Täglicher Einsatz

Prozessdokumentation · die Verfahren des Unternehmens

Prozesse ist das Standardobjekt, in dem das Unternehmen die eigenen Verfahren aufschreibt: Kassenabschluss, Retoure, Einstellung, Monatswechsel. Jedes Dokument hat Bereich, verantwortliche Person, Version und Status, sodass erkennbar ist, was gilt und was überholt ist. Es ist das operative Gedächtnis, das sonst in verstreuten Dateien wohnt.

Fast jedes Unternehmen hat irgendwo ein Prozessdokument: eine Textdatei in irgendjemandes Cloud, einen Notizblock, den Kopf der dienstältesten Person. Das Problem ist nie das Schreiben, sondern zu wissen, welche Fassung heute gilt und wer dafür geradesteht. Das Objekt Prozesse holt diese Dokumente ins CRM, mit ausdrücklicher Version und ausdrücklichem Status, direkt neben den Daten, die sie regeln.

Wo es liegt

Öffnen Sie im Menü, in der Gruppe Analysen & Governance, den Eintrag Prozesse. Die Liste zeigt die Spalten Prozess, Bereich, Version und Status. Es gibt auch eine Board-Ansicht, gruppiert nach Status.

Die Felder des Dokuments

Prozess: der Name des Verfahrens. Pflichtfeld und Titel des Datensatzes.
Bereich: Vertrieb, Marketing, Customer Success, Finanzen, Personal, Betrieb oder IT. Entsteht als Betrieb.
Zusammenfassung: wozu es dient und wann es gilt.
Schritte: die Schritt-für-Schritt-Anleitung selbst.
Verantwortlich: wer das Dokument pflegt. Es ist ein Textfeld.
Version: beginnt bei 1.0 und wird bei jeder wesentlichen Überarbeitung von Hand hochgesetzt.
Status: Entwurf, Gültig, In Überarbeitung oder Überholt. Pflichtfeld und entsteht als Entwurf.

Schreiben und pflegen

Klicken Sie in Prozesse auf Neu.
Füllen Sie Prozess aus, wählen Sie den Bereich und schreiben Sie Zusammenfassung und Schritte.
Geben Sie die verantwortliche Person an und belassen Sie die Version bei 1.0.
Speichern Sie. Solange der Text reift, lassen Sie den Status auf Entwurf.
Sobald das Verfahren gelten soll, setzen Sie den Status auf Gültig.
Bei einer späteren Überarbeitung setzen Sie In Überarbeitung, passen den Text an, heben die Version auf 1.1 oder 2.0 und kehren zu Gültig zurück.
Ein Verfahren, das nicht mehr genutzt wird, wird Überholt und nicht gelöscht: Die Historie bleibt einsehbar.

Example: Die Eisenwarenhandlung Bandeirantes dokumentierte den Täglichen Kassenabschluss, Bereich Finanzen, verantwortlich Marina Alves, Version 1.0, Status Gültig, mit neun Schritten, vom Prüfen der Entnahmen bis zum Buchen der Differenz. Als das Unternehmen begann, Sofortüberweisungen anzunehmen, ging das Dokument auf In Überarbeitung, erhielt zwei Schritte, wurde Version 1.1 und kehrte auf Gültig zurück. Das alte Dokument bleibt in der Historie des Datensatzes.

So holen Sie mehr heraus

Filtern Sie die Liste nach Bereich, um jedem Team sein eigenes Regal zu geben.
Filtern Sie nach Status gleich Gültig und speichern Sie das als Ansicht: Das ist die Liste, die heute gilt.
Nutzen Sie Tags, um bereichsübergreifende Themen zu kennzeichnen, etwa Audit oder Abschluss.
Die globale Suche mit ⌘K findet den Prozess von jeder Seite aus über den Namen.

Prozesse, Wissensdatenbank oder Playbooks

Prozesse: internes Betriebsverfahren, damit Ihr Team es ausführt.
Wissensdatenbank: Hilfeartikel, für die Kundschaft geschrieben und im öffentlichen Hilfe-Center veröffentlichbar.
Playbooks: Leitfäden für Beziehungspflege und Customer Success, verbunden mit der Arbeit an Kundenkonten.

Berechtigungen und Grenzen

Sehen, Anlegen und Bearbeiten folgen den Regeln Ihrer Rolle für das Objekt Prozesse.
Wer administriert, kann Felder ergänzen, die Optionen von Bereich und Status ändern und die Liste in den Einstellungen anpassen.
Die Version ist ein Textfeld, das Sie steuern: Das System nummeriert nicht von selbst und sperrt auch die Bearbeitung eines gültigen Dokuments nicht.
Löschen schickt das Dokument in den Papierkorb, wo es dreißig Tage bleibt und wiederhergestellt werden kann.

Häufige Fragen

Wer hat gestern den Text geändert? Öffnen Sie den Datensatz und sehen Sie sich die Änderungshistorie an, wie bei jedem Objekt.
Kann ich das unterschriebene PDF des Verfahrens anhängen? Ja, nutzen Sie die Anhänge des Datensatzes.
Kann ich einen Prozess für die Kundschaft veröffentlichen? Dieses Objekt ist intern. Ist der Inhalt für die Kundschaft, schreiben Sie einen Artikel in der Wissensdatenbank und veröffentlichen Sie ihn dort.

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