Konfiguration

Automatisierungen (No-Code)

Erstellen Sie Regeln nach dem Muster "wenn X, falls Bedingungen, dann Aktionen", ganz ohne Programmierung.

Automatisierungen führen Aktionen von selbst aus, sobald in einem Datensatz etwas passiert. Sie legen sie unter Einstellungen → Automatisierungen an, ohne Code.

Wie eine Automatisierung aufgebaut ist

Objekt: auf welchen Datensatztyp die Regel angewendet wird (z. B. Lead).
Wann (Auslöser): "der Datensatz wird erstellt", "der Datensatz wird aktualisiert", "nach Zeitplan (Rhythmus)", was die Datensätze des Objekts alle N Tage erneut verarbeitet, "der Datensatz tritt in ein Segment ein" (Sie wählen das beobachtete Segment; die Regel löst aus, sobald ein Datensatz dessen Kriterien erfüllt) oder "N Tage nach einem Datumsfeld" (die Regel löst aus, sobald das Datum eines gewählten Feldes plus die festgelegten Tage verstrichen ist).
Falls (Bedingungen): Feldvergleiche (gleich, enthält, größer als, ist leer, hat sich geändert…). Alle müssen zutreffen; ohne Bedingungen läuft die Regel immer.
Dann (Aktionen): was getan werden soll. Feldwert setzen; verknüpfte Aufgabe erstellen (mit Fälligkeit); Eigentümer oder Administratoren benachrichtigen (Glocke); Phase der Opportunity vorrücken; E-Mail senden (an den Eigentümer, an die Administratoren oder an die E-Mail-Adresse des Datensatzes selbst); WhatsApp oder SMS senden (über Ihr Twilio-Konto, an die Telefonnummer des Datensatzes oder des Zuständigen); Verantwortlichen zuweisen (Rotation unter aktiven Nutzern oder ein bestimmter Nutzer); Webhook aufrufen (POST mit JSON zur Anbindung externer Systeme); Datensatz eines anderen Objekts erstellen, zum Beispiel eine OPPORTUNITY anlegen, sobald ein Lead eingeht, bereits mit dem Kontakt verknüpft und mit gesetzten Feldern wie Phase, Betrag und Zuständigem (mit der Option, keine Duplikate zu erzeugen, wenn die Automatisierung erneut auslöst); N Tage warten (verzögert die folgenden Aktionen); Feld mit KI befüllen.

Mit dem heutigen Tag des Monats vergleichen ({{day_of_month}})

In den Bedingungen lässt sich ein NUMERISCHES Feld mit dem heutigen Tag des Monats vergleichen, indem Sie im Wert das Token {{day_of_month}} statt einer festen Zahl verwenden. Bei der Ausführung der Automatisierung wird {{day_of_month}} zum aktuellen Tag (1 bis 31). Kombinieren Sie das mit "nach Zeitplan (Rhythmus)" alle 1 Tag, damit es täglich läuft. Für numerische Felder gibt es außerdem die Operatoren "größer oder gleich" und "kleiner oder gleich".

Example: Im Vertrag → Wann "nach Zeitplan" (alle 1 Tag) → Falls das Feld "Abrechnungstag" gleich {{day_of_month}} ist → Dann die Aufgabe erstellen bzw. die Rechnungsstellung anstoßen. Jeder Vertrag löst an dem für ihn eingestellten Tag aus, ohne dass pro Vertrag ein fester Wert nötig wäre.

💡 Geben Sie {{day_of_month}} in das Wertefeld einer numerischen Bedingung ein (das Feld akzeptiert sowohl eine feste Zahl als auch das Token). Am sinnvollsten ist das bei geplanten Automatisierungen, die die Datensätze täglich neu bewerten.

Auslöser "N Tage nach einem Datumsfeld"

Dieser Auslöser startet die Automatisierung auf Basis des Datums in einem Feld des Datensatzes selbst. Sie wählen ein Datumsfeld (oder Datum und Uhrzeit) des Objekts, legen fest, wie viele Tage hinzugerechnet werden, und markieren optional "Nur Werktage" (dann fällt die Frist immer auf einen Werktag, Wochenenden und Feiertage werden übersprungen). Sobald das Datum des Feldes plus die festgelegten Tage verstrichen ist, läuft die Regel einmal für diesen Datensatz. Das wird regelmäßig geprüft, es muss also nichts geöffnet bleiben. Jeder Datensatz löst pro Automatisierung höchstens einmal aus, auch wenn die Prüfung mehrfach läuft, was verhindert, dass dieselbe Journey zweimal verschickt wird.

Example: Im Abonnement → Wann "N Tage nach einem Datumsfeld" (Feld "Beginn des Abonnements", 3 Tage) → Dann eine Willkommens-E-Mail an den Datensatz senden. Drei Tage nach dem Start jedes Abonnements erhält die Kundin oder der Kunde die E-Mail, ohne dass jemand daran denken muss.

💡 Die Option steht nur zur Verfügung, wenn das Objekt mindestens ein Feld vom Typ Datum oder Datum und Uhrzeit besitzt. Wenn Sie die Option nicht sehen, legen Sie zuerst ein Datumsfeld im Objekt an.

Feld mit KI befüllen

Die Aktion "Feld mit KI befüllen" ruft die KI auf (Ihren eigenen BYO-KI-Schlüssel oder den des Systems), übergibt die von Ihnen formulierte Anweisung und schreibt die Antwort in ein Feld des Datensatzes, um automatisch zu klassifizieren, zusammenzufassen oder zu texten. Verwenden Sie {{campo}} in der Anweisung, um Daten des Datensatzes einzusetzen (z. B. "Klassifiziere das Segment dieses Unternehmens anhand von {{name}} und {{industry}}"). Sie läuft direkt nach dem Auslöser und blockiert das Speichern nicht; ist keine KI eingerichtet, tut die Aktion schlicht nichts.

WhatsApp und SMS senden

Die Aktionen "WhatsApp senden" und "SMS senden" verschicken eine Nachricht über Ihr Twilio-Konto (Einstellungen → Integrationen → Nachrichten). Wählen Sie das Ziel (Telefonnummer des Datensatzes, dafür wird das Feld phone oder mobile genutzt) und schreiben Sie den Text, mit {{campo}} für Daten aus dem Datensatz. Das funktioniert auch innerhalb eines "N Tage warten". Best Effort: Ohne eingerichtetes Twilio-Konto oder ohne gültige Telefonnummer wird die Nachricht einfach übersprungen, ohne die Automatisierung abzubrechen.

Modus Visueller Ablauf (neu)

Oben auf der Seite Automatisierungen gibt es einen Umschalter "Klassische Automatisierung | Visueller Ablauf (neu)". Der klassische Modus ist der Regeleditor nach dem Muster "wenn/falls/dann" auf dieser Seite (er bleibt vollständig erhalten). Der Modus Visueller Ablauf nutzt den FlowBuilder, um die Automatisierung als Baumdiagramm zu zeichnen, mit Schritten, Wartezeiten, Bedingungen und Ja/Nein-Verzweigungen sowie allen Kanälen (E-Mail, WhatsApp, SMS, Aktivitäten). Vorerst werden visuelle Abläufe manuell oder über ein Segment gestartet; ereignisbasierte Auslöser (beim Erstellen oder Aktualisieren eines Datensatzes) bleiben im klassischen Modus. Beide Formen bestehen nebeneinander, und es wird nichts migriert.

Praktisches Beispiel

Example: Im Lead → Wann der Datensatz erstellt wird → Falls Quelle = "Formular auf der Website" → Dann Status = MQL setzen und die Aufgabe "Innerhalb von 24 Stunden anrufen" erstellen (fällig in 1 Tag).

Aktivieren, bearbeiten und nachverfolgen

Jede Automatisierung hat einen Schalter Aktiv/Inaktiv. Unter der Liste zeigt "Letzte Ausführungen" jede Auslösung (Erfolg oder Fehler), damit Sie nachvollziehen können, was gelaufen ist.

💡 Aktionen, die Felder setzen, lösen KEINE neuen Automatisierungen aus, was Endlosschleifen verhindert. Und wenn eine Automatisierung fehlschlägt, wird sie in den Ausführungen protokolliert, ohne das Speichern des Datensatzes zu beeinträchtigen.

Phasen-Gates (Opportunities)

Gates sind Qualitätssperren in der Pipeline: Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Opportunity eine Phase VERLASSEN und vorrücken darf. Solange das Gate nicht erfüllt ist, wird das Ziehen der Karte im Board (oder der Phasenwechsel im Formular) blockiert, mit einer Meldung, die erklärt, was fehlt.

Aktivieren oder deaktivieren Sie das gesamte Konzept mit einem Schalter: ausgeschaltet ist der Ablauf wieder frei.
AUSGANGS-Bedingungen je Phase: Feld ausgefüllt bzw. mit bestimmtem Wert (gleich, ungleich, enthält, größer, kleiner) und/oder eine ABGESCHLOSSENE Aktivität, die mit der Opportunity verknüpft ist (nach Typ und/oder Textausschnitt im Betreff, z. B. "Angebot").
EINGANGS-Aktivitäten je Phase: Beim Erreichen der Phase erstellt das System automatisch die Aufgaben des Playbooks (z. B. "Angebot senden", fällig in 3 Tagen) für den Zuständigen. Sie abzuschließen kann genau das sein, was das Gate der Phase zum Vorrücken verlangt.
Rollen mit Bypass: Die markierten Rollen (z. B. Sales Manager) können auch ohne erfülltes Gate verschieben, und jeder Bypass wird im Prüfprotokoll festgehalten.
Eine Phase zurückgehen und als Verloren markieren sind immer erlaubt: Gates blockieren nur das VORRÜCKEN.
Die Aktion "Phase vorrücken" der Automatisierungen respektiert die Gates EBENFALLS: Ist das Gate der aktuellen Phase offen, wird das Vorrücken AUFGESCHOBEN (und in den letzten Ausführungen protokolliert) und läuft automatisch, sobald die Anforderungen erfüllt sind, sei es durch das Ausfüllen des fehlenden Feldes oder den Abschluss der verlangten Aktivität. Der Rollen-Bypass gilt nur für manuelle Bewegungen.

Example: Gate in der Phase "Kommerzielles Angebot": abgeschlossene Aktivität mit dem Betreff "Angebot" verlangen, dazu das ausgefüllte Feld "Entscheidungsbefugnis". Beim Eintritt in die Phase erstellt das System die Aufgabe "Angebot senden" (3 Tage). Die Vertriebsmitarbeiterin kann erst dann nach "Verhandlung" ziehen, wenn die Aufgabe abgeschlossen und das Feld ausgefüllt ist; alternativ kann ein Sales Manager trotzdem manuell verschieben (mit protokolliertem Bypass). Versucht eine Automatisierung, vorher vorzurücken, wird das Vorrücken aufgeschoben und geschieht von selbst in dem Moment, in dem die Aufgabe abgeschlossen wird.

💡 Kombinieren Sie Gates mit "Pflichtfelder je Phase" (Einstellungen → Pipelines): Pflichtfelder sichern die Daten beim EINTRITT in die Phase, Gates sichern die Kriterien beim AUSTRITT.

💡 Simulieren (Dry Run): In jeder Automatisierung gibt es die Schaltfläche "Simulieren". Wählen Sie einen echten Datensatz und sehen Sie, was die Automatisierung TUN WÜRDE (jede Aktion mit bereits eingesetzten Feldern und die Aktionen, die wegen einer Bedingung übersprungen würden), ohne dass etwas ausgeführt, versendet oder gespeichert wird.

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