Bildung: Zulassungsprofile je Subsegment und eine fertige Zulassungs-Pipeline
Die Vertical Bildung macht aus SellioCRM ein CRM für Schulen, Universitäten, EdTechs und Corporate Education: Sie wählen im Assistenten das Profil Ihres Subsegments und das System erstellt die Zulassungs-Pipeline dieser Journey, von der Anfrage bis zur Einschreibung, auf derselben Pipeline-Engine des CRM. Optional und ausgeschaltet, bis ein Administrator sie aktiviert.
Die Vertical Bildung ist optional und startet ausgeschaltet. Solange sie aus ist, ändert sich nichts im System und sie bleibt für alle unsichtbar und inaktiv. Ein Administrator aktiviert sie in den Einstellungen unter Verticals oder über den Assistenten direkt auf dem Bildungs-Bildschirm. Sie wurde für Schulen, Schulverbünde, Universitäten, Berufs- und freie Kurse, EdTechs und Corporate Education gemacht.
Zulassungsprofile je Subsegment
Jedes Bildungssegment hat eine andere Zulassungs-Journey: an einer K-12-Schule entscheidet die Familie, mit Tour, Gespräch und Vertrag; in der Hochschulbildung gibt es Recruiting, Prüfung und Angebot; bei Online-Kursen ist die Journey kontinuierlich, mit Diagnose und Trial; in der Corporate Education ist der Kunde ein Unternehmen, mit Angebot und Verhandlung. Der Assistent liefert diese Profile fertig mit: K-12 privat, K-12 international, Hochschulbildung, Weiterbildung und Executive, Berufs- und Fachschulen, Sprachen, Kunst und Sport, Online und EdTech, Corporate Education und Multi-Campus-Verbund.
Das K-12-Profil ist als Standard vorausgewählt, Sie können aber jedes andere wählen. Beim Aktivieren erstellt das System automatisch die Zulassungs-Pipeline des gewählten Profils, mit benannten, sofort nutzbaren Journey-Stufen.
Die Zulassungs-Pipeline
Die erstellte Pipeline ist eine normale CRM-Pipeline auf derselben Engine, die Sie schon im Vertrieb nutzen: jede Kandidatur wandert im Kanban durch die Stufen, und die Ergebnis-Stufen sind vormarkiert, eingeschrieben als gewonnen und verloren als verloren. Stufen umbenennen sowie Wahrscheinlichkeiten, Farben und Pflichtfelder ändern Sie im Pipeline-Editor unter Einstellungen, Pipelines.
Mehrere Profile gleichzeitig
Ein Verbund mit K-12-Schule, Hochschule und Corporate-Zweig betreibt mehrere Journeys parallel. Bei aktiver Vertical kehren Sie zum Bildungs-Bildschirm zurück und wenden weitere Profile an: jedes erstellt seine eigene Pipeline. Ein bereits angewendetes Profil erneut anzuwenden dupliziert nie etwas.
Events, Touren und Open House
Die Vertical bringt fertige Recruiting-Events mit: Open House, Campus-Tour, Messe, Webinar und Probestunde. Sie legen das Event mit Datum, Ort und Kapazität an, und beim Veröffentlichen erzeugt das System einen öffentlichen Anmeldelink für Website und Social Media. Sind die Plätze voll, rücken neue Anmeldungen automatisch auf die Warteliste.
Die öffentliche Anmeldung erkennt die Person: Wer schon Lead war, landet auf demselben Datensatz, ohne Duplikate. Am Tag selbst erfolgt der Check-in per QR-Code am Empfang oder manuell, und Nichterscheinen wird mit einem Klick markiert. Nach dem Event misst eine kurze Umfrage mit Note und Kommentar die Erfahrung, und der ROI-Bericht zeigt Anmeldungen, Anwesenheit und wie viele zur Einschreibung wurden. Die Eventkosten sehen nur Personen mit Finanzberechtigung.
Online-Bewerbung mit versionierten Formularen
Die Bewerbung ist das Zentrum der Admissions: eine Person, ein Programm und ein Aufnahmezeitraum. Sie kann aus einer erfassten Anfrage entstehen oder direkt angelegt werden, und dieselbe Person kann gleichzeitig Bewerbungen in verschiedenen Programmen haben. Jede Bewerbung trägt den zuständigen Counselor, den Herkunftskanal, das Bewerberprofil (national, international, Stipendium, Transfer oder ein eigenes), die Bewerbungsgebühr mit Status ausstehend, bezahlt oder erlassen und den Vollständigkeitsgrad der Akte.
Das Bewerbungsformular nutzt den Formular-Builder, den Sie bereits kennen. Der Unterschied ist die Versionierung: Beim Veröffentlichen einer Version fotografiert das System die gesamte Formulardefinition in diesem Moment. Jede eingereichte Antwort bleibt an die Version gebunden, in der sie beantwortet wurde. Das Formular morgen zu ändern verändert also nie die Antwort von gestern. Eine Korrektur erzeugt eine neue Einreichung und bewahrt die komplette Historie.
Die Dokumenten-Checkliste wird pro Programm und Bewerberprofil definiert: internationale Bewerber haben vielleicht zusätzliche Punkte, Stipendiaten andere. Jeder Punkt kann eine Frist haben, die in Werktagen ab den Terminen des Zeitraums berechnet wird, Feiertage inklusive. Beim Erhalten oder Erlassen von Punkten berechnet sich die Vollständigkeit von selbst neu, und überfällige Punkte werden markiert. Der Admissions-Funnel bleibt im Kanban der Pipeline, die der Assistent der Vertical erstellt hat.
Dokumente der Bewerber
Jedes vom Bewerber eingereichte Dokument wird ein eigener Datensatz über dem Anhang: Typ (Ausweis, Zeugnis, Wohnsitznachweis, medizinisch, finanziell oder ein eigener), Pflichtklassifizierung (persönlich, akademisch, finanziell, medizinisch oder minderjährig), Gültigkeit und Version. Ein erneutes Einreichen überschreibt nie das vorherige Dokument: Jeder Neuversand erzeugt eine neue Version und die komplette Historie bleibt erhalten.
Passt der Dokumenttyp zu einem Punkt der Bewerbungs-Checkliste, wird der Punkt automatisch als erhalten markiert. Bei der Prüfung genehmigt oder lehnt das Sekretariat mit Pflichtbegründung ab, und eine Ablehnung öffnet den Checklistenpunkt wieder, damit der Bewerber neu einreichen kann. Dokumente mit abgelaufener Gültigkeit erscheinen beim Lesen als abgelaufen, ohne geplanten Job.
Medizinische Dokumente und Dokumente Minderjähriger haben zusätzlichen Schutz: Jeder Lesezugriff wird im Audit-Trail sensibler Zugriffe festgehalten. Die OCR-Datenextraktion ist optional und nutzt die System-KI. Bei einem Dokument Minderjähriger läuft sie nur mit gültiger Einwilligung zur Datenweitergabe, und mit aktivierter PII-Schwärzung kommen personenbezogene Daten maskiert aus dem extrahierten Text.
Portale für Bewerber und Familie
Bewerber und Erziehungsberechtigte verfolgen die Bewerbung in eigenen Portalen, mit Login per Magic Link, ohne Passwort. Der Bewerber meldet sich mit der E-Mail der Bewerbung unter /portal/applicant/access?t=DEINE_TENANT_ID an. Der Erziehungsberechtigte meldet sich mit der in seinem eigenen Personendatensatz hinterlegten E-Mail unter /portal/family/access?t=DEINE_TENANT_ID an, und der Familienzugang erfordert eine aktive Verknüpfung als Erziehungsberechtigter zum Bewerber.
Das Portal zeigt nur das Dokumentendossier: Status der Bewerbung, Checkliste, eingereichte Dokumente mit dem Ablehnungsgrund, wenn es einen gibt, und die nächsten Termine. Sorgerechtsbeschränkungen werden respektiert: Was die Sorgerechtskonfiguration verweigert, erscheint nie. Zulassungsentscheidungen erscheinen nie in den Portalen.
Wird die E-Mail aus dem Datensatz entfernt oder die Verknüpfung als Erziehungsberechtigter beendet, endet der Zugang sofort. Die Portale nutzen die Marke des Kundenportals und sprechen die Sprache des Besuchers.
Interviews, Tests und Shadow Day
Die Terminplanung von Interviews nutzt den bekannten Self-Scheduling-Kalender wieder, und der Shadow Day kommt als Interviewtyp hinzu. Der Prüfer erfasst Ergebnis und Beurteilung, und läuft ein Interview ab, ohne stattzufinden, wird das Fernbleiben automatisch markiert.
Tests und Einstufungsprüfungen haben Note, optionale Bestehensgrenze und Niveau. Mit definierter Grenze wird das Ergebnis automatisch abgeleitet; ohne Grenze bleibt die Entscheidung beim Prüfer. Alles ist mit der Bewerbung verknüpft und in der Zulassungs-Pipeline sichtbar.
Review mit Rubriken, blinde Review und Komitee
Die akademische Review nutzt versionierte Rubriken: Eine freigegebene Version ist unveränderlich, eine Korrektur erzeugt eine neue Version, und jede Review nutzt die am Datum gültige Version; eine Rubrik zu ändern verändert nie alte Noten. Reviews werden nach geringster Last verteilt, und jeder Reviewer arbeitet in der Warteschlange Meine Reviews, mit Note pro Kriterium und Beurteilung. Ein Kalibrierungs-Panel vergleicht die Reviewer.
Die blinde Review startet ausgeschaltet. Eingeschaltet maskiert sie die gewählten Felder des Bewerbers auf dem Server; ohne gewählte Felder maskiert sie alle maskierbaren.
Das Zulassungskomitee hat Teilnehmer, Quorum, Tagesordnung, Stimmen und Protokoll. Eine neue Stimme ersetzt die vorherige, und die Auszählung ist ehrlich: Die Mehrheit entscheidet, ein Patt wird als Patt festgehalten und eine Sitzung ohne Quorum wird so festgehalten, wie sie ist. Die Veröffentlichung der Entscheidung an den Bewerber ist ein separater Schritt, mit Sperrfrist und Briefen.
Vertrag: eingefrorene Beträge, unveränderlich je Version
Der Vertrag entsteht aus dem angenommenen Angebot. Bei der Erstellung friert das System Schulgeld, Gebühren, Rabatte und Stipendien in einer Momentaufnahme mit Integritätssiegel ein: eine spätere Änderung der Preisliste verändert keinen bereits ausgestellten Vertrag.
Die Unterzeichner ergeben sich aus den für die Familie erfassten Rollen. Erziehungsberechtigte und Zahlungspflichtige unterschreiben; reine Kontaktpersonen und Abholberechtigte nicht. Liegt eine gültige Sorgerechtsbeschränkung vor, wird die betroffene Person beim Unterschreiben blockiert, auch wenn sie bereits gelistet war.
Nach der Unterschrift ändert sich nichts mehr, auch nicht für Administratoren: die Datenbank selbst weist die Änderung ab. Eine Anpassung wird zum Nachtrag, der mit dem unterschriebenen Vertrag verknüpft ist, eine Kündigung zur verknüpften Stornierung. Der Bildschirm zeigt die Versionskette und warnt, wenn die Integrität verletzt ist. Mit konfiguriertem Signaturanbieter erfolgt der Versand automatisch; ohne Anbieter wird die Zustimmung mit Datum und Herkunft erfasst.
Automatische Erinnerungen und Hinweise
Ist die Branchenlösung aktiv, prüft das System täglich, was liegen geblieben ist: eine Bewerbung mit fehlenden Pflichtunterlagen, ein Dokument, das abgelehnt wurde, auf Prüfung wartet oder bald abläuft, eine überfällige Prüfungswarteschlange, ein versendeter und nicht unterschriebener Vertrag, eine beendete Veranstaltung mit offener Nachverfolgung und eine Anfrage, deren Erstkontaktfrist verstrichen ist.
- Erinnerungen steigen über eine Eskalationsstufe (standardmäßig nach 3, 7 und 14 Tagen Verzug) und jede Stufe meldet sich einmal, nicht täglich.
- Der Hinweis erscheint in den Geschäftssignalen und, wenn im Datensatz eine verantwortliche Person steht, als Benachrichtigung für sie in ihrer Sprache.
- Nichts wird durch eine Erinnerung gesperrt, storniert oder geändert: Das System weist hin, es bestraft nicht.
- Das Nachfassen endet: Nach dem Stillefenster (standardmäßig 120 Tage) hören die Erinnerungen auf.
- Jedes Rezept lässt sich abschalten, und Stufen, Erstkontaktfrist und Ablauffenster sind je Einrichtung änderbar, ohne neue Version.
Governance: Betroffenenanfragen, Bias und Aufbewahrung
Wenn jemand Auskunft, Berichtigung, Übertragbarkeit oder Löschung der eigenen Daten verlangt, wird daraus ein Eintrag mit FRIST. Die Frist ergibt sich aus dem angegebenen Rechtsraum und wird bei Eingang eingefroren: Ändert die Einrichtung morgen ihre Richtlinie, behält die heutige Anfrage das Datum, auf das die Person Anspruch hat. Die Liste zeigt zuerst, was zuerst abläuft; Überfälliges erscheint rot.
Die Bias-Prüfung beantwortet eine Frage, die Einrichtungen immer häufiger gestellt bekommen: Behandelt der Score, der über Zulassung oder Förderung sortiert, Gruppen unterschiedlich? Sie geben aggregierte Zahlen je Gruppe ein, das System wendet die Vier-Fünftel-Regel an und benennt die Gruppe mit der niedrigsten Quote. Keine Personenzeile geht hinein, keine wird gespeichert. Zu kleine Gruppen bleiben außen vor, und das wird gesagt: eine Quote über drei Personen schwankt zufällig.
Die Aufbewahrung wird je Datenklasse erklärt, und der Bildschirm zeigt die Klassen, die niemand erklärt hat. Frist und Rechtsgrundlage bestimmt die Einrichtung; das System erzwingt die Erklärung und hält die Lücke sichtbar.