Legale · panoramica del modulo per lo studio
La verticale Legale trasforma SellioCRM nel sistema di uno studio legale: ogni pratica sta dietro un muro etico che attraversa solo chi è stato assegnato, la verifica dei conflitti passa al setaccio l'intero studio prima che tu accetti un incarico e restituisce soltanto metadati, i termini sono contati sui giorni festivi della giurisdizione, gli onorari sono calcolati per modello e il denaro del cliente vive in un conto che non va mai in negativo. È opzionale e nasce disattivata.
Che cosa fa la verticale Legale
Uno studio legale non è un'azienda che vende: è un'azienda che custodisce segreti. La regola che governa la giornata non è l'obiettivo di vendita, è il dovere di riservatezza, il conflitto di interessi e il termine che non si può perdere. La verticale Legale porta queste regole dentro il CRM, invece di lasciarle nella testa delle persone.
Aggiunge la pratica, chiamata anche fascicolo, come centro di tutto. Attorno alla pratica ci sono le parti, i termini, gli onorari, il tempo lavorato, le fatture e i documenti. E attorno alla pratica c'è il muro etico, che decide chi sa persino che la pratica esiste.
Il resto di SellioCRM continua a funzionare normalmente. Contatti, aziende, attività, report e assistente non cambiano. La verticale aggiunge la schermata Legale e le regole proprie dello studio.
Come attivarla
- Apri Legale nel menu laterale.
- Se la verticale è disattivata, la schermata lo segnala e mostra il pulsante Attiva Legale.
- Fai clic su Attiva Legale. Può farlo solo chi amministra lo spazio di lavoro; agli altri la schermata comunica che solo gli amministratori possono attivarla.
- Registra la prima pratica nel blocco Pratiche, a sinistra.
I cinque pilastri
I cinque pilastri qui sotto non sono funzioni isolate: si sostengono a vicenda. Il muro etico definisce chi vede; la verifica dei conflitti deve guardare oltre il muro per funzionare, e per questo restituisce solo metadati; termini e fatture ereditano il muro, così vedi soltanto ciò che riguarda le tue pratiche. Capire quest'ordine evita gran parte dei dubbi d'uso.
- Muro etico: ogni pratica ha un elenco di persone assegnate. Chi non è nell'elenco non vede la pratica, non la trova nella ricerca e non sa che esiste. Nemmeno chi amministra il sistema lo attraversa.
- Verifica dei conflitti: prima di accettare un incarico, il sistema passa al setaccio le parti di tutte le pratiche dello studio cercando la stessa persona o azienda, comprese le pratiche che tu non puoi vedere, e restituisce soltanto il rischio e a chi rivolgersi.
- Termini: la scadenza è calcolata, non digitata, con conteggio in giorni lavorativi o in giorni di calendario, i giorni festivi della giurisdizione della pratica e il contrassegno di termine perentorio.
- Onorari, tempo e fatture: cinque modelli di onorario, registrazione delle ore fatturabili e la fattura che diventa immutabile una volta emessa.
- Documenti: ogni documento della pratica conserva le versioni e può essere contrassegnato come coperto da segreto professionale.
Come è organizzata la schermata
La schermata Legale ha una colonna a sinistra con l'elenco delle Pratiche e il modulo Nuova pratica, e un'area a destra con la pratica selezionata. In alto, la Verifica dei conflitti resta sempre a portata di mano, perché si usa prima ancora che la pratica esista.
Dentro la pratica selezionata ci sono sei schede: Parti, Termini, Onorari, Tempo, Fatture e Documenti. Ognuna è spiegata in un articolo dedicato in quest'area del Centro assistenza.
Creare una pratica
- Nel blocco Pratiche, compila il Titolo della pratica.
- Indica il Numero di ruolo, quando c'è.
- Indica la Giurisdizione. È lei a stabilire quali giorni festivi valgono nel calcolo dei termini di quella pratica.
- Indica l'Area di attività, per esempio giuslavoristico, tributario o societario.
- Fai clic su Nuova pratica.
Chi crea la pratica entra automaticamente nel suo muro etico, altrimenti non riuscirebbe a riaprire la propria pratica il minuto successivo. Se c'è un responsabile assegnato diverso da chi l'ha creata, entra anche lui. Nessun altro entra da solo.
Il denaro del cliente è trattato a parte
SellioCRM separa ciò che è dello studio da ciò che è del cliente. Gli importi ricevuti in deposito fiduciario stanno in un conto per cliente, con regole rigide: il saldo non può mai andare in negativo, il denaro di un cliente non paga mai il conto di un altro, e il trasferimento verso la cassa dello studio avviene solo a fronte di una fattura. Queste regole sono descritte nell'articolo su onorari e conto del cliente.
Permessi e limiti
- Attivare la verticale richiede il ruolo di amministratore.
- Far parte del tuo spazio di lavoro non dà accesso ad alcuna pratica. L'accesso è pratica per pratica, tramite assegnazione.
- Aprire una pratica lascia traccia di chi l'ha aperta e quando.
- Concedere l'accesso d'emergenza a una pratica richiede una motivazione scritta, ha una scadenza e resta registrato.
- La verifica dei conflitti non restituisce mai il nome della parte in conflitto né il contenuto della pratica, solo i metadati necessari per rivolgersi a chi di dovere.
- Una fattura emessa non può più essere modificata.
Domande frequenti
- Sono amministratore e non vedo una pratica. È il comportamento corretto. Il muro etico non ha eccezioni per ruolo aziendale; l'accesso avviene per assegnazione.
- Disattivare la verticale cancella le pratiche? No. Disattivarla nasconde la schermata e rifiuta le richieste; i dati restano archiviati e tornano quando la riattivi.
- Posso usare il modulo in più di un Paese? Sì. Non c'è nulla di preimpostato per un Paese specifico: gli identificativi delle parti sono testo libero, i giorni festivi arrivano dalla giurisdizione scelta in ciascuna pratica e gli importi hanno una valuta propria.
- La verifica dei conflitti vede pratiche che io non posso vedere? Sì, di proposito. Se guardasse solo ciò che vedi tu, un conflitto reale passerebbe inosservato. Quello che non fa mai è mostrarti il contenuto di quelle pratiche.
- Dove si registrano le ore? Nella scheda Tempo di ogni pratica, e alimentano la fattura in automatico.