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客户服务

全渠道收件箱:共享信箱、路由分配与按客户的沟通历史

把来自多个渠道的对话(在线聊天、邮件、短信/WhatsApp 和工单)汇总到一个共享收件箱里,按队列(销售/客服)分配和路由,并为每个客户提供一条全渠道时间线。

全渠道收件箱是一个共享信箱,它把原本分散在各个渠道的对话集中到一处:官网的在线聊天、记录在联系人下的邮件、短信和 WhatsApp 消息(Twilio),以及帮助台的工单。你依然像以前那样在各自的渠道里回复;收件箱统一的只是查看、分诊和分配这三件事。

收件箱里的每一行都是一条“会话”,也就是指向原渠道那段对话的指针。内容不会被复制一份:打开会话时,CRM 直接从渠道拉取历史记录(聊天消息、联系人的邮件、短信和 WhatsApp 消息,或者工单内容)。

队列:销售与客服

每条会话都属于某个队列。默认的路由规则会把邮件放进销售队列,把在线聊天、短信、WhatsApp 和工单放进客服队列。用顶部的筛选器可以只看某个队列、某个状态(未结、等待中、已结束)、某个渠道,或者只看指派给你的、以及尚未指派的会话。

指派与路由

  1. 从左侧菜单打开收件箱,在列表里选中一段对话。
  2. 在右侧面板的“负责人”选择器里选择处理人,把会话指派给某位客服(或者保持“未指派”,留在队列的公共池里)。
  3. 随着对话推进修改状态(未结 / 等待中 / 已结束)。
  4. 点击“自动路由”,CRM 会按渠道套用队列规则;如果还没有负责人,就按公平轮流分配(未结会话最少的人接下一条)。
💡 轮流分配会挑选负载最轻的成员(未结会话最少的人),让工作量的分布可预期。规则是确定的:数量相同时,取列表里靠前的那位。

回复(以及添加附件)

回复会从原渠道发出:在邮件或短信/WhatsApp 会话里,在编辑框中写好内容,点击“发送回复”(或按 Cmd/Ctrl+Enter)。消息会从该渠道发出,并记录在这段对话的历史里。在邮件里,用“添加附件”把文件一起发出去,它们会随邮件送达(单个文件有合理的大小上限)。不支持从收件箱直接发送的渠道(在线聊天、工单、社交),会以只读方式展示历史供你查看和分诊,“打开联系人”的链接则会跳到对应记录。

智能收件箱的筛选器

除了队列、状态、渠道和负责人之外,你还可以按回复情况筛选(已回复 = 最后一条是团队发的;待回复 = 对话正在等你回话),按未读筛选(只看新到达且还没打开的),以及按已归档筛选(显示你从收件箱里收起来的对话)。在列表里,蓝点加粗体名字表示未读。

优先级与标签

每段对话都有一个分诊优先级(低、普通、高、紧急),你可以在对话顶部设置,并据此筛选出最烫手的内容。除此之外,你还可以贴上自由标签(#vip、#流失风险、#补开发票……)来整理和分流:点击 × 删除一个标签,或者输入新标签后按回车。按标签筛选时只显示带该标签的对话。

置顶、归档与标为未读

  • 置顶:把对话固定在收件箱最上方(适合你正在紧盯的事)。取消置顶即可恢复原状。
  • 归档:把对话从日常收件箱里收走。它会从默认列表中消失,只有用“已归档”筛选才能看到;取消归档就能拿回来。
  • 标为未读:把对话恢复成待阅读状态,方便你稍后再处理。打开对话会自动标为已读。

内部备注

对话里有一个内部备注区块,只有你的团队看得到(绝不会发给客户)。可以用它记录背景、约定下一步,或者把接力棒交给同事。备注附在对话上,由撰写者本人删除。

这段对话来自哪个营销活动

当联系人正处在某个进行中的活动节奏或营销活动里时,对话顶部会显示它来自哪个营销活动,并附上报名状态(进行中、已暂停、已回复)以及一个直接打开该活动的链接。这样你一上手就知道这次触达的来龙去脉。

按客户的全渠道历史

在联系人(或线索)的记录里,“全渠道历史”版块会把这位客户在所有渠道上的全部互动(在线聊天、短信/WhatsApp、邮件和工单)合成一条时间线,从最新排到最早,每一条都标出渠道和方向。

隐私与隔离

收件箱遵守组织隔离(不会出现别家公司的任何对话),也遵守你的可见范围:如果你的角色只能看到本团队的记录,那么你看到的就是指派给你团队的会话,以及公共池里还没有主人的会话,看不到其他团队的。

怎么试一下

  1. 在某个渠道上制造一次互动(例如给某个联系人发一条短信,或者在官网聊天里接一段对话)。
  2. 打开收件箱,这条会话会出现在对应的队列里,显示联系人姓名和渠道。
  3. 把它指派给自己,改一下状态,然后点击“自动路由”看看分配效果。
  4. 打开这个联系人,在“全渠道历史”版块里核对同一条互动是否已经出现在时间线上。

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