Gruppen, Veranstaltungen und Räume · Kontingente, BEO und Belegung nach Stunde
Der Reiter Gruppen verfolgt Zimmerkontingente mit Abrufdatum und tatsächlichem Pickup. Der Reiter Veranstaltungen zeigt die Veranstaltungen der Immobilie, die Umsatzpositionen und den beim Veröffentlichen eingefrorenen Serviceauftrag (BEO). Der Reiter Angebote erstellt Vorschläge in drei Stufen mit eingefrorenem Wechselkurs, und der Reiter Räume verwaltet die Belegung von Sälen nach Stunde, samt Auf- und Abbau.
Gruppen: das Kontingent und der Pickup
Eine Gruppe, etwa eine Hochzeit, ein Kongress oder eine Reisegruppe, bucht ein Zimmerkontingent: eine vertraglich vereinbarte Menge an Übernachtungen, einen Zeitraum und ein Abrufdatum. Der Reiter Gruppen listet die Kontingente der gewählten Immobilie mit Name, Daten, Abrufdatum und Status (Vorläufig, Definitiv, Storniert, Geschlossen). Ein vorläufiges Kontingent lässt sich mit der Schaltfläche Definitiv setzen verbindlich machen, und vorläufige wie definitive Kontingente lassen sich stornieren. Klicken Sie auf den Namen des Kontingents, um den Pickup des Kontingents zu öffnen: wie viele Übernachtungen des Kontingents tatsächlich schon belegt sind, Tag für Tag. Auf diese Zahl schaut der Vertrieb, denn ein auf dem Papier volles und im Pickup leeres Kontingent ist Umsatz, der nicht kommt. Das Abrufdatum existiert, um dem Bestand zurückzugeben, was die Gruppe nicht genutzt hat, bevor es zu spät ist, es erneut zu verkaufen. Die Gästeliste des Kontingents (Rooming List) und die Attrition-Untergrenze werden über die API des Systems verwaltet.
Veranstaltungen und der eingefrorene Serviceauftrag
Der Reiter Veranstaltungen listet die Veranstaltungen der Immobilie mit Name, Daten und Status. Ein Klick auf den Namen öffnet die Detailansicht mit den Umsatzpositionen der Veranstaltung (Unterkunft, Speisen und Getränke, Vermietung, Audiovisuelles und weitere Kategorien, jede mit Beschreibung). Das Dokument, das den Veranstaltungstag regelt, ist der Serviceauftrag, der BEO: er wird als Entwurf verfasst und beim Veröffentlichen eingefroren und an die Abteilungen verteilt (Küche, Service, Audiovisuelles, Housekeeping, Sicherheit, Aufbau), die den Erhalt bestätigen. Eine Änderung nach der Veröffentlichung wird zu einer neuen Fassung, niemals zu einer Bearbeitung der vorherigen: die Küche und die Kundschaft lesen stets dasselbe Dokument. Das Verfassen, das Veröffentlichen und die Bestätigung je Abteilung werden ebenso wie die Betriebscheckliste und der tatsächliche Verbrauch der Veranstaltung über die API des Systems bedient; die Seite zeigt die Umsatzpositionen und den Hinweis auf das Einfrieren.
Angebote in drei Stufen, mit eingefrorenem Wechselkurs
Der Reiter Angebote listet die Vorschläge mit Titel, Status (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelaufen, Abgelehnt), Währung und der Spalte Kurs vom, die das Datum des eingefrorenen Kurses zeigt. Das Angebot wird in bis zu drei Stufen aufgebaut, Basis, Mittel und Komplett, jede mit Produkt, Daten und Menge. Beim Versand wird der Tageskurs im Vorschlag eingefroren: der Betrag, den der Gast gelesen hat, ist der Betrag, den Sie einlösen, auch wenn die Währung sich danach bewegt hat. Wenn die Kundschaft sich entscheidet, wählen Sie die Stufe direkt in der Zeile aus und klicken auf Annehmen: die angenommene Option wird zur Buchung. Der Aufbau der Stufen und die Erzeugung des Vorschlags als PDF erfolgen über die API des Systems; der Gast kann das Angebot auch selbst über das Gästeportal annehmen.
Räume: Belegung nach Stunde, mit Auf- und Abbau
Der Reiter Räume zeigt die Belegung eines Saals, oder jeder anderen Einheit vom Typ Raum, an einem gewählten Tag. Jeder Termin erscheint mit der Uhrzeit, dem Titel und den Vorbereitungspuffern im Format 30 Min. davor · 45 Min. danach. Dieses Detail ist das Herz des Reiters: den Konflikt verursacht nicht die Dauer der Veranstaltung, sondern der Auf- und der Abbau. Ein Raum, der um 15 Uhr frei ist, dessen Abbau aber bis 15:30 Uhr läuft, ist nicht frei. Die Konfliktprüfung berücksichtigt beide Fenster, und zwei gleichzeitige Anfragen für dieselbe Uhrzeit erhalten niemals beide den Saal: das System löst den Streit sicher auf, selbst wenn die Anfragen im selben Augenblick eintreffen. Ein Termin im Status einer vorläufigen Raumreservierung lässt sich direkt in der Tabelle mit der Schaltfläche Bestätigen bestätigen.