Report pianificati via e-mail
Ricevi in automatico, con la frequenza che scegli, un riepilogo del CRM o il risultato di un report salvato, direttamente nell'e-mail di chi deve vederlo. Il report salvato arriva con la tabella nel corpo del messaggio e con i file allegati da aprire nel foglio di calcolo.
Un report che esiste solo dentro il sistema dipende da qualcuno che si ricordi di aprirlo. I report pianificati ribaltano la cosa: è il numero ad andare dalle persone. Scegli che cosa inviare, con quale frequenza e a chi, e il sistema pensa al resto.
Come creare una pianificazione
- Apri Impostazioni e vai al gruppo Dati e report.
- Fai clic su Report pianificati.
- In Nome, scrivi qualcosa di riconoscibile nell'oggetto dell'e-mail, per esempio Riepilogo settimanale delle vendite.
- Scegli la Frequenza: Giornaliera, Settimanale o Mensile.
- In Destinatari, indica gli indirizzi e-mail separati da virgola.
- In Report, lascia Riepilogo del CRM (predefinito) oppure scegli un report salvato.
- Fai clic su Crea pianificazione.
I due contenuti possibili
- Riepilogo del CRM: una panoramica breve con il numero di opportunità aperte, l'importo totale aperto e quante attività scadono oggi o sono già in ritardo, più un link per aprire la dashboard. L'importo aperto viene sommato per valuta e convertito nella valuta dell'organizzazione, così le operazioni in più valute non producono un numero mescolato.
- Report salvato: il risultato reale del report, reso come tabella nel corpo dell'e-mail, con la riga del totale, e accompagnato da due allegati con gli stessi dati, uno in CSV e uno in foglio di calcolo, per chi vuole proseguire l'analisi.
Quando arriva la prima e-mail
Il primo invio avviene dopo il completamento di un ciclo, non nel momento in cui salvi. Una pianificazione settimanale creata oggi parte tra sette giorni; una mensile, il mese successivo. Dopo ogni invio il sistema riprogramma già il successivo in automatico.
Mettere in pausa, riprendere ed eliminare
Ogni pianificazione dell'elenco ha una casella di selezione che alterna tra Attiva e In pausa. In pausa non viene inviato nulla, e nessun invio resta accumulato per dopo. Il pulsante Elimina rimuove la pianificazione in modo definitivo. Il piè di pagina dell'e-mail stesso ricorda al destinatario da dove disattivare l'invio.
Chi può farlo
Creare pianificazioni non richiede di essere amministratore: basta avere il permesso di scrittura nel CRM. In compenso, ogni pianificazione appartiene a chi l'ha creata. L'elenco mostra soltanto le tue, e anche mettere in pausa o eliminare vale solo per le tue. Se un collega ha lasciato l'azienda e un invio continua ad arrivare, chi amministra gli accessi deve intervenire sul suo utente.
Domande comuni
- Quanti destinatari posso inserire? Fino a venti indirizzi per pianificazione.
- Il report salvato che avevo scelto è stato eliminato: l'invio continua ad avvenire, ma con il Riepilogo del CRM al posto del report, invece di fallire in silenzio.
- In che lingua arriva l'e-mail? Le etichette della tabella seguono la lingua di chi ha creato la pianificazione.
- Gli importi sono senza simbolo di valuta: nel report salvato, l'aggregato può essere un conteggio o una quantità, quindi il numero va senza valuta di proposito. L'importo aperto del riepilogo, quello sì, è formattato come denaro.
- Non ho ricevuto l'e-mail: verifica che la pianificazione sia Attiva, che l'indirizzo sia corretto e la cartella dello spam. Un invio fallito non interrompe le altre pianificazioni e non annulla il ciclo successivo.