Onorari, tempo, fatture e il conto del cliente
Come il modulo Legale tratta il denaro: cinque modelli di onorario con anteprima prima di proporli, la registrazione del tempo fatturabile, la fattura che si compone da sola a partire dalle ore e dagli onorari accettati e diventa immutabile quando viene finalizzata, e il conto fondi del cliente, che non va mai in negativo e non si mescola mai con quello di un altro cliente.
Quattro cose diverse, nell'ordine giusto
Il denaro di una pratica attraversa quattro fasi, e confonderle è ciò che genera fatture sbagliate. Prima si concorda l'onorario. Poi si registra il tempo lavorato. Poi si emette la fattura. E, in parallelo, esiste il denaro che è del cliente e si trova soltanto in custodia presso lo studio, che non va mai confuso con il ricavo.
Onorari
Nella scheda Onorari proponi il Modello di onorario della pratica. Sono cinque.
- Orario: una tariffa oraria, moltiplicata per le ore lavorate.
- Fisso: un importo fisso per l'intero lavoro.
- A risultato: una percentuale sull'importo recuperato per il cliente.
- Retainer: un importo iniziale di incarico.
- Ibrido: combina i precedenti, per esempio un fisso più una percentuale a risultato.
- Scegli il Modello di onorario.
- Compila i campi del modello, tra Tariffa oraria, Onorario fisso, Percentuale a risultato, Retainer e Percentuale di sconto.
- Usa l'Anteprima onorario, indicando Ore e Importo recuperato, per vedere la Stima prima di proporre. L'anteprima è solo un calcolo, non salva nulla.
- Indica la Valuta e fai clic su Proponi onorario.
- Quando il cliente è d'accordo, usa Accetta. È l'onorario accettato quello che entra in fattura.
Tempo
Nella scheda Tempo registri le ore della pratica. Indica i Minuti, segna se la registrazione è Fatturabile o Non fatturabile, indica la Tariffa oraria quando è diversa da quella predefinita e descrivi l'Attività.
Il riepilogo della pratica mostra Minuti totali, Minuti fatturabili e Importo fatturabile. La differenza tra minuti totali e minuti fatturabili è l'informazione che il socio cerca davvero: quanta parte del lavoro dello studio viene consegnata senza essere fatturata.
Una registrazione senza tariffa oraria indicata conta come tempo, ma non diventa denaro in fattura. Se ti aspetti di vedere quel lavoro fatturato, la tariffa oraria deve essere compilata nella registrazione.
Fatture
- Apri la scheda Fatture della pratica.
- Fai clic su Genera bozza. Il sistema compone la fattura da solo, con una riga per ogni registrazione di tempo fatturabile che abbia una tariffa oraria, calcolata moltiplicando la tariffa per i minuti, più gli onorari accettati di tipo fisso e retainer.
- Controlla le righe e il Totale.
- Aggiungi le righe che dipendono da una decisione umana, come le spese rimborsabili e l'onorario a risultato, che esiste solo dopo che l'importo recuperato è noto.
- Quando è corretta, fai clic su Finalizza e indica il Numero fattura.
Finalizzare è una porta a senso unico. Da quel momento la fattura è immutabile: gli importi non si possono più modificare e nessuna riga nuova entra. Solo le bozze accettano modifiche. Controlla prima di finalizzare, perché la correzione successiva è una fattura nuova, non una modifica.
Il conto del cliente
Uno studio riceve denaro che non è suo: anticipi per le spese, importi di transazione, depositi cauzionali. Quel denaro è del cliente e resta in custodia. Sbagliare qui non è un problema contabile, è un illecito disciplinare.
SellioCRM tiene questo denaro in un conto per cliente e per valuta, con quattro tipi di movimento: il deposito, che somma; l'esborso, il trasferimento al conto dello studio e la restituzione, che sottraggono. Prima di ogni movimento vengono applicate tre regole.
- Il saldo non va mai in negativo. Un movimento che lascerebbe il conto del cliente in rosso viene rifiutato.
- Non c'è commistione tra clienti. Il saldo è sempre per cliente; il denaro di uno non copre mai l'uscita di un altro.
- Il trasferimento alla cassa dello studio avviene solo a fronte di una fattura. Spostare denaro dalla custodia al ricavo senza una fattura che lo giustifichi non è consentito.
Oltre al saldo per cliente esiste la riconciliazione per valuta, che somma l'intera custodia e segnala se qualche conto è andato in negativo. Queste operazioni sui fondi clienti si eseguono tramite integrazione e da parte di chi amministra il sistema; non hanno una scheda propria nella schermata della pratica.
Domande frequenti
- Ho generato la bozza ed è arrivata vuota. Probabilmente non c'è tempo fatturabile con tariffa oraria indicata, né un onorario accettato di tipo fisso o retainer.
- L'onorario a risultato non è comparso nella bozza. Dipende dall'importo recuperato, che il sistema non indovina. Aggiungilo come riga manuale quando il risultato è noto.
- Ho finalizzato una fattura sbagliata. La fattura finalizzata non è modificabile. Tratta la correzione come un documento nuovo e concordala con l'amministrazione dello studio.
- Posso registrare tempo su una pratica che non è mia? Solo sulle pratiche a cui hai accesso attraverso il muro etico.
- Perché la custodia non ha una scheda nella schermata? Viene gestita tramite integrazione e da chi amministra il sistema, così che i movimenti passino dai blocchi prima ancora di esistere.
- Lavoro con più di una valuta. Il saldo dei fondi clienti è tenuto per cliente e per valuta, senza somme tra valute diverse.