Dokumentenbibliothek
Administrationsansicht mit allen Dateien, die an Datensätze des CRM angehängt sind, an einem Ort, mit Namenssuche und Filter nach Objekt. Damit finden Sie einen Vertrag oder ein Angebot, wenn niemand mehr weiß, an welchem Datensatz die Datei hängt.
Dateien im CRM hängen fest an dem Datensatz, an dem sie angehängt wurden. Für die tägliche Ordnung ist das gut, für die Suche nach einem Dokument, dessen Ort Sie nicht kennen, ist es schlecht. Die Dokumentenbibliothek dreht die Blickrichtung um: Statt vom Datensatz zur Datei zu gehen, gehen Sie von der Datei aus.
So nutzen Sie die Bibliothek
- Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zur Gruppe Daten und Berichte.
- Klicken Sie auf Dokumentenbibliothek.
- Geben Sie einen Teil des Dateinamens in das Feld Nach Dateiname suchen ein. Die Suche berücksichtigt jeden Abschnitt des Namens.
- Falls gewünscht, schränken Sie über die Objektauswahl ein, die auf Alle Objekte steht.
- Klicken Sie auf den Dateinamen, um sie zu öffnen, auf Herunterladen, um sie zu speichern, oder auf Datensatz öffnen, um zum Ursprungsdatensatz zu gelangen.
Jede Zeile zeigt den Dateinamen, das Objekt, zu dem der Datensatz gehört, die formatierte Größe und das Datum, an dem die Datei angehängt wurde. Sortiert wird vom Neuesten zum Ältesten, und der Bildschirm zeigt die neuesten Anhänge der Organisation.
Was die Liste zeigt und was sie auslässt
- Sie zeigt die Dateien, die direkt an Datensätze Ihrer Objekte angehängt wurden.
- Sie lässt Anhänge aus Kommentaren und Anhänge aus Nachrichten von Unterhaltungen aus, damit die Liste kein Lager für Bilder wird, die in Diskussionen eingefügt wurden.
- Sie zeigt die neuesten Elemente je Abfrage. Um etwas Älteres zu finden, nutzen Sie die Namenssuche oder den Objektfilter, statt die Liste zu durchblättern.
Wer das darf
Der Bildschirm ist für die Administration gedacht: Er setzt die Berechtigung zur Verwaltung der Einstellungen voraus, und diese Prüfung findet auf dem Server statt, nicht nur durch Ausblenden des Menüeintrags. Der Grund ist einfach: Die Liste greift auf alle Datensätze der Organisation zu, auch auf jene, die eine Vertriebskraft auf dem Objektbildschirm nicht sehen würde.
Häufige Fragen
- Der Link zur Datei funktioniert nicht mehr: Die Download-Adressen sind zeitlich befristet und eine Stunde gültig. Laden Sie den Bildschirm neu, dann werden neue Links erzeugt.
- Kann ich eine Datei von hier aus löschen? Nein. Gelöscht wird an dem Datensatz, an dem die Datei hängt, damit die Aktion im richtigen Zusammenhang bleibt.
- Kann ich von hier aus eine Datei hochladen? Nein. Dieser Bildschirm dient der Einsicht; das Hochladen geschieht am Datensatz.
- Die Suche hat das Dokument nicht gefunden: Sie sucht im Dateinamen, nicht im Inhalt und nicht im Namen des Datensatzes. Versuchen Sie einen kürzeren Namensausschnitt oder filtern Sie nach Objekt.
- Bei einer Datei steht ein Strich als Größe: Die Größe wurde beim Hochladen nicht übermittelt; die Datei lässt sich trotzdem normal öffnen.