Einschreibung und Übergabe an das Schulverwaltungssystem
Machen Sie aus dem unterschriebenen Vertrag eine Einschreibung, behalten Sie die Formulare der Familie (Gesundheit, Beförderung, Verpflegung, Einwilligungen, Notfallkontakt und Versicherung) mit Gültigkeit und jährlicher Erneuerung im Griff und übergeben Sie den Schüler an Ihr Schulverwaltungssystem, mit einer Abgleichsliste, die jede Abweichung sichtbar macht. Teil der Bildungs-Branche, optional und deaktiviert, bis ein Administrator sie einschaltet.
Der Bildungs-Bildschirm erhält den Block Einschreibung: Hier wird aus der Bewerbung ein eingeschriebener Schüler, die Formulare der Familie bleiben unter Kontrolle, und die Einschreibung wird an das Schulverwaltungssystem übergeben.
Woher die Einschreibung kommt
Die Einschreibung entsteht aus dem unterschriebenen Vertrag: Sobald alle Pflicht-Unterzeichner unterschrieben haben, legt das System die Einschreibung für diesen Zeitraum an. Sie können sie auch direkt am Bildschirm anlegen, wenn kein Vertrag im Spiel war. Beide Wege sind idempotent: dieselbe Person, im selben Zeitraum und Programm, wird nie zu zwei Einschreibungen, egal wie oft die Aktion wiederholt wird.
Eine Einschreibung beginnt offen. Aktivieren Sie sie zum Schulstart, erfassen Sie die Abmeldung bei einem Rücktritt und schließen Sie sie am Ende des Zeitraums ab. Abgeschlossene Zustände kehren nicht zurück.
Formulare mit Gültigkeit und Erneuerung
Jede Einschreibung trägt die Formulare, die Ihre Schule verlangt. Der Zustand wird beim Lesen aus den Gültigkeitsdaten berechnet, die Liste stimmt also immer, auch wenn kein Hintergrundlauf stattgefunden hat: gültig, läuft bald ab, abgelaufen, fehlt, nicht eingereicht, wartet auf Freigabe oder abgelehnt.
- Gesundheit: Vorerkrankungen, Allergien und Medikamente
- Beförderung: Route, Haltestelle und berechtigte Personen
- Verpflegung: Ernährungseinschränkungen
- Einwilligungen: Bilder, Ausflüge und Abholung
- Notfallkontakt
- Schulversicherung
Die Erneuerung ist standardmäßig jährlich, der Zeitraum ist einstellbar. Erneuern löscht nichts: Es entsteht eine neue Version, die vorherige bleibt als Beleg dessen, was die Familie in jenem Zyklus erklärt hat. Die Übersicht „Formulare mit Handlungsbedarf" listet alles Abgelaufene, bald Ablaufende und Offene des Zeitraums.
Übergabe an das Schulverwaltungssystem
Das CRM ist nicht Ihr Schulverwaltungssystem: Es trägt keine Noten ein, führt keine amtliche Anwesenheit und stellt keine Zeugnisse aus. Es übergibt die Einschreibung an das System, dem diese Daten gehören. Eine Regel gilt hier absolut: Die Einschreibung erscheint dort erst als angelegt, wenn jenes System seine eigene Schülernummer zurückgibt. Ein Versuch, ein Ausfall oder ein fehlender Konnektor zählen nie als „angelegt".
- Reihen Sie die Einschreibung zur Übergabe ein.
- Exportieren Sie die Liste als CSV.
- Laden Sie die Datei in Ihr Schulverwaltungssystem.
- Importieren Sie die Bestätigungsdatei zurück, mit der Spalte reference (der exportierte Code) und external_id (die Schülernummer in Ihrem System).
Sobald ein API-Konnektor für Ihr System verfügbar ist, läuft derselbe Ablauf ohne Dateien, ohne dass Sie etwas neu einrichten müssen.
Abgleichsliste
Jede Abweichung zwischen CRM und Schulverwaltungssystem erscheint Feld für Feld in der Abgleichsliste, mit dem Wert beider Seiten, und die verantwortliche Person wird benachrichtigt. Eine Abweichung verschwindet nie stillschweigend: Der Eintrag bleibt, bis beide Seiten übereinstimmen. Ein periodischer Lauf wiederholt den Vergleich und meldet, wenn die vereinbarte Übergabefrist ohne Bestätigung verstreicht.