Konfiguration

Genehmigungen: Richtlinien und Board

Legen Sie nach Typ und Bedingungen fest, wer was genehmigt, und verfolgen Sie die Anfragen in einem Board mit Kette und Historie.

Genehmigungen ermöglichen es, das Einverständnis einer oder mehrerer Personen zu verlangen, bevor etwas weiterläuft, zum Beispiel bei einem Rabatt oberhalb einer Grenze.

Richtlinien (Einstellungen → Genehmigungen)

Die Regel, wer was genehmigt, lebt in den DATEN und nicht im Code: Jede Richtlinie hat einen Typ (Rabatt, Angebot, Vertrag, Ausgabe…), eine optionale Bedingung als Spanne (z. B. Rabatt zwischen 20 % und 100 %) und eine geordnete KETTE von Genehmigenden (nach Nutzer oder nach Rolle).

Mehrere Ebenen: Ebene 1 genehmigt, es geht weiter zu Ebene 2, und so fort bis zur letzten.
Die höhere Spanne gewinnt: Bei einer Richtlinie von 0 bis 20 % (Teamleitung) und einer weiteren ab 20 % (Bereichsleitung) fällt ein Rabatt von 30 % unter die der Bereichsleitung.
Eine Richtlinie zu bearbeiten erzeugt eine NEUE Version. Alte Genehmigungen bleiben nach der damals geltenden Version gültig.

Board Genehmigungen

Im Seitenmenü listet Genehmigungen die Anfragen nach Status auf (ausstehend, genehmigt, abgelehnt). Wenn Sie eine öffnen, sehen Sie den Kontext, die Kette mit hervorgehobener aktueller Ebene, die Entscheidungshistorie und, sofern Sie die genehmigende Person der aktuellen Ebene sind, die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen mit einem Feld für Anmerkungen.

💡 Verbinden Sie eine Genehmigung mit einer Automatisierung: Die Aktion "Genehmigung anfordern" wertet die geltende Richtlinie aus und eröffnet die Anfrage für die erste genehmigende Person.

Erweiterte Genehmigungen (Engine v2)

Für reichere Regeln aktivieren Sie die Erweiterten Genehmigungen unter Einstellungen → Genehmigungen. Es ist ein Schalter je Unternehmen, der AUSGESCHALTET startet: Bis Sie ihn einschalten, ändert sich nichts, und das Bestehende funktioniert weiter.

Nach Objekt und Ereignis: Wählen Sie das Objekt (z. B. Opportunity) und den Auswertungszeitpunkt (beim Erstellen oder beim Aktualisieren).
Zusammengesetzte Regeln: Kombinieren Sie mehrere Bedingungen über die Felder des Datensatzes (z. B. Rabatt ≥ 20 % UND Marge < 15 %), mit "alle" (UND) oder "beliebige" (ODER).
Kette nach Ebenen: Jede Ebene kann eine beliebige, alle oder die Mehrheit der Genehmigenden verlangen; nutzen Sie Personen, Rollen, die vorgesetzte Person der anfragenden Person, die Teamleitung oder die Eigentümerin des Datensatzes.
SLA und Eskalation: Legen Sie eine Frist in Arbeitsstunden fest; läuft sie ab, wird die Anfrage eskaliert (die Administrierenden werden benachrichtigt) oder automatisch abgelehnt, je nach Richtlinie.
Manipulationssichere Spur: Jede Entscheidung wird in einer über Hashes verketteten Historie festgehalten; die Selbstgenehmigung ist standardmäßig gesperrt.
Versionierung: Bearbeiten erzeugt eine neue Version; alte Anfragen behalten die damals geltende Version.

💡 Kosten und Marge, die in den Regeln verwendet werden, erscheinen niemals für die Endkundschaft; sie bleiben auf Berechtigte beschränkt.

💡 Um "die vorgesetzte Person der anfragenden Person" als genehmigende Instanz zu nutzen, hinterlegen Sie die vorgesetzte Person jeder Person unter Einstellungen → Nutzer (Spalte Vorgesetzte Person).

💡 Urlaubsvertretung: Unter Einstellungen → Genehmigungen kann jede genehmigende Person ihre Genehmigungen für einen Zeitraum an eine Kollegin delegieren. Solange die Vertretung aktiv ist, nutzt die Kette die vertretende Person anstelle der delegierenden (und die Zählung der Genehmigungen bleibt korrekt).

💡 Analytics zu Genehmigungen: Unter Einstellungen → Genehmigungen zeigt ein Dashboard die durchschnittliche Zeit bis zur Entscheidung, die Genehmigungsquote, wie viele das SLA verletzt haben und das Volumen je genehmigender Person (um den Engpass zu finden).

💡 Vollständig konfigurierbare Sperre: Jede Richtlinie wählt, WAS blockiert wird, solange die Genehmigung aussteht (die Opportunity gewinnen, die Phase vorrücken, das Angebot senden, den Auftrag erzeugen, zur Unterschrift senden). Beim Einschalten der Engine blockiert nichts, Sie markieren nur die Wirkungen, die Sie wollen.

💡 Simulator: Testen Sie eine Richtlinie gegen ein hypothetisches Szenario (z. B. Rabatt 30 %) und sehen Sie, welche Richtlinie gewinnt, was sie blockiert und welche Genehmigungskette sich daraus ergibt, ohne dass etwas angelegt wird.

💡 Fertige Vorlagen: Installieren Sie vorkonfigurierte Richtlinien (Rabatt über der Grenze, Geschäft mit hohem Wert, Marge unter der Untergrenze, Angebotsprüfung) mit einem Klick und passen Sie sie danach an.

💡 Sammelentscheidung: Wählen Sie im Board Genehmigungen mehrere Anfragen aus und genehmigen oder lehnen Sie alle auf einmal ab.

💡 Webhooks: Abonnieren Sie die Ereignisse approval.requested, approval.approved und approval.rejected unter Einstellungen → Webhooks, um die Genehmigungen an externe Systeme anzubinden.

💡 KI im Bereich der genehmigenden Person: Bei der Entscheidung fasst die Schaltfläche "Mit KI analysieren" den Kontext zusammen, benennt die Risiken und gibt eine Empfehlung, entscheidet aber niemals für Sie.

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Genehmigungen: Richtlinien und Board

Richtlinien (Einstellungen → Genehmigungen)

Board Genehmigungen

Erweiterte Genehmigungen (Engine v2)

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