Täglicher Einsatz

Berichte mit dem Team teilen

Ein gespeicherter Bericht entsteht persönlich: Nur Sie sehen ihn. Sie können ihn für die gesamte Organisation veröffentlichen oder bestimmten Teams und Personen Zugriff gewähren. Das löst das Problem, dass jede Person auf ihre Weise auswertet: Die Zahl, über die das Team spricht, kommt dann aus demselben Bericht, mit denselben Filtern.

Eine Diskussion über eine Zahl ist fast immer eine Diskussion über einen Filter. Wenn jede Person ihre eigene Auswertung baut, liefern zwei Berichte mit demselben Namen unterschiedliche Summen, und die Besprechung wird zur Prüfung. Den gespeicherten Bericht zu teilen löst das: Die Filter reisen mit, und alle öffnen genau dieselbe Abfrage.

Einen Bericht speichern

Öffnen Sie im Menü Berichte.
Bauen Sie die Auswertung auf: Wählen Sie Objekt, Gruppierung, Kennzahl und die gewünschten Filter.
Schreiben Sie in das Namensfeld, wie der Bericht heißen soll.
Klicken Sie auf Speichern. Er erscheint direkt darunter im Abschnitt Gespeicherte Berichte.

💡 Die Filter gelten für die Ausführung und den Export in diesem Moment und werden beim Speichern zusammen mit dem Bericht aufbewahrt. Wer ihn später öffnet, sieht dieselben Filter.

Für die Organisation veröffentlichen

Neben dem Namensfeld steht das Kästchen Mit dem Team teilen. Aktivieren Sie es vor dem Klick auf Speichern, und der Bericht gehört der Organisation: Alle sehen ihn in der Liste, gekennzeichnet mit dem Siegel 👥 Team. Ohne diese Markierung bleibt er persönlich und erscheint mit dem Vermerk Persönlich.

Dieses Kästchen erscheint nur für Personen, die die Einstellungen verwalten. Sehen Sie es nicht, wird Ihr Bericht persönlich, und der Weg, ihn zu teilen, ist die nachfolgend beschriebene Freigabe an Teams oder Personen.

Mit Teams oder Personen teilen

Suchen Sie den Bericht unter Gespeicherte Berichte und klicken Sie auf Teilen.
Wählen Sie im Fenster Bericht teilen ein Team aus der Liste und klicken Sie auf Team hinzufügen, oder wählen Sie eine Person und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Um jemandem den Zugriff zu entziehen, klicken Sie auf das ✕ neben dem Namen.
Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche Schließen, über das ✕ in der Ecke oder mit der Taste Esc.

Wer die Freigabe erhält, kann den Bericht sehen und ausführen, ihn aber weder bearbeiten noch löschen. Die hier genutzten Teams sind dieselben wie unter Einstellungen, es genügt also, jemanden ins Team aufzunehmen, damit der Zugriff greift.

Example: Die Vertriebsleiterin der Cedro Distribution hat den Bericht Gewonnene Opportunities je Vertriebsperson im Quartal gebaut, mit dem Filter Phase Gewonnen und dem Zeitraum des laufenden Quartals, und ihn als Gewinne des Quartals gespeichert. Sie hat ihn mit dem Team Vertrieb Süd und mit der Finanzleitung geteilt. Die acht Vertriebspersonen des Teams öffnen in der Montagsbesprechung nun denselben Bericht; die Finanzleitung verfolgt ihn, ohne einen Export per E-Mail anzufordern.

Wer was darf

Einen persönlichen Bericht erstellen und speichern: jede Person mit Zugriff auf Berichte.
Mit dem Team teilen aktivieren: nur wer die Einstellungen verwaltet. Versucht es jemand anderes, wird der Bericht als persönlich gespeichert.
Mit Teams und Personen teilen sowie löschen: die Eigentümerin oder die Verfasserin des Berichts. Bei Berichten der Organisation: wer administriert.
Die Schaltflächen Teilen und Löschen erscheinen nur bei Berichten, die Ihnen gehören.
Der Bericht beachtet den Zugriff der Person, die ihn öffnet: Jede Person sieht die Daten, die ihre eigene Rolle ohnehin sehen dürfte.

Häufige Fragen

Ich habe geteilt, und die Person sieht nichts im Bericht. Die Freigabe gibt Zugriff auf den Bericht, nicht auf die Datensätze. Darf ihre Rolle dieses Objekt nicht lesen, kommt das Ergebnis leer zurück.
Ich habe einen Bericht der Organisation gelöscht, und nun? Er ist für alle verschwunden. Es gibt keinen Papierkorb für Berichte, bauen Sie die Auswertung also neu auf und speichern Sie sie erneut.
Kann ich nur das Ergebnis teilen, ohne Zugriff zu geben? Ja: Nutzen Sie die Exportschaltflächen auf der Seite Berichte und versenden Sie die Datei.

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