Assistenza sul campo: pianifica e invia i tecnici agli ordini di assistenza
L'Assistenza sul campo pianifica le visite dei tecnici sui tuoi ordini di assistenza, con una bacheca di dispacciamento giornaliera. Indica chi lavora sul campo, pianifica la visita con data, ora e indirizzo, assegna il tecnico e segui lo stato. Il sistema impedisce la doppia prenotazione e mette in evidenza i conflitti di orario.
L'Assistenza sul campo collega i tuoi ordini di assistenza ai tecnici che escono sul territorio. Riusa quello che esiste già: l'ordine è l'oggetto Ordine di assistenza, il tecnico è un utente del tenant, mentre competenze e capacità arrivano dalla Pianificazione delle risorse. A te resta solo indicare chi lavora sul campo e pianificare le visite.
Indicare i tecnici
- Apri Assistenza sul campo nel gruppo Assistenza del menu.
- Vai alla scheda Tecnici: l'elenco mostra tutte le persone del tenant.
- Spunta la casella Tecnico sul campo per chi esce in trasferta. Reparto e competenze compaiono quando la persona ha un profilo nella Pianificazione delle risorse.
Pianificare una visita
- Nella Bacheca di dispacciamento scegli il giorno e clicca su Pianifica visita.
- Seleziona l'ordine di assistenza, il tecnico, l'inizio e la fine della visita e l'indirizzo.
- Lascia spuntato Crea un promemoria per il tecnico se vuoi un'attività automatica collegata all'ordine.
- Clicca su Pianifica. La visita entra nella colonna del tecnico nella bacheca del giorno.
Dispacciare e seguire il lavoro
- La Bacheca di dispacciamento mostra una colonna per ogni tecnico con le visite del giorno in ordine di orario.
- Cambia lo stato direttamente sulla card: Pianificato, Dispacciato, In viaggio, Sul posto, Completato o Annullato.
- Nella scheda Appuntamenti puoi filtrare per tecnico e periodo, riassegnare il tecnico e correggere lo stato dall'elenco.
L'accesso segue il modulo Assistenza. Pianificare, riassegnare e cambiare stato richiede un profilo con permessi di scrittura; i profili di sola lettura vedono la bacheca senza poterla modificare.
Comunicazione con il cliente
La scheda Comunicazione invia avvisi proattivi ai tuoi clienti: promemoria dell'appuntamento, un messaggio Sto arrivando con l'orario stimato di arrivo del tecnico, un follow-up dopo l'intervento e un richiamo per chiamata persa. I messaggi partono via SMS, email, WhatsApp o dentro l'app.
- Apri la scheda Comunicazione in Assistenza sul campo.
- In Invia messaggio scegli l'evento e il canale, indica il destinatario e invia. Il profilo del cliente è facoltativo.
- In Modelli di messaggio salva il tuo testo per ogni evento e canale; finché non crei i tuoi, il sistema usa modelli predefiniti. Usa variabili come {{customerName}}, {{eta}} e {{techName}}.
Moduli e checklist
La scheda Moduli crea checklist e moduli di ispezione per specialità, con campi di tipi diversi (Sì/No, testo, numero, scelta, foto). Compilata su un intervento, ogni risposta può segnalare una non conformità e un supervisore approva o rifiuta l'invio.
- Apri la scheda Moduli e crea un modello: nome, specialità e tipo (checklist, ispezione o modulo).
- Aggiungi i campi con etichetta e tipo. Segna quelli obbligatori e imposta Non conformità quando la risposta è uguale al valore che deve generare la segnalazione (per esempio fail oppure false).
- Quando il tecnico compila e invia il modulo, il sistema verifica la completezza e segna le non conformità; a quel punto un supervisore approva o rifiuta.
Percorsi del tecnico
La scheda Percorsi costruisce un ordine di visite ottimizzato per un tecnico in una giornata. Scegli le tappe tra le proprietà dotate di coordinate e il sistema le mette in sequenza per ridurre gli spostamenti, mostrando distanza e tempo di ogni tratta e i totali.
- Apri la scheda Percorsi, scegli la data e il tecnico e imposta la velocità media usata per stimare i tempi.
- Spunta le proprietà da visitare (compaiono solo quelle con latitudine e longitudine).
- Clicca su Costruisci percorso per ottenere l'ordine ottimizzato; Pubblica congela il piano della giornata.
Richieste di appuntamento online
La scheda Appuntamenti registra le richieste di prenotazione. Il sistema verifica l'area coperta e la disponibilità nella data richiesta, quindi accetta la richiesta oppure la rifiuta con un motivo (fuori area o senza disponibilità). Le richieste accettate possono essere confermate, rifiutate o convertite in un intervento.
- Apri la scheda Appuntamenti e compila la richiesta: cliente, telefono, indirizzo, specialità, area di servizio e data e fascia oraria preferite.
- Invia. Se area e disponibilità coincidono, la richiesta entra come Nuova; altrimenti viene rifiutata con il motivo.
- Nell'elenco Conferma o Rifiuta le richieste Nuove. Quelle confermate possono poi essere convertite in un intervento.
Opportunità di sostituzione (dall'assistenza alle vendite)
La scheda Sostituzioni trasforma le apparecchiature vecchie in vendite. Una scansione legge gli allarmi degli impianti (età, guasti ripetuti, fuori garanzia) e crea un'opportunità di sostituzione per ogni apparecchiatura, con un punteggio proporzionale al numero di segnali di rischio, e la segue lungo una pipeline di vendita semplice.
- Apri la scheda Sostituzioni e clicca su Scansiona opportunità. Ogni apparecchiatura segnalata come opportunità di sostituzione diventa una voce.
- Lavora ogni opportunità: fai il preventivo, poi Segna vinta oppure Segna persa; oppure Scarta quelle che non seguirai.
- Rifare la scansione è sicuro: aggiorna punteggio e motivo senza far retrocedere un'opportunità che hai già portato avanti.
Bacheca di produzione (coperture e imprese edili)
La scheda Produzione gestisce i cantieri di coperture e imprese edili in una bacheca di produzione. Ogni progetto avanza per fasi (preventivo, permessi, pianificato, in produzione, punch list, chiusura, completato), porta con sé un valore di contratto corretto dalle varianti approvate e viene chiuso da una punch list.
- Apri la scheda Produzione, crea un progetto con nome e valore di contratto e selezionalo.
- Spostalo lungo le fasi della bacheca; attiva Sospensione per maltempo per fermare un cantiere a causa del tempo.
- Aggiungi le varianti (cambio di perimetro o di prezzo); approvarne una corregge il valore del contratto. Costruisci una punch list e spunta le voci fino alla chiusura.
- Registra i permessi (necessario, richiesto, approvato, chiuso) e le quantità per unità dentro il progetto stesso.
- Per i lavori dopo un evento atmosferico apri un sinistro (compagnia, numero, importo, franchigia) e seguilo da aperto a liquidato; il netto al cliente è l'importo meno la franchigia.
Contratti di assistenza commerciale (B2B)
La scheda Commerciale conserva i contratti di assistenza B2B con le condizioni che regolano il lavoro commerciale: tempo di risposta SLA, un tetto (NTE) per ordine, se serve un ordine di acquisto e una soglia di approvazione. Puoi valutare un ordine rispetto a un contratto per capire se è consentito, bloccato o se richiede approvazione.
- Apri la scheda Commerciale e crea un contratto: nome, ore di risposta SLA, NTE per ordine, ordine di acquisto obbligatorio e soglia di approvazione.
- Usa Valuta un ordine: scegli il contratto, indica l'importo e se esiste un ordine di acquisto.
- Il risultato mostra Consentito o Bloccato (sopra il NTE, oppure ordine di acquisto obbligatorio e mancante), se Richiede approvazione (sopra la soglia) e la scadenza dello SLA.
- Configura le ispezioni ricorrenti (manutenzione preventiva): nome e frequenza in mesi; il sistema tiene la prossima data e segnala Scaduta o In arrivo. Segnane una come eseguita per far avanzare la data.
- Usa il consolidato di fatturazione multi-sede per riunire le fatture di un cliente su tutte le sue sedi: totali fatturato, incassato e da incassare, con il dettaglio per sede.