Agenda, directory e assistenza al paziente
Tre schermate che fanno funzionare la giornata della reception. Directory è il catalogo di organizzazioni, professionisti e servizi che alimenta l'agenda. Agenda genera gli orari, fissa le visite con un blocco contro la sovrapposizione, gestisce la telemedicina e mantiene la lista d'attesa. Assistenza registra richieste, reclami e segnalazioni con scadenza, escalation e NPS.
Le tre schermate si trovano nel menu Sanità, come Agenda, Directory e Assistenza. L'ordine naturale d'uso è l'inverso di quello del menu: prima costruisci la Directory, poi apri l'Agenda, e l'Assistenza segue il dopo.
Directory: il catalogo che regge l'agenda
La Directory ha tre schede. In Organizzazioni registri Nome, Tipo, per esempio ospedale, clinica o laboratorio, e Città. In Professionisti registri Nome, Albo e Numero di iscrizione. In Servizi registri Nome e Categoria, cioè quello che il paziente prenota, per esempio Visita dermatologica.
Registra tutto questo prima di ogni altra cosa: l'agenda punta a professionisti e servizi reali. Tutto qui è dato amministrativo dell'istituzione, senza informazioni sul paziente.
Agenda: generare gli orari e prenotare
- Apri Agenda e seleziona il Paziente nel selettore in alto. Senza un paziente selezionato, il sistema avvisa prima di lasciarti prenotare.
- Nel blocco Genera orari, indica Data, Dalle, Alle e Durata (min), poi clicca su Genera.
- Il sistema risponde quanti orari sono stati creati e questi compaiono in Orari liberi.
- Clicca su Prenota sull'orario desiderato. Spunta Telemedicina e incolla il Link video se la visita è a distanza.
- La visita comincia a comparire in Visite del paziente.
La prenotazione è bloccata sul server. Se due persone della reception cliccano sullo stesso orario nello stesso momento, passa una sola prenotazione. Non esiste sovrapposizione silenziosa.
In Visite del paziente segui Quando, Modalità e stato, e agisci: Conferma, Completa o Annulla visita. Segnare una visita come completata o come mancata presentazione conta più di quanto sembri, perché è questo storico ad alimentare l'indicatore di rischio di mancata presentazione.
Telemedicina
La telemedicina funziona tramite link. Contrassegni la visita come a distanza e indichi l'indirizzo della stanza video che la clinica già usa. Il CRM non ospita la chiamata: conserva il link insieme alla visita e lo consegna al paziente nel portale, il che evita l'e-mail perduta con l'indirizzo della stanza.
Lista d'attesa e rischio di mancata presentazione
Quando non c'è un orario da proporre, usa Entra in coda per mettere il paziente nella Lista d'attesa con una Priorità. Quando un orario si libera, clicca su Assegna dalla coda su quell'orario: il sistema prenota la prima persona compatibile della coda, rispettando la priorità, in un'unica operazione che non fa finire due persone nello stesso posto. Se non c'è nessuno di compatibile, lo dice invece di prenotare chiunque.
Il Rischio di mancata presentazione si calcola a partire dallo storico di presenza del paziente stesso: quante visite ha completato, a quante è mancato e quante ha annullato. È un calcolo deterministico e senza informazioni cliniche: lo stesso storico produce sempre lo stesso risultato. Usalo per decidere a chi serve un promemoria in più o chi non deve ricevere l'ultimo orario della giornata.
Assistenza e segnalazioni
La schermata Assistenza registra ciò che il paziente chiede o lamenta dopo, o prima, della visita. In alto ci sono quattro indicatori: Totale, Aperti, In ritardo e NPS.
- In Nuova richiesta, scrivi l'Oggetto.
- Scegli la Categoria tra Richiesta, Reclamo, Segnalazione, Informazione, Ricorso ed Elogio.
- Scegli la Priorità tra Bassa, Normale, Alta e Urgente.
- Clicca su Apri.
- Usa Avanza per spostare il caso tra Aperto, In corso, In sospeso, Risolto e Chiuso. La schermata propone solo le destinazioni valide a partire dallo stato attuale.
- Usa Escala quando il caso deve salire di livello, e NPS per registrare il voto da 0 a 10 del paziente.
Ogni caso ha un orologio di scadenza, e quelli che la superano compaiono contrassegnati come In ritardo, oltre a entrare nell'indicatore In ritardo. Come nel resto della verticale, il contenuto è amministrativo: il campo Oggetto descrive la richiesta, non il quadro clinico del paziente.
Domande frequenti
- Generare gli orari due volte nello stesso intervallo raddoppia i posti? Genera per intervallo e controlla l'elenco degli Orari liberi prima di ripetere l'operazione.
- Si può saltare uno stato dell'assistenza? La schermata propone solo transizioni valide. Un caso Chiuso, per esempio, può tornare solo a In corso.
- Posso prenotare senza scegliere il paziente? No. La schermata avvisa di selezionare prima un paziente, perché la visita appartiene a qualcuno.
- Il CRM fa la videochiamata? No. Conserva e consegna il link dello strumento video che la clinica già usa.