顧客向け請求書: 発行、入金の記録、延滞の督促
承諾された見積もりから、または手動で顧客に請求書を発行し、入金を記録して、未回収額と延滞状況を追跡します。入金があるたびに請求書の残高とステータスが自動的に更新されます。
請求書は、自社が顧客に請求するために発行する書類です。承諾された見積もりから請求書を生成する(明細と金額をコピーする)か、ゼロから手動で作成します。その後、入金があるたびに記録すると、システムが残高とステータスを自動的に最新に保ちます。
請求書を作成する
- 「営業」メニューから「請求書」を開きます。
- 承諾済みの提案から始めるなら「見積もりから生成」、ゼロから作成するなら「手動請求書」をクリックします。
- 手動請求書では、エディター上で明細を作成します。製品を選択する(任意)か自由入力の説明を入力し、数量、単価、割引を設定します。小計、税額、合計はリアルタイムで表示されます。
- 確定した受注に請求するには「受注から作成」をクリックすることもできます。システムは受注の顧客と金額で請求書を生成し、受注を「請求済み」にします。
- 「作成」をクリックします。請求書は下書き状態で始まります。
手動請求書の税額は、見積もりと同様に、税ルール(製品カテゴリーと顧客の地域/州による最も具体的な税率)に基づいて明細ごとに計算されます。該当するルールがない場合は、ヘッダーに入力した税率が使用されます。合計は常に(割引適用後の)小計に税額を加えたもので、請求書の通貨で表示されます。
受注獲得から受注、請求書へ(財務への引き継ぎ)
商談を受注すると、ワンクリックで「受注」を生成できます(商談画面の「受注を生成」)。システムは取引先と金額を持つ確定済み受注を作成し、財務担当者が請求できる状態になります。冪等的に動作します(商談1件につき受注は1件)。
任意で、「設定」から財務への自動引き継ぎを有効にできます。商談が受注になると受注が自動生成され、管理者に請求可能な受注があることが通知されます。デフォルトではオフで、請求書の発行は引き続き財務側のアクションです(自動的に課金されることはありません)。イベントバスの有効化が必要です。
送付と入金
- 請求書を開き「送付」をクリックすると、送付済みとしてマークされ、任意で顧客にメール送信されます。
- 入金があったら「入金を記録」をクリックし、金額を入力します。
- 残高が減り、ステータスは自動的に「一部入金」または「支払済み」に変わります。入金額が未払い合計を超えることはありません。
オンライン決済(決済リンク)
「連携」でStripeを接続している場合、請求書をオンラインで請求できます。請求書を開いて「決済リンクを生成」をクリックすると、未払い残高に対する安全なリンクが請求書の通貨で作成されます。リンクをコピーするか、請求書をメール送信すると「今すぐ支払う」ボタンが含まれます。顧客が支払うと、請求書は自動的に消込まれ、手動で入金を記録することなくステータスが「一部入金」または「支払済み」に変わります。
延滞の督促(未回収金)
- 「未回収金」タブで残高が残っているものすべてを確認し、「延滞」タブで期日を過ぎたものを確認します。
- 延滞中の請求書で「督促を送信」をクリックすると顧客にメールが送られます。
期日の自動リマインダー
手動の督促に加えて、システムはスケジュールに沿って自動リマインダーを送信します。期日の3日前、期日当日、期日の7日後です。リマインダーが送られるのは、残高が残っている送付済み・一部入金・延滞の請求書のみで、各段階は1回だけ送信されます(請求書1件につき1日あたり最大1通)。各メッセージは顧客の言語で、請求書の通貨での金額とともに送信されます。
未回収金(エージング)
「未回収金」タブでは、未払い残高が延滞バケットごとに表示されます。期日未到来、0〜30日、31〜60日、61〜90日、90日超で、通貨ごとの合計と顧客ごとの内訳もあります。入金予定額と延滞済みの金額をすばやく把握できます。
請求書PDFをダウンロードする
請求書を開いて「PDFをダウンロード」をクリックすると、印刷してすぐに添付できる書類が生成されます。自社ブランド(「ポータル」で設定した名称とカラー)、顧客情報、明細テーブル、合計、残高がすべて請求書の通貨で表示されます。請求書をメール送信すると、この同じPDFが顧客の言語で自動的に添付されます。
UF → CLP換算(チリ)
UF(Unidad de Fomento)で請求している場合、CRMはチリペソ(CLP)換算額を自動的に表示できます。UF建ての請求書を発行または計算する際、チリ中央銀行が公表する公式の日次UF値が使用され、その値が請求書に固定されます。CLP換算額は発行時点で記録され、その後UFが変動しても変わりません。これは任意機能でデフォルトはオフです。管理者が「請求書」画面から直接有効化します(このボタンはUFで請求する組織にのみ表示されます)。