Parti, onboarding e screening · l'anagrafica che il regolatore accetta
Spiega le tre schermate che formano il nucleo della verticale finanziaria: Parti, dove vivono persone, organizzazioni, il grafo di proprietà e i titolari effettivi; Onboarding, dove ogni parte riceve un caso con l'elenco dei requisiti e una decisione sigillata; e Screening, dove le verifiche di identità, sanzioni e PEP vengono eseguite dai provider di mercato.
Queste tre schermate rispondono a un'unica domanda: posso fare affari con questa parte? La schermata Parti conserva chi è e da chi dipende. La schermata Onboarding conserva che cosa manca per conoscerla. La schermata Screening porta l'evidenza esterna. Nessuna delle tre decide da sola: a decidere è una persona della tua squadra, e la decisione resta registrata.
Parti: persone, organizzazioni e chi comanda davvero
Apri Parti nel menu Servizi finanziari. Nel blocco Nuova parte scegli il Tipo tra Organizzazione e Persona, scrivi il Nome e clicca su Aggiungi parte. L'elenco a sinistra mostra tutte le parti con l'icona del tipo e lo stato. Clicca su una parte per aprire il pannello a destra.
Il pannello si apre con un riepilogo di conformità: un contrassegno che dice KYC approvato oppure KYC non approvato, lo stato del caso di onboarding più recente, il grado di rischio quando esiste, un avviso rosso Sotto blocco legale quando è il caso, e la riga Decisioni recenti.
Relazioni e titolari effettivi
Nel blocco Relazioni colleghi la parte selezionata a un'altra. Scegli il Tipo di relazione, scegli la parte in Collegata a, indica la percentuale quando si tratta di proprietà e clicca su Aggiungi. I tipi di relazione sono un catalogo che modifichi tu, non un elenco fisso di fabbrica.
Per le organizzazioni il blocco Titolari effettivi (UBO) compare subito sotto. Non si digita: il sistema percorre il grafo, moltiplica le frazioni di ogni tratto e mostra la proprietà effettiva di ogni persona, con il percorso accanto. Il percorso è l'evidenza, ed è quello che mostri in un controllo quando ti chiedono da dove arriva la percentuale.
Profilo della parte e rischio suggerito
Il blocco Profilo cambia in base al tipo. Per una persona compili Occupazione, Fascia di reddito e la casella Persona politicamente esposta (PEP). Per un'organizzazione, Settore, Fascia di fatturato annuo e Società quotata. Clicca su Salva profilo. Accanto al titolo compare il Rischio suggerito, con Rischio basso, Rischio medio o Rischio alto. È un supporto all'analisi e non sostituisce mai il grado di rischio che l'analista definisce nel caso di onboarding.
Conti e prodotti rispecchiati
Nel blocco Conti e prodotti porti dentro il CRM un conto che vive in un altro sistema. Indica il Sistema di origine, il Riferimento esterno, scegli il Prodotto dal catalogo, indica il Saldo nella più piccola unità della valuta e il codice della valuta, e clicca su Rispecchia. Ogni conto nell'elenco mostra un contrassegno di età del dato: Aggiornato, Non aggiornato o Senza data. Il testo sotto al blocco ripete la regola di casa: rispecchiato da un sistema di origine, mai autoritativo.
Onboarding: un caso, un elenco di requisiti, una decisione
Apri Onboarding, scegli la parte in Apri un caso per e clicca su Apri caso. L'elenco dei requisiti nasce in base al tipo di parte. Per una persona arrivano Documento di identità, Prova di residenza, Codice fiscale, Screening PEP e Screening sanzioni come obbligatori, e Origine dei fondi come facoltativo. Per un'organizzazione arrivano Atto costitutivo, Dichiarazione dei titolari effettivi, Identificativo fiscale, Rappresentanti autorizzati e Screening sanzioni come obbligatori, e Bilanci come facoltativo. Tutto questo è solo un punto di partenza: aggiungi, rimuovi e cambi l'obbligatorietà di ogni voce.
- Seleziona il caso nell'elenco per aprire i requisiti.
- Segna ogni requisito con il suo stato reale: In sospeso, Soddisfatto, Esonerato o Respinto.
- Segui il conteggio in alto, nel formato quanti requisiti obbligatori sono stati soddisfatti sul totale. Quando il conto si chiude compare l'indicazione pronto per l'approvazione.
- Aggiusta il grado di rischio del caso e scrivi le osservazioni che l'analisi richiede.
- Clicca su Approva. Per negare, scrivi i motivi separati da virgola nel campo dei reason code e clicca su Rifiuta.
Gli stati del caso sono Bozza, Raccolta, Triage, Revisione, Approvato e Rifiutato. Una volta deciso, il caso si chiude e la schermata avvisa che la decisione resta conservata nella traccia. Non esiste una riapertura per cambiare quanto deciso: se la situazione è cambiata, apri un caso nuovo, che diventerà il più recente.
Screening: evidenza esterna, mai la decisione
Apri Screening. Il blocco Provider elenca i fornitori di verifica disponibili: Onfido, Jumio, Trulioo, LexisNexis Risk e World-Check. Ognuno compare come Pronto oppure In attesa di credenziale. A definire la credenziale è l'operatore del servizio, non l'utente del CRM.
Per eseguire una verifica scegli la Parte, scegli il controllo tra Identità, Documento, Biometria, Sanzioni, PEP, Notizie negative, Impresa (KYB) e Centrale rischi, e clicca su Esegui verifica. Il risultato entra nell'elenco con uno stato: Pulito, Riscontro, Da rivedere, Verificato, Non verificato, Non supportato, Non configurato oppure Errore, e con il numero di riscontri quando ce ne sono.
Domande frequenti
- Posso approvare un caso con un requisito obbligatorio in sospeso? No. Segnalo come Esonerato se la policy consente l'esonero, oppure soddisfa il requisito.
- L'UBO sparisce se cancello una relazione? Sì, perché viene calcolato al momento a partire dal grafo. Cancellato il tratto, il calcolo cambia.
- Perché il conto rispecchiato mostra Senza data? Perché è stato rispecchiato senza indicare la data del saldo. Rispecchialo di nuovo con la data e il contrassegno diventa Aggiornato.
- Ho eseguito lo screening e non è comparso nulla. Controlla che il provider sia Pronto. In attesa di credenziale restituisce Non configurato.
- Ho eliminato la parte per sbaglio, si può recuperare? L'eliminazione della parte è definitiva. Se la parte è sotto blocco legale il sistema rifiuta l'eliminazione, ed è proprio questa la protezione per i casi che contano.