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Datensätze erstellen und verwalten

Erstellen, bearbeiten, suchen und exportieren Sie Kontakte, Unternehmen, Leads und Opportunities und nutzen Sie die 360°-Ansicht.

Jedes Objekt hat seine eigene Liste im Seitenmenü. Das Formular wird automatisch aus den Feldern des Objekts erstellt, einschließlich der von Ihnen erstellten. Auswahlfelder erscheinen in den Listen als farbige Pillen, was das Lesen erleichtert.

Einen Datensatz erstellen

Wählen Sie im Menü das Objekt (z. B. Kontakte).
Klicken Sie auf „Neu“. Das Formular nutzt den vollen Bildschirm, in Spalten.
Füllen Sie die Felder aus. Das „?“ neben jedem Feld erklärt, was einzugeben ist, und die mit * markierten sind Pflichtfelder.
Einige Felder haben einen Standardwert (z. B. beginnt Website mit https://).
Klicken Sie auf Erstellen. Sie gelangen direkt zu dem soeben erstellten Datensatz.

Bearbeiten und löschen

Klicken Sie in der Liste auf einen Datensatz, um dessen Details zu öffnen. Die Daten befinden sich links (bearbeiten Sie sie und klicken Sie auf Speichern); rechts stehen die verknüpften Datensätze und die Zeitachse. Zum Entfernen verwenden Sie Löschen: Der Datensatz wandert in den Papierkorb und kann 30 Tage lang wiederhergestellt werden (siehe den Artikel „Papierkorb“).

Den Inhalt eines Feldes löschen

Wenn ein Feld leer bleiben soll, löschen Sie den Inhalt und klicken Sie auf Speichern. Das Feld ist dann wirklich leer: Der alte Wert kommt nicht von selbst zurück.

Geleert wird nur das Feld, das beim Öffnen der Maske gefüllt war und das Sie leer gelassen haben.
Ein Feld, das Sie nicht angefasst haben, bleibt genau so, wie es war.
Ein Feld, das schon vorher leer war, bleibt leer und zählt nicht als Änderung.
Ein Pflichtfeld darf nicht leer bleiben: Beim Speichern fordert das System Sie auf, es wieder zu füllen.

💡 Nutzt das Objekt Abschnitte aus dem Seiten-Builder, wird nur geleert, was auf der von Ihnen gesehenen Maske stand. Ein Feld, das Ihnen nie angezeigt wurde, wird nie gelöscht. In der Mobil-App gilt dieselbe Regel.

Der Import per Tabelle verhält sich absichtlich umgekehrt: Dort bedeutet eine leere Zelle „keine Angabe“ und löscht nie, was im Datensatz bereits steht, damit eine unvollständige Datei keine guten Daten zerstört. Wenn Sie ein Feld wirklich leeren wollen, tun Sie es im Formular des Datensatzes.

Tabelle und Board

Jedes Objekt öffnet in seiner Standardansicht: Opportunities öffnen im Board (Kanban nach Phase); Kontakte, Unternehmen, Leads und Produkte öffnen in der Tabelle. Verwenden Sie oben den Umschalter „Tabelle / Board“, um jederzeit zu wechseln.

Die Tabellenspalten und die Kartenfelder des Boards werden pro Objekt festgelegt (einschließlich Beziehungen wie Unternehmen).
Ziehen Sie im Board eine Karte zwischen Spalten, um Phase/Status zu ändern; bei Produkten ist das Board nach Kategorie organisiert.

Massenaktionen

Markieren Sie in der Tabelle das Kästchen in jeder Zeile (oder das Kästchen in der Kopfzeile, um alle sichtbaren auszuwählen). Eine Aktionsleiste erscheint, um Änderungen auf einmal auf die ausgewählten Datensätze anzuwenden:

Feld ändern: Wählen Sie ein Feld (z. B. Status, Phase) und den neuen Wert, der auf alle ausgewählten Datensätze angewendet wird.
Eigentümer zuweisen: Legen Sie den Eigentümer der Datensätze auf einmal fest.
Löschen: Verschiebt die ausgewählten Datensätze in den Papierkorb (fragt nach Bestätigung; 30 Tage lang wiederherstellbar).

💡 Kombinieren Sie dies mit Filtern/Ansichten: Filtern Sie zuerst (z. B. Opportunities in einer Phase), wählen Sie alle aus und wenden Sie die Änderung an. Jede Massenänderung wird im Prüfprotokoll erfasst.

Felder in Masse umwandeln

Anders als „Feld ändern“ (das allen denselben festen Wert schreibt) liest „Umwandeln“ den aktuellen Wert jedes Datensatzes und wandelt ihn um — ideal, um Telefonnummern, E-Mails, Codes und Namen ohne Tabelle zu vereinheitlichen. Wählen Sie die Datensätze in der Tabelle aus und klicken Sie auf „Umwandeln“.

Wählen Sie ein Textfeld (z. B. Mobil) und den Vorgang: Präfix/Suffix hinzufügen, suchen und ersetzen, nach Muster ersetzen (Regex), Leerzeichen entfernen, GROSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben oder Großschreiben.
Nutzen Sie „Anwenden wenn“, um es einzuschränken (z. B. nur wenn es nicht mit „+351“ beginnt), damit bereits Korrektes unberührt bleibt.
Klicken Sie auf „Vorschau“, um Vorher→Nachher und die Anzahl der Änderungen zu sehen. Erst dann auf „Anwenden“ klicken.

Example: Ländervorwahl beim Mobil-Feld Ihrer Kontakte voranstellen: Feld Mobil · Vorgang „Präfix hinzufügen“ · Präfix „+351“ · anwenden wenn „beginnt nicht mit +351“. Die Vorschau zeigt „912345678 → +351912345678“; wer bereits +351 hat, wird übersprungen.

💡 Jede Schreibung durchläuft die Feldvalidierungen und landet im Datensatzverlauf. Bereits korrekte Datensätze zählen als „unverändert“; solche, die die Feldvalidierung verletzen würden, erscheinen als fehlgeschlagen und bleiben unberührt.

Suche

Verwenden Sie das Suchfeld oben in der Liste, um Datensätze zu finden. Die Suche durchsucht mehrere Felder gleichzeitig, nicht nur den Namen, sondern auch die übrigen Textfelder des Objekts (sowie die von Ihnen als „in Liste anzeigen“ markierten, wie E-Mail und Telefon). Sie ignoriert außerdem Akzente und Groß-/Kleinschreibung („Joao“ findet „João“).

Export nach Excel/CSV

Die Schaltfläche „CSV exportieren“ lädt die aktuelle Liste als Datei herunter, die sich in Excel oder Google Sheets mit korrekten Akzenten öffnen lässt. Praktisch für externe Analysen und einmalige Sicherungen.

💡 Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste danach zu sortieren. Der erste Klick sortiert aufsteigend (▲), der zweite absteigend (▼) und der dritte kehrt zur Standardreihenfolge zurück. Das funktioniert zusammen mit Suche und Filtern.

💡 Wenn Sie einen Datensatz öffnen, erzeugt die Schaltfläche „Drucken“ ein übersichtliches Blatt (Feld: Wert) in einem neuen Fenster, bereit zum Drucken oder Speichern als PDF (die Option „Als PDF speichern“ im Druckdialog). Praktisch, um es einem Vertrag beizulegen oder zu einem Meeting mitzunehmen.

360°-Ansicht

Auf der Detailseite eines Kontakts oder einer Opportunity sehen Sie alles, was mit diesem Datensatz zusammenhängt: die Daten, die verknüpften Datensätze (z. B. den Kontakt innerhalb einer Opportunity, angezeigt in einem Seitenpanel) und den Abschnitt „Aktivitäten und Verlauf“ mit Aufgaben, Anrufen, Meetings und Änderungen.

Example: Öffnen Sie die Opportunity „CRM-Einführung - Acme“: Neben den Daten sehen Sie den Hauptkontakt in einem Seitenpanel (mit einem Link zum Öffnen des vollständigen Datensatzes) sowie den Aktivitätsverlauf.

💡 Wenn Sie einen Kontakt mit einer Opportunity verknüpfen, werden die passenden Felder (z. B. Unternehmen) automatisch mit den Daten des Kontakts ausgefüllt.

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