Regole tra oggetti
Definisci regole in cui una condizione su un oggetto scatena un'azione su un altro: bloccare il salvataggio, creare un record oppure aggiornare i record collegati. È automazione di integrità, scritta in un modulo, senza codice e senza aspettare un flusso pianificato.
Alcune regole di business non stanno nella validazione di un singolo campo: un'opportunità sopra un certo importo non può essere salvata senza la proposta allegata; ogni opportunità vinta deve generare un record di implementazione; cambiare lo stato di un account deve riflettersi sui contratti collegati. Le Regole tra oggetti esprimono esattamente questo: condizione su un oggetto, effetto su un altro.
Come si creano
- Apri Impostazioni e, nel gruppo Automazione e processi, fai clic su Regole tra oggetti.
- Compila il Nome della regola e scegli l'Oggetto di origine, quello il cui record verrà osservato.
- In Quando, scegli Alla creazione, Alla modifica oppure Alla creazione o modifica.
- In Condizioni (tutte vere), fai clic su Aggiungi condizione e componi ogni riga: Campo, operatore e Valore.
- Scegli l'Azione: Blocca, Crea record oppure Aggiorna i collegati. Le ultime due chiedono anche l'Oggetto di destinazione.
- Spunta Attiva e fai clic su Salva.
I campi si scelgono da un elenco, non si digitano, il che evita di sbagliare il nome interno. Gli operatori disponibili sono uguale a, diverso da, maggiore di, maggiore o uguale, minore di, minore o uguale, contiene, vuoto e compilato. Le condizioni si sommano: devono essere tutte vere perché la regola scatti, e una regola senza alcuna condizione scatta sempre.
Le tre azioni
- Blocca: impedisce il salvataggio e mostra il Messaggio di blocco che scrivi tu. Il controllo avviene prima di salvare, quindi non resta nulla a metà.
- Crea record: crea un record nell'oggetto di destinazione. In Dati del nuovo record componi le coppie di campo e valore che verranno compilate.
- Aggiorna i collegati: percorre i record dell'oggetto di destinazione che puntano al record di origine tramite il Campo di collegamento (un campo di relazione dell'oggetto di origine) e scrive il Nuovo valore nel Campo da modificare.
Accortezze e limiti
- Le azioni scatenate da una regola non rivalutano le regole dell'oggetto di destinazione. È voluto: evita che due regole si richiamino in cerchio e blocchino il sistema.
- Una regola accetta fino a venti condizioni.
- Togliere la spunta ad Attiva disattiva la regola senza cancellarla, ed è il modo sicuro di verificare un sospetto.
- Una regola che blocca colpisce tutti, comprese le importazioni e le integrazioni che salvano per la stessa via. Scrivi il messaggio pensando a chi lo leggerà.
- In Aggiorna i collegati, il Campo di collegamento si sceglie tra i campi di relazione dell'oggetto di origine. Senza quello e senza il Campo da modificare, la regola non fa nulla.
Chi può farlo
Creare, modificare ed eliminare regole richiede il permesso di amministrare le impostazioni. L'effetto però lo sentono tutti: chiunque salvi un record dell'oggetto di origine passa per la regola.
Domande frequenti
- La mia regola non scatta: verifica che sia Attiva, che l'evento copra l'operazione che hai provato e che tutte le condizioni siano vere nello stesso momento.
- Confronto di numeri e date: gli operatori maggiore e minore confrontano numericamente; uguale a e contiene confrontano come testo, e contiene non distingue maiuscole e minuscole.
- Eliminare la regola annulla ciò che ha già fatto? No. I record creati e i valori scritti restano; la regola smette solo di agire da quel momento in avanti.
- Che differenza c'è rispetto alle Validazioni? Le validazioni si occupano del record stesso, campo per campo. Le regole tra oggetti guardano un oggetto e agiscono su un altro.