Verifica dei conflitti · prima di accettare l'incarico
La verifica dei conflitti passa al setaccio le parti di tutte le pratiche dello studio, comprese quelle che non puoi vedere, e restituisce solo i metadati: se esiste un conflitto, qual è il rischio, per quale motivo e a chi va portata la questione. Spiega quando eseguirla, come leggere il risultato e come registrare la decisione in modo inalterabile.
Il problema che risolve
Accettare un cliente che agisce in giudizio contro un altro cliente dello studio è uno degli errori più costosi della professione forense. E il conflitto di solito si nasconde proprio dove non puoi guardare: in una pratica riservata di un altro socio, dietro il muro etico.
La verifica dei conflitti scioglie questo nodo. Interroga le parti di tutte le pratiche dello studio, senza eccezioni, ma quello che restituisce a te sono solo metadati. Scopri che esiste un conflitto e a chi portare la questione; non scopri chi è la parte dell'altra pratica né di che cosa tratta. La riservatezza resta intatta e il controllo funziona.
Quando eseguirla
- Prima di accettare qualunque nuovo cliente o nuovo incarico.
- Prima di inserire una nuova controparte in una pratica già in corso.
- Quando compare un'azienda dello stesso gruppo economico di un soggetto che già assisti.
- Ogni volta che la proposta arriva per segnalazione e non hai la certezza di chi si trovi dall'altra parte.
Come eseguirla
- Apri Legale. Il riquadro Verifica dei conflitti sta in cima alla schermata.
- Compila il Nome del candidato, cioè la persona o l'azienda che vuoi sottoporre a screening.
- Compila Identificativi con documenti, e-mail o altri codici, uno per riga. Questo campo è ciò che aumenta di più la precisione.
- Fai clic su Verifica conflitto.
- Leggi la tabella del risultato, con le colonne Pratica, Ruolo, Rischio e Motivi.
Quando non viene trovato nulla, la schermata risponde che nessun conflitto è stato trovato. Questa non è un'autorizzazione automatica ad accettare: è l'assenza di corrispondenze nei dati che lo studio ha inserito.
Come leggere il risultato
Ogni riga è una corrispondenza. La colonna Pratica identifica la pratica in conflitto e la colonna Ruolo dice quale ruolo vi ricopre quella parte, per esempio cliente, controparte o testimone. La colonna Rischio classifica in Alto, Medio o Basso. La colonna Motivi spiega perché il sistema ha sollevato il dubbio.
- Identificativo condiviso: il documento o l'e-mail indicati coincidono con quelli di una parte già registrata. È il segnale più forte.
- Nome esatto: il nome coincide integralmente dopo la normalizzazione di accenti, maiuscole e punteggiatura.
- Nome simile: i nomi condividono una parte significativa dei termini. Utile contro abbreviazioni e ragioni sociali parziali, ed è il motivo che produce più omonimie.
Il risultato indica anche a chi rivolgersi: il responsabile della pratica in conflitto. Questa è l'informazione pratica. Non discuterai la pratica del collega, porterai la decisione a chi può prenderla.
Registrare la decisione
Verificare non basta; ciò che protegge lo studio è la registrazione di quanto è stato deciso. Dopo aver eseguito lo screening, usa il riquadro Registra decisione per il nome consultato e scegli uno dei tre esiti.
- Via libera: non c'è alcun conflitto che impedisca l'accettazione.
- Rinuncia (waiver): il conflitto esiste, ma le parti coinvolte hanno acconsentito formalmente all'incarico.
- Rifiutato: lo studio non accetta l'incarico.
Ogni decisione registrata viene concatenata alla precedente, formando una sequenza verificabile: modificare o cancellare una registrazione passata rompe la catena e diventa evidente. Insieme alla decisione resta congelato il riepilogo di ciò che è stato esaminato. In un'eventuale contestazione, lo studio dimostra non solo che cosa ha deciso, ma che cosa sapeva nel momento in cui ha deciso. Lo storico compare nella schermata stessa, in Storico delle decisioni.
Che cosa la verifica non fa
- Non blocca da sola la creazione di una pratica. Informa e registra; la decisione spetta allo studio.
- Non rivela il nome della parte in conflitto né il contenuto della pratica, per scelta progettuale.
- Non interroga banche dati esterne, tribunali o elenchi pubblici. Guarda ciò che il tuo studio ha registrato.
- Non riconosce automaticamente i gruppi economici. Le aziende dello stesso gruppo con nomi e documenti diversi vanno esaminate una per una.
Domande frequenti
- Il risultato è vuoto, posso accettare? Significa soltanto che non ci sono state corrispondenze nei dati registrati. Se le parti delle pratiche passate sono state inserite in modo incompleto, la portata dello screening è minore.
- È comparso un rischio alto che è chiaramente un'omonimia. Registra la decisione come Via libera e descrivi il motivo. La registrazione è la tua difesa in seguito.
- Posso cancellare una decisione registrata per errore? No. La sequenza è inalterabile di proposito. Registra una nuova decisione per lo stesso nome; lo storico mostra entrambe, in ordine.
- Perché la riga non mostra il nome dell'altra parte? Perché mostrarlo violerebbe la riservatezza dell'altra pratica. Ricevi quanto basta per portare la questione a chi di dovere.
- Devo ripeterla se la pratica tarda a chiudersi? Conviene ripeterla prima di firmare. Lo studio accetta nuovi incarichi di continuo, e il quadro può essere cambiato.