Uso quotidiano

Documentazione di processo · le procedure dell'azienda

Processi è l'oggetto standard in cui l'azienda scrive le proprie procedure: chiusura di cassa, reso, assunzione, cambio mese. Ogni documento ha area, responsabile, versione e stato, così si sa che cosa è in vigore e che cosa è ormai superato. È la memoria operativa che di solito abita in file sparsi.

Quasi ogni azienda ha un documento di processo da qualche parte: un file di testo nel cloud di qualcuno, un blocco note, la testa della persona più anziana. Il problema non è mai scriverlo, è sapere quale versione vale oggi e chi ne risponde. L'oggetto Processi mette quei documenti dentro il CRM, con versione e stato espliciti, accanto ai dati che governano.

Dove si trova

Nel menu, nel gruppo Analisi e governance, apri Processi. L'elenco mostra le colonne Processo, Area, Versione e Stato. Si può anche vedere in bacheca, raggruppata per Stato.

I campi del documento

Processo: il nome della procedura. È obbligatorio ed è il titolo del record.
Area: Vendite, Marketing, Customer Success, Amministrazione, Risorse umane, Operazioni oppure IT. Nasce come Operazioni.
Sintesi: a che cosa serve e quando si applica.
Passi: il passo passo vero e proprio.
Responsabile: chi mantiene il documento. È un campo di testo.
Versione: parte da 1.0 e la aggiorni a mano a ogni revisione rilevante.
Stato: Bozza, In vigore, In revisione oppure Superato. È obbligatorio e nasce come Bozza.

Scrivere e mantenere

In Processi clicca su Nuovo.
Compila Processo, scegli l'Area e scrivi Sintesi e Passi.
Indica il Responsabile e lascia la Versione a 1.0.
Salva. Finché il testo matura, tieni lo Stato su Bozza.
Quando la procedura entra in vigore, porta lo Stato su In vigore.
Quando più avanti la rivedi, mettila In revisione, correggi il testo, alza la Versione a 1.1 o 2.0 e riportala In vigore.
Una procedura caduta in disuso diventa Superata, e non eliminata: lo storico resta consultabile.

Example: La Ferramenta Bandeirantes ha documentato la Chiusura di cassa giornaliera, Area Amministrazione, Responsabile Marina Alves, Versione 1.0, Stato In vigore, con nove passi, dal controllo dei prelievi alla registrazione della differenza. Quando l'azienda ha iniziato ad accettare i pagamenti istantanei, il documento è passato In revisione, ha guadagnato due passi, è diventato Versione 1.1 ed è tornato In vigore. Il documento precedente resta nello storico del record.

Come trarne di più

Filtra l'elenco per Area per dare a ogni squadra il proprio scaffale.
Filtra per Stato uguale a In vigore e salva come vista: quello è l'elenco che vale oggi.
Usa le etichette per marcare temi che attraversano più aree, come audit o chiusura.
La ricerca globale con ⌘K trova il processo per nome da qualsiasi schermata.

Processi, Base di conoscenza o Playbook

Processi: procedura operativa interna, che la tua squadra deve eseguire.
Base di conoscenza: articolo di aiuto, scritto per il cliente e pubblicabile nel Centro assistenza pubblico.
Playbook: copioni di relazione e di Customer Success, legati alla routine con gli account.

Permessi e limiti

Vedere, creare e modificare seguono le regole del tuo ruolo per l'oggetto Processi.
Chi amministra può aggiungere campi, cambiare le opzioni di Area e di Stato e sistemare l'elenco in Impostazioni.
La Versione è un campo di testo che controlli tu: il sistema non numera da solo e non blocca la modifica di un documento In vigore.
L'eliminazione manda il documento nel Cestino, dove resta trenta giorni e può essere ripristinato.

Domande frequenti

Chi ha modificato il testo ieri? Apri il record e guarda lo storico delle modifiche, come in qualsiasi oggetto.
Posso allegare il PDF firmato della procedura? Sì, usa gli allegati del record.
Posso pubblicare un processo perché lo veda il cliente? Questo oggetto è interno. Se il contenuto è per il cliente, scrivi un articolo nella Base di conoscenza e pubblicalo da lì.

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