Istruzione: profili di ammissione per sottosegmento e pipeline di ammissioni pronta
La verticale Istruzione trasforma SellioCRM in un CRM per scuole, università, EdTech e formazione aziendale: scegli il profilo del tuo sottosegmento in una procedura guidata e il sistema crea la pipeline di ammissioni di quel percorso, dalla richiesta all’iscrizione, sullo stesso motore di pipeline del CRM. Opzionale e spenta finché un amministratore non la attiva.
La verticale Istruzione è opzionale e nasce spenta. Finché è spenta, nulla cambia nel sistema e resta invisibile e inerte per tutti. Un amministratore la attiva in Impostazioni, in Verticali, o con la procedura guidata nella stessa schermata Istruzione. È stata pensata per scuole, reti scolastiche, università, corsi tecnici e liberi, EdTech e formazione aziendale.
Profili di ammissione per sottosegmento
Ogni sottosegmento educativo ha un percorso di ammissione diverso: in una scuola K-12 decide la famiglia, con tour, colloquio e contratto; nell’istruzione superiore ci sono recruiting, valutazione e offerta; nei corsi online il percorso è continuo, con diagnosi e prova; nella formazione aziendale il cliente è un’azienda, con proposta e trattativa. La procedura guidata offre questi profili già pronti: K-12 privata, K-12 internazionale, istruzione superiore, post-laurea ed executive, tecnica e professionale, lingue, arte e sport, online ed EdTech, formazione aziendale e rete multi-campus.
Il profilo K-12 è preselezionato come predefinito, ma puoi sceglierne un altro. All’attivazione il sistema crea automaticamente la pipeline di ammissioni del profilo scelto, con le fasi del percorso già nominate e pronte all’uso.
La pipeline di ammissioni
La pipeline creata è una normale pipeline del CRM, sullo stesso motore che usi già nelle vendite: ogni candidatura avanza tra le fasi nel kanban e le fasi di esito sono già marcate, iscritto come vinta e perso come persa. Puoi rinominare le fasi e cambiare probabilità, colori e campi obbligatori nell’editor delle pipeline, in Impostazioni, in Pipeline.
Più profili contemporaneamente
Una rete con scuola K-12, università e ramo aziendale gestisce più percorsi in parallelo. Con la verticale attiva, torna alla schermata Istruzione e applica altri profili: ognuno crea la propria pipeline. Riapplicare un profilo già applicato non duplica mai nulla.
Eventi, tour e open house
La verticale porta eventi di recruiting pronti: open house, campus tour, fiera, webinar e lezione di prova. Crei l’evento con data, luogo e capienza, e alla pubblicazione il sistema genera un link pubblico di iscrizione da diffondere sul sito e sui social. Quando i posti finiscono, le nuove iscrizioni entrano automaticamente in lista d’attesa.
L’iscrizione pubblica riconosce la persona: chi era già un lead ritrova la stessa scheda, senza duplicati. Il giorno dell’evento il check-in avviene con QR code alla reception o manualmente, e le assenze si segnano con un clic. Dopo l’evento, un rapido sondaggio con voto e commento misura l’esperienza, e il report di ROI mostra iscritti, presenti e quanti sono diventati immatricolazioni. Il costo dell’evento appare solo a chi ha il permesso finanziario.
Candidatura online con modulo versionato
La candidatura è il centro delle ammissioni: una persona, un programma e un periodo di ingresso. Può nascere da un interesse già registrato o essere creata direttamente, e la stessa persona può avere candidature in programmi diversi allo stesso tempo. Ogni candidatura porta il counselor responsabile, il canale di origine, il profilo del candidato (nazionale, internazionale, borsista, trasferimento o uno tuo), la tassa di iscrizione con stato in attesa, pagata o esonerata, e la percentuale di completezza del fascicolo.
Il modulo della candidatura usa il costruttore di moduli che già conosci. La differenza è il versionamento: alla pubblicazione di una versione, il sistema fotografa l’intera definizione del modulo in quel momento. Ogni risposta inviata resta legata alla versione a cui ha risposto, quindi cambiare il modulo domani non altera mai la risposta di ieri. Correggere una risposta crea un nuovo invio, preservando tutta la cronologia.
La checklist dei documenti si definisce per programma e per profilo di candidato: un candidato internazionale può avere voci in più, un borsista altre. Ogni voce può avere una scadenza calcolata in giorni lavorativi a partire dalle date del periodo, rispettando le festività. Al ricevimento o all’esonero delle voci, la completezza si ricalcola da sola, e le voci scadute vengono segnalate. Il funnel di ammissione resta nel kanban della pipeline creata dalla procedura guidata della verticale.
Documenti del candidato
Ogni documento inviato dal candidato diventa un record a sé sopra l’allegato: tipo (documento d’identità, pagella, prova di residenza, medico, finanziario o uno tuo), classificazione obbligatoria (personale, accademico, finanziario, medico o di minore), validità e versione. Rinviare un documento non sovrascrive mai il precedente: ogni reinvio crea una nuova versione e l’intera cronologia resta preservata.
Se il tipo del documento corrisponde a una voce della checklist della candidatura, la voce viene marcata come ricevuta automaticamente. In revisione, la segreteria approva o respinge con motivo obbligatorio, e il rifiuto riapre la voce della checklist perché il candidato possa reinviare. I documenti con validità scaduta appaiono come scaduti in lettura, senza job pianificati.
I documenti medici e dei minori hanno una protezione extra: ogni lettura viene registrata nella traccia di audit degli accessi sensibili. L’estrazione dati via OCR è opzionale e usa l’IA di sistema. Per un documento di minore gira solo con un consenso alla condivisione dei dati in vigore, e con la redazione dei PII attiva i dati personali escono mascherati dal testo estratto.
Portali del candidato e della famiglia
Candidato e responsabile seguono la candidatura in portali dedicati, con accesso via link magico, senza password. Il candidato entra con l’e-mail della candidatura su /portal/applicant/access?t=TUO_TENANT_ID. Il responsabile entra con l’e-mail registrata sulla propria persona su /portal/family/access?t=TUO_TENANT_ID, e l’accesso della famiglia richiede un legame attivo di responsabile con il candidato.
Il portale mostra solo il dossier documentale: stato della candidatura, checklist, documenti inviati con il motivo del rifiuto quando c’è e i prossimi eventi. Le restrizioni di affidamento sono rispettate: ciò che la configurazione di affidamento nega non appare mai. Le decisioni di ammissione non appaiono mai nei portali.
Rimuovere l’e-mail dalla scheda o chiudere il legame di responsabile taglia l’accesso all’istante. I portali usano il marchio del portale clienti e parlano la lingua del visitatore.
Colloqui, prove e shadow day
La pianificazione dei colloqui riusa l’agenda di self-scheduling che già conosci, e lo shadow day entra come tipo di colloquio. Il valutatore registra il risultato e il giudizio, e quando un colloquio scade senza svolgersi l’assenza viene marcata automaticamente.
Prove e test di livello hanno voto, soglia opzionale e livello. Con la soglia definita, il risultato è derivato automaticamente; senza soglia, la decisione resta al valutatore. Tutto resta legato alla candidatura e visibile nella pipeline di ammissioni.
Revisione con rubriche, revisione alla cieca e comitato
La revisione accademica usa rubriche versionate: la versione rilasciata è immutabile, una correzione genera una versione nuova e ogni revisione usa la versione in vigore alla data; cambiare la rubrica non altera mai i voti passati. Le revisioni sono distribuite per minor carico, e ogni revisore lavora nella coda Le mie revisioni, con voto per criterio e giudizio. Un pannello di calibrazione confronta i revisori.
La revisione alla cieca nasce spenta. Accesa, maschera sul server i campi scelti del candidato; senza campi scelti, maschera tutti i mascherabili.
Il comitato di ammissione ha partecipanti, quorum, ordine del giorno, voti e verbale. Un nuovo voto sostituisce il precedente, e lo spoglio è onesto: la maggioranza decide, il pareggio resta registrato come pareggio e la seduta senza quorum resta registrata così com’è. La pubblicazione della decisione al candidato è una fase separata, con embargo e lettere.
Contratto: importi congelati, immutabile per versione
Il contratto nasce dall'offerta accettata. Alla generazione il sistema congela retta, contributi, sconti e borse in una fotografia con sigillo di integrità: modificare il listino in seguito non altera nessun contratto già emesso.
I firmatari derivano dai ruoli di responsabile registrati per la famiglia. Firmano il tutore legale e il responsabile finanziario; i contatti di servizio e chi è autorizzato al ritiro non firmano. In presenza di una restrizione di affidamento in vigore, il responsabile interessato viene bloccato al momento della firma, anche se già in elenco.
Dopo la firma nulla cambia, nemmeno per un amministratore: è il database stesso a rifiutare la modifica. Un adeguamento diventa un'appendice collegata al contratto firmato e una risoluzione una cancellazione collegata. La schermata mostra la catena delle versioni e avvisa se l'integrità è compromessa. Con un provider di firma elettronica configurato l'invio è automatico; senza provider, l'accettazione resta registrata con data e origine.
Promemoria e avvisi automatici
Con la verticale attiva, il sistema controlla ogni giorno ciò che si è fermato: una candidatura con voci obbligatorie mancanti, un documento respinto, in attesa di verifica o prossimo alla scadenza, un valutatore con la coda in ritardo, un contratto inviato e non firmato, un evento concluso con persone da ricontattare e una richiesta che ha superato il tempo di primo contatto.
- I promemoria salgono per gradini (per impostazione predefinita a 3, 7 e 14 giorni di ritardo) e ogni gradino avvisa una volta, non ogni giorno.
- L'avviso compare nei segnali di business e, quando il record indica un responsabile, come notifica per quella persona, nella sua lingua.
- Nulla viene bloccato, annullato o modificato per un promemoria: il sistema avvisa, non punisce.
- Il sollecito ha una fine: superata la finestra di silenzio (120 giorni predefiniti), i promemoria cessano.
- Ogni ricetta può essere disattivata, e gradini, tempo di primo contatto e finestra di scadenza si cambiano per istituto, senza una nuova versione.
Governance: richieste dell'interessato, bias e conservazione
Quando qualcuno chiede accesso, rettifica, portabilità o cancellazione dei propri dati, la richiesta diventa una riga con una SCADENZA. Il termine deriva dalla giurisdizione indicata ed è congelato all'ingresso: se l'istituto cambia politica domani, la richiesta di oggi mantiene la data che l'interessato ha diritto di pretendere. La coda mostra prima ciò che scade prima, e il ritardo appare in rosso.
L'audit di bias risponde a una domanda sempre più frequente: il punteggio che ordina ammissione o borsa tratta i gruppi in modo diverso? Inserisci i numeri aggregati per gruppo e il sistema applica la regola dei quattro quinti, indicando il gruppo con il tasso più basso. Nessuna riga di persona entra lì, e nessuna viene conservata. I gruppi troppo piccoli restano fuori dal calcolo, e viene detto: un tasso su tre persone oscilla per caso.
La conservazione è dichiarata per classe di dato, e la schermata mostra le classi che nessuno ha dichiarato. È l'istituto a definire termine e base giuridica; il sistema obbliga a dichiararlo e tiene il vuoto in evidenza.