Geplante Berichte per E-Mail
Erhalten Sie automatisch, in der von Ihnen gewählten Häufigkeit, eine CRM-Zusammenfassung oder das Ergebnis eines gespeicherten Berichts direkt in das Postfach der Personen, die es sehen müssen. Der gespeicherte Bericht kommt mit der Tabelle im Nachrichtentext und mit angehängten Dateien zum Öffnen in der Tabellenkalkulation.
Ein Bericht, der nur im System existiert, hängt davon ab, dass sich jemand ans Öffnen erinnert. Geplante Berichte drehen das um: Die Zahl kommt zu den Menschen. Sie wählen, was gesendet wird, wie oft und an wen, und das System erledigt den Rest.
So legen Sie einen Zeitplan an
- Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zur Gruppe Daten und Berichte.
- Klicken Sie auf Geplante Berichte.
- Schreiben Sie unter Name etwas, das im Betreff der E-Mail wiedererkennbar ist, zum Beispiel Wöchentliche Verkaufszusammenfassung.
- Wählen Sie die Häufigkeit: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
- Geben Sie unter Empfänger die E-Mail-Adressen durch Komma getrennt an.
- Belassen Sie unter Bericht die Einstellung CRM-Zusammenfassung (Standard) oder wählen Sie einen gespeicherten Bericht.
- Klicken Sie auf Zeitplan erstellen.
Die zwei möglichen Inhalte
- CRM-Zusammenfassung: ein kurzer Überblick mit der Zahl der offenen Opportunities, dem gesamten offenen Wert und der Zahl der Aufgaben, die heute fällig oder bereits überfällig sind, dazu ein Link, um das Dashboard zu öffnen. Der offene Wert wird je Währung summiert und in die Währung der Organisation umgerechnet, sodass bei mehreren Währungen keine vermischte Zahl entsteht.
- Gespeicherter Bericht: das tatsächliche Ergebnis des Berichts, als Tabelle im Nachrichtentext dargestellt, mit Summenzeile und begleitet von zwei Anhängen mit denselben Daten, einer als CSV und einer als Tabellenkalkulation, für alle, die die Auswertung fortsetzen möchten.
Wann die erste E-Mail eintrifft
Der erste Versand erfolgt nach Ablauf eines vollständigen Zyklus, nicht im Moment des Speicherns. Ein heute angelegter wöchentlicher Zeitplan löst in sieben Tagen aus, ein monatlicher im Folgemonat. Nach jedem Versand plant das System den nächsten automatisch neu.
Pausieren, fortsetzen und löschen
Jeder Zeitplan in der Liste hat ein Kontrollkästchen, das zwischen Aktiv und Pausiert umschaltet. Bei Pausiert wird nichts gesendet, und es staut sich auch kein Versand für später an. Die Schaltfläche Löschen entfernt den Zeitplan endgültig. Die Fußzeile der E-Mail selbst erinnert die empfangende Person daran, wo sich der Versand abstellen lässt.
Wer das darf
Zeitpläne anzulegen erfordert keine Administratorrolle: Schreibrecht im CRM genügt. Dafür gehört jeder Zeitplan der Person, die ihn angelegt hat. Die Liste zeigt nur Ihre eigenen, und Pausieren oder Löschen gilt ebenfalls nur für Ihre eigenen. Hat eine Kollegin das Unternehmen verlassen und ein Versand kommt weiterhin an, muss die Person, die den Zugang verwaltet, ihr Benutzerkonto behandeln.
Häufige Fragen
- Wie viele Empfänger kann ich eintragen? Bis zu zwanzig Adressen je Zeitplan.
- Der von mir gewählte gespeicherte Bericht wurde gelöscht: Der Versand läuft weiter, aber mit der CRM-Zusammenfassung anstelle des Berichts, statt still zu scheitern.
- In welcher Sprache kommt die E-Mail an? Die Beschriftungen der Tabelle folgen der Sprache der Person, die den Zeitplan angelegt hat.
- Die Beträge stehen ohne Währungssymbol da: Im gespeicherten Bericht kann der aggregierte Wert eine Anzahl oder eine Menge sein, deshalb steht die Zahl mit Absicht ohne Währung. Der offene Wert der Zusammenfassung dagegen wird als Geldbetrag formatiert.
- Ich habe die E-Mail nicht erhalten: Prüfen Sie, ob der Zeitplan Aktiv ist, ob die Adresse stimmt, und sehen Sie im Spam-Ordner nach. Ein fehlgeschlagener Versand unterbricht die übrigen Zeitpläne nicht und storniert den nächsten Zyklus nicht.