Duplicati e unione dei record
Con il tempo lo stesso cliente entra due volte, per importazione, per modulo e per inserimento manuale. La schermata Duplicati raggruppa i record che condividono la stessa chiave e permette di unire tutto in un record solo, recuperando i campi vuoti dai ripetuti e ripuntando attività e collegamenti. L'unione non si annulla, quindi conviene controllare prima.
Un archivio pieno di duplicati rovina tutto quello che viene dopo: il report conta due volte, la campagna manda due e-mail, e l'ultima conversazione finisce sul record sbagliato. La schermata Duplicati esiste perché tu risolva la cosa in blocco, senza cancellare lo storico: il record che resta eredita ciò che gli mancava e riceve tutte le attività e i collegamenti dei ripetuti.
Come si apre
- Apri l'elenco dell'oggetto, per esempio Contatti.
- Nel menu Altro, in cima alla schermata, clicca su Duplicati.
- Subito sotto il titolo la schermata indica in base a quale campo i record sono stati raggruppati.
C'è una seconda strada: in Impostazioni, nella schermata della qualità dei dati, ogni oggetto mostra quanti gruppi di duplicati ha, e quel numero è un collegamento a questa stessa schermata.
In base a quale campo raggruppa il sistema
- Se l'oggetto ha un campo e-mail, è quello la chiave. È il caso di Contatti e Lead.
- Se non ha l'e-mail, la chiave è il campo nome. È il caso delle Aziende.
- Se non ha né l'uno né l'altro, vale il primo campo di testo dell'oggetto.
- Per i Prodotti la chiave è il codice, perché lo stesso codice è l'identità del catalogo e il nome può ripetersi tra le varianti.
- Il confronto ignora maiuscole e minuscole e gli spazi ai lati. Un valore vuoto non forma mai un gruppo.
- Se l'oggetto non ha alcun campo che possa fare da chiave, la schermata te lo dice invece di mostrare gruppi.
Unire
- In ogni gruppo l'intestazione mostra il valore che ha unito i record e quanti sono.
- Nell'elenco seleziona quale record sarà il principale. È quello che resta.
- Controlla gli altri: verranno tutti uniti nel principale.
- Clicca su Unisci al record selezionato.
- Il gruppo viene sostituito dalla conferma di quanti record sono stati uniti.
Che cosa succede nell'unione
- Il record principale conserva tutti i valori che già aveva: niente di suo viene sovrascritto.
- Ogni campo vuoto del principale viene compilato con il valore del primo duplicato che ha quel campo compilato.
- Tutte le attività collegate ai duplicati passano a puntare al principale.
- Qualsiasi campo di collegamento, in qualsiasi oggetto, che puntava a un duplicato passa a puntare al principale.
- I record duplicati vengono rimossi in via definitiva. Non finiscono nel Cestino e non si possono ripristinare.
Permessi e limiti
- Per vedere i gruppi serve il permesso di lettura sull'oggetto; per unire serve quello di scrittura.
- La scansione considera i cinquemila record più recenti dell'oggetto. Su archivi più grandi procedi a ondate e ripeti dopo aver ripulito.
- I gruppi con più duplicati compaiono per primi.
- L'unione non ha un annulla. Controlla il record principale prima di cliccare.
- Se la tua azienda opera con più società del gruppo, un avviso può segnalare che esiste un record simile in un'altra società. In quel caso il sistema si limita a segnalarlo e propone di chiedere l'accesso: non mostra mai i dati dell'altra società.
Domande frequenti
- Ho unito i record sbagliati, si torna indietro? No. I duplicati vengono eliminati definitivamente e non passano dal Cestino.
- Due clienti diversi usano la stessa e-mail aziendale, e il sistema li mette insieme. Non unirli: record diversi con la stessa chiave finiscono nello stesso gruppo, e la decisione spetta a te. Correggere l'e-mail di uno dei due scioglie il raggruppamento.
- Come evito di duplicare all'origine? Nell'importazione scegli un campo chiave in Duplicati e indica che cosa fare quando trova un record esistente. Anche l'acquisizione pubblica dei lead evita le ripetizioni tramite l'e-mail.