Iscrizione e trasferimento al sistema scolastico
Trasforma il contratto firmato in iscrizione, tieni sotto controllo i moduli della famiglia (salute, trasporto, mensa, autorizzazioni, contatto di emergenza e assicurazione) con validità e rinnovo annuale, e trasferisci lo studente al tuo sistema scolastico con una coda di riconciliazione che mostra ogni differenza. Fa parte della verticale Istruzione, opzionale e disattivata finché un amministratore non la attiva.
La schermata Istruzione guadagna il blocco Iscrizione: qui il candidato ammesso diventa studente iscritto, i moduli della famiglia restano sotto controllo e l'iscrizione viene trasferita al sistema scolastico della scuola.
Da dove nasce l'iscrizione
L'iscrizione nasce dal contratto firmato: quando tutti i firmatari obbligatori hanno firmato, il sistema crea l'iscrizione di quello studente per il periodo. Puoi anche crearla dalla schermata quando il caso non è passato da un contratto. Entrambe le strade sono idempotenti: la stessa persona, nello stesso periodo e programma, non diventa mai due iscrizioni, per quante volte si ripeta l'azione.
L'iscrizione nasce in attesa. Attivala quando lo studente inizia, registra il ritiro se la famiglia rinuncia e concludila a fine periodo. Gli stati chiusi non tornano indietro.
Moduli con validità e rinnovo
Ogni iscrizione porta i moduli richiesti dalla scuola. Lo stato di ciascuno viene calcolato al momento della lettura, dalle date di validità, quindi la lista è sempre corretta anche se nessun processo è stato eseguito: in regola, in scadenza, scaduto, assente, non inviato, in attesa di approvazione o respinto.
- Salute: patologie, allergie e terapie
- Trasporto: percorso, fermata e persone autorizzate
- Mensa: restrizioni alimentari
- Autorizzazioni: immagini, uscite didattiche e ritiro
- Contatto di emergenza
- Assicurazione scolastica
Il rinnovo è annuale per impostazione predefinita e il periodo è configurabile. Rinnovare non cancella nulla: crea una nuova versione e conserva la precedente come storico di ciò che la famiglia ha dichiarato in quel ciclo. Il pannello dei moduli che richiedono azione elenca tutto ciò che è scaduto, in scadenza o in sospeso nel periodo.
Trasferimento al sistema scolastico
Il CRM non è il tuo sistema scolastico: non registra voti, non tiene la frequenza ufficiale e non emette pagelle. Consegna l'iscrizione al sistema proprietario di quel dato. E qui vale una regola assoluta: l'iscrizione risulta creata lì solo quando quel sistema restituisce il proprio numero di studente. Un tentativo, un disservizio o l'assenza di connettore non contano mai come «creata».
- Metti l'iscrizione in coda di invio.
- Esporta la coda in CSV.
- Carica il file nel tuo sistema scolastico.
- Reimporta il file di conferma, con la colonna reference (il codice esportato) e external_id (il numero dello studente nel tuo sistema).
Quando sarà disponibile un connettore con API per il tuo sistema, lo stesso flusso funzionerà senza file, senza riconfigurare nulla.
Coda di riconciliazione
Ogni differenza tra CRM e sistema scolastico compare campo per campo nella coda di riconciliazione, con il valore di entrambe le parti, e il responsabile riceve un avviso. Una differenza non sparisce mai da sola: la voce resta finché le due parti non coincidono. Un processo periodico ripete il confronto e avvisa quando la scadenza di trasferimento concordata passa senza conferma.