Libreria dei documenti
Vista da amministratore con tutti i file allegati ai record del CRM, in un unico posto, con ricerca per nome e filtro per oggetto. Serve a trovare un contratto o una proposta quando nessuno ricorda a quale record era stato allegato.
Nel CRM i file restano legati al record a cui sono stati allegati, e questo è un bene per l'ordine di tutti i giorni e un male quando devi trovare un documento senza sapere dov'è. La Libreria dei documenti ribalta la prospettiva: invece di partire dal record per arrivare al file, parti dal file.
Come si usa
- Apri Impostazioni e vai al gruppo Dati e report.
- Clicca su Libreria dei documenti.
- Digita una parte del nome del file nel campo Cerca per nome del file. La ricerca considera qualunque porzione del nome.
- Se vuoi, restringi con il selettore di oggetto, che parte da Tutti gli oggetti.
- Clicca sul nome del file per aprirlo, su Scarica per salvarlo, oppure su apri record per andare al record di origine.
Ogni riga mostra il nome del file, l'oggetto a cui appartiene il record, la dimensione formattata e la data in cui il file è stato allegato. L'ordinamento va dal più recente al più vecchio, e la schermata propone gli allegati più recenti dell'organizzazione.
Che cosa porta l'elenco e che cosa lascia fuori
- Porta i file allegati direttamente ai record dei tuoi oggetti.
- Lascia fuori gli allegati dei commenti e gli allegati dei messaggi delle conversazioni, perché l'elenco non diventi un deposito di immagini incollate nelle discussioni.
- Mostra gli elementi più recenti per consultazione. Per trovare qualcosa di vecchio, usa la ricerca per nome o il filtro per oggetto invece di scorrere l'elenco.
Chi può farlo
La schermata è da amministratore: richiede il permesso di amministrare le impostazioni, e questo requisito viene applicato sul server, non nascondendo soltanto la voce di menu. La ragione è semplice: l'elenco attraversa tutti i record dell'organizzazione, compresi quelli che un venditore comune non vedrebbe nella schermata dell'oggetto.
Domande frequenti
- Il link del file ha smesso di funzionare: gli indirizzi di download sono temporanei, validi un'ora. Ricarica la schermata e vengono generati nuovi link.
- Si può eliminare un file da qui? No. L'eliminazione si fa nel record a cui il file è allegato, così l'azione resta nel contesto giusto.
- Si può caricare un file da qui? No. Questa schermata è di consultazione; il caricamento avviene nel record.
- La ricerca non ha trovato il documento: cerca nel nome del file, non nel suo contenuto né nel nome del record. Prova una porzione più breve del nome oppure filtra per oggetto.
- Un file compare con un trattino al posto della dimensione: la dimensione non è stata indicata al caricamento; il file si apre comunque normalmente.