modalità Flusso visuale usa il FlowBuilder per disegnare l'automazione come un flusso ad albero, con passaggi, attese, condizioni e ramificazioni Sì/No, e tutti i canali (e-mail, WhatsApp, SMS, attività). Per ora i flussi visuali si attivano con iscrizione manuale o per segmento; i trigger a evento (alla creazione o all'aggiornamento di un record) restano nella modalità classica. Le due forme convivono e nulla viene migrato.

Esempio pratico

Example: Sul Lead, Quando il record viene creato, Se origine = "Modulo sul sito", Allora imposta stato = MQL e crea l'attività "Chiamare entro 24 ore" (scade tra 1 giorno).

Attivare, modificare e monitorare

Ogni automazione ha un interruttore Attiva/Inattiva. Sotto l'elenco, "Esecuzioni recenti" mostra ogni scatto (riuscito o con errore) per farti seguire ciò che è stato eseguito.

💡 Le azioni che impostano campi NON avviano nuove automazioni, e questo evita i cicli infiniti. Se un'automazione fallisce, viene registrata nelle esecuzioni senza compromettere il salvataggio del record.

Gate di fase (opportunità)

I gate sono blocchi di qualità della pipeline: condizioni che devono essere soddisfatte perché un'opportunità ESCA da una fase e avanzi. Finché il gate non è soddisfatto, trascinare la scheda sulla bacheca (o cambiare la fase nel modulo) viene bloccato con un messaggio che spiega cosa manca.

Attiva o disattiva l'intero meccanismo con un interruttore: da spento, il flusso torna libero.
Condizioni di USCITA per fase: campo compilato o con un valore specifico (uguale, diverso, contiene, maggiore, minore) e/o attività COMPLETATA collegata all'opportunità (per tipo e/o per parte dell'oggetto, per esempio "proposta").
Attività di INGRESSO per fase: all'arrivo nella fase, il sistema crea automaticamente le attività del playbook (per esempio "Inviare la proposta", scade tra 3 giorni) per il responsabile. Completarle può essere esattamente ciò che il gate della fase richiede per avanzare.
Ruoli con bypass: i ruoli selezionati (per esempio Responsabile vendite) riescono a spostare anche senza soddisfare il gate, e ogni bypass resta scritto nel Registro di controllo.
Tornare a una fase precedente e segnare come Perso sono sempre consentiti: i gate bloccano solo l'AVANZAMENTO.
Anche l'azione "Fai avanzare la fase" delle automazioni rispetta i gate: se il gate della fase corrente è in sospeso, l'avanzamento viene RIMANDATO (e registrato nelle Esecuzioni recenti) e parte da solo appena i requisiti sono soddisfatti, sia compilando il campo mancante sia completando l'attività richiesta. Il bypass per ruolo vale solo per gli spostamenti manuali.

Example: Gate sulla fase "Proposta commerciale": richiedi un'attività completata con oggetto che contiene "proposta" più il campo "Autorità / decisore" compilato. All'ingresso nella fase, il sistema crea l'attività "Inviare la proposta" (3 giorni). Il venditore riesce a trascinare in "Trattativa" solo dopo aver completato l'attività e compilato il campo; in alternativa un Responsabile vendite può spostare comunque a mano (bypass tracciato). Se un'automazione prova ad avanzare prima, l'avanzamento resta in attesa e avviene da solo nel momento in cui l'attività viene completata.

💡 Combina i gate con "Campi obbligatori per fase" (Impostazioni, Pipeline): i campi obbligatori garantiscono i dati in INGRESSO alla fase, i gate garantiscono i criteri in USCITA.

💡 Simulare (dry-run): in ogni automazione c'è il pulsante "Simula". Scegli un record reale e vedi cosa FAREBBE l'automazione (ogni azione, con i campi già compilati, e quelle che verrebbero saltate per condizione) senza eseguire nulla, senza inviare e senza salvare.

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