Legale

Pratiche e muro etico · chi vede che cosa

La pratica è il centro del modulo Legale ed è protetta da un muro etico: la vede solo chi è stato designato, e nemmeno chi amministra il sistema lo attraversa. Spiega come creare la pratica, come funziona la designazione, il registro accessi e l'accesso di emergenza con motivazione.

La pratica e perché è chiusa per impostazione predefinita

In uno studio il danno non è soltanto la fuga di informazioni verso l'esterno: è il collega della stanza accanto che assiste la controparte e vede la strategia dell'altro lato. La difesa contro questo si chiama muro etico, e l'unico muro che funziona è quello chiuso per impostazione predefinita.

Per questo, in SellioCRM, far parte dello spazio di lavoro dello studio non dà accesso ad alcuna pratica. L'accesso è individuale e per singola pratica. Chi non è designato non vede la pratica nell'elenco, non la trova con la ricerca, non apre le sue scadenze, i suoi onorari, il tempo, le fatture né i documenti. Per quella persona, la pratica non esiste.

Creare una pratica

Apri Legale. Nel blocco Pratiche, a sinistra, compila il Titolo della pratica.
Indica il Numero della pratica, se esiste già un numero di procedimento o di controllo interno.
Indica la Giurisdizione. È lei a determinare quali festività il sistema userà per calcolare le scadenze di questa pratica.
Indica l'Area di attività.
Fai clic su Nuova pratica. Compare subito nell'elenco, e tu sei già dentro il muro.

Il Titolo è obbligatorio. Numero, Giurisdizione e Area di attività sono facoltativi, ma la Giurisdizione è caldamente consigliata: senza di essa, il calcolo delle scadenze non ha un calendario di festività da consultare.

Chi entra nel muro

Chi crea la pratica entra automaticamente. Altrimenti perderebbe l'accesso alla propria pratica un istante dopo averla creata.
Anche il responsabile designato, quando è un'altra persona, entra alla creazione.
Chiunque altro deve essere incluso in modo esplicito, con un ruolo nella pratica.
Nessuno entra per eredità di posizione, di team o di profilo di amministratore.

L'inserimento e la rimozione di persone dal muro sono operazioni amministrative: nella schermata della pratica non c'è un pulsante per farlo. Chiedi a chi amministra il sistema nel tuo studio di designare o rimuovere qualcuno.

💡 Togliere una persona dal muro le taglia l'accesso all'istante, compresi i documenti e le fatture della pratica. Usalo quando qualcuno esce dal team della pratica, non solo quando lascia lo studio.

Ogni accesso lascia traccia

Aprire una pratica registra chi l'ha aperta e quando. Questa registrazione non è punitiva: è ciò che permette allo studio di rispondere, mesi dopo, su chi ha avuto contatto con quel materiale. In una professione in cui il segreto è un obbligo di legge, poter dimostrare chi ha visto che cosa vale quanto impedire l'accesso.

Accesso di emergenza

Esiste il caso legittimo del turno di reperibilità: l'avvocato responsabile è irraggiungibile, la scadenza è oggi e qualcuno deve entrare. Per questo esiste l'accesso di emergenza, concesso da chi amministra il sistema, e funziona con tre blocchi.

Motivazione obbligatoria: senza un motivo scritto, l'accesso non viene concesso.
Termine di validità: l'accesso dura da una a settantadue ore, e il valore predefinito è quattro ore. Scaduto il termine, si chiude da solo, senza che nessuno debba ricordarsene.
Registrazione permanente: la concessione resta nella traccia di controllo con chi l'ha chiesta, chi l'ha concessa, il motivo e la validità.

Il senso di questo disegno è questo: l'accesso eccezionale esiste, ma costa caro in termini di visibilità. Nessuno entra in silenzio.

Le parti della pratica

Nella scheda Parti registri chi è chi nella pratica: il cliente, la controparte, i testimoni e gli altri soggetti coinvolti. Ogni parte ha Nome della parte, Ruolo della parte e Identificativi, che possono essere documenti, e-mail o qualsiasi altro codice, uno per riga.

Registrare le parti con attenzione è ciò che fa funzionare la verifica dei conflitti in tutto lo studio. Una parte senza identificativo può essere confrontata solo per nome; con il documento registrato, il confronto diventa molto più affidabile.

Example: L'avvocata Elena crea la pratica Risoluzione contrattuale Nordeste Log, giurisdizione BR, area contratti. Registra il cliente Nordeste Log con il codice fiscale dell'azienda e la controparte Transbrasa con il suo. Un praticante dello studio apre la schermata Legale nello stesso minuto e vede l'elenco vuoto: per lui la pratica non c'è. Quando il socio lo designa sulla pratica, comincia a vedere tutto, e la sua prima apertura viene già registrata.

Domande frequenti

Sono l'amministratore del sistema e non riesco ad aprire una pratica. È corretto. L'amministratore amministra il sistema, non ha un lasciapassare sul segreto professionale. Può concedere l'accesso a se stesso, e quella concessione resta registrata.
Posso eliminare una pratica? Tratta l'eliminazione come un'operazione amministrativa e parlane prima con lo studio: scadenze, fatture e documenti dipendono da essa.
Una persona ha lasciato lo studio, che cosa faccio? Chiedi che venga tolta dal muro delle pratiche. Il taglio è immediato.
La pratica sparisce se tolgo la giurisdizione? Non sparisce, ma il calcolo delle scadenze perde il riferimento alle festività di quella giurisdizione.
Posso vedere chi ha aperto la mia pratica? Il registro accessi esiste e viene consultato da chi amministra il sistema e dall'audit dello studio.

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