在籍登録と学務システムへの連携
署名済み契約を在籍登録に変え、家庭が提出する書類(健康・通学バス・給食・各種同意・緊急連絡先・保険)を有効期限と年次更新で管理し、生徒を学務システムへ連携します。照合キューがあらゆる不一致を可視化します。教育業種向け機能で、管理者が有効にするまでは既定でオフです。
教育画面に「在籍」ブロックが加わります。合格者がここで在籍生徒になり、家庭の書類が管理され、在籍情報が学務システムへ連携されます。
在籍情報の作られ方
在籍情報は署名済み契約から作成されます。必須署名者が全員署名すると、その学期の在籍情報が作られます。契約を経ていない場合は画面から直接作成することもできます。どちらの経路も冪等です。同じ人・同じ学期・同じ課程であれば、操作を何度繰り返しても在籍情報が二重に作られることはありません。
在籍情報は保留の状態で作られます。通学開始時に有効化し、辞退があれば退学を記録し、学期末に修了とします。終了した状態が元に戻ることはありません。
有効期限と更新のある書類
在籍ごとに、学校が求める書類が並びます。各書類の状態は読み込み時に有効期限から算出されるため、バッチ処理が動いていなくても一覧は常に正確です。有効・期限が近い・期限切れ・未作成・未提出・承認待ち・差し戻しのいずれかで表示されます。
- 健康:既往症・アレルギー・服薬
- 通学バス:経路、停留所、引き渡し可能な方
- 給食:食事制限
- 各種同意:写真利用、校外学習、お迎え
- 緊急連絡先
- 学校保険
更新は既定で1年ごとで、期間は設定できます。更新は何も消しません。新しい版を作り、前の版はその年度に家庭が申告した内容の記録として残ります。「対応が必要な書類」では、その学期で期限切れ・期限間近・未処理のものがまとめて確認できます。
学務システムへの連携
CRM は学務システムではありません。成績を付けず、公式の出欠も管理せず、証明書も発行しません。行うのは、そのデータを持つシステムへ在籍情報を引き渡すことです。ここには絶対の原則があります。学務システムが自分の学籍番号を返した時にのみ「作成済み」と表示します。試行、障害、コネクタ未整備は決して「作成済み」にはなりません。
- 在籍情報を連携キューに入れます。
- キューを CSV で書き出します。
- そのファイルを学務システムに取り込みます。
- 確認ファイルを取り込み直します。reference 列(書き出した在籍 ID)と external_id 列(学務システムの学籍番号)が必要です。
ご利用のシステム向け API コネクタが用意されれば、同じ流れがファイルなしで動きます。設定のやり直しは不要です。
照合キュー
CRM と学務システムの差異は、照合キューに項目ごとに、双方の値とともに表示され、担当者へ通知が届きます。差異が黙って消えることはありません。両者が一致するまでキューに残ります。定期処理が比較を繰り返し、取り決めた連携期限を過ぎても確認がない場合は知らせます。