Gast 360 und Portal · einheitliches Profil, Allergien und Magic Link
Jeder Gast hat ein einheitliches Profil, das dieselbe Person über Buchungen von Website, Agentur und OTA hinweg erkennt, mit umkehrbarer Zusammenführung und maskierten E-Mail-Adressen, die als das behandelt werden, was sie sind. Allergien und Vorlieben reisen mit der Buchung und werden je Abteilung bestätigt. Ins Gastportal gelangt man über einen Magic Link an die verlässliche E-Mail-Adresse, und das Treueprogramm verbindet den Gast mit dem Punkteprogramm des Hauses.
Ein Gast, ein Profil
Dieselbe Person bucht über Ihre Website, über eine Agentur und über eine OTA, und in vielen Systemen werden daraus drei Datensätze. Hier ist das Profil einheitlich: Beim Erfassen eines Gastes sucht das System vor dem Anlegen anhand der Identifikatoren (E-Mail, Telefon, Ausweis) nach Dubletten und hält fest, woher jeder Identifikator stammt. Sind zwei Profile tatsächlich dieselbe Person, führt die Zusammenführung alles zusammen und lässt sich später wieder auflösen, denn eine falsche Zusammenführung kommt vor und darf keine Tür ohne Rückweg sein. Die Weiterleitungsadresse, die OTAs erzeugen, wird als maskiert erkannt: Sie erscheint im Profil als das, was sie ist, erzeugt nie einen Geistergast und dient nie als Zugang zum Portal.
Allergie und Vorliebe erreichen die richtigen Stellen
Vorlieben und Einschränkungen des Gastes haben eine Kategorie und eine Schwere, und die kritischen reisen mit der Buchung: Beim Erfassen geben Sie die Abteilungen an, die es wissen müssen (Küche, Housekeeping, Service), und jede Abteilung bestätigt den Empfang. Die Information geht nicht in einem Bemerkungsfeld verloren: Es gibt eine Liste offener Weitergaben, bis alle bestätigt haben. Eine Allergie ist ein Gesundheitsdatum und wird mit diesem Gewicht behandelt: Sie bleibt beim alltäglichen Lesen maskiert, und das Detail zu offenbaren ist ein protokollierter Vorgang mit Nachweisspur, keine beiläufige Abfrage. Diese Daten werden nie an einen KI-Anbieter gesendet: Das Briefing der Branchenlösung weigert sich, irgendeinen Text mit Daten auf Personenebene zu bilden.
Das Gastportal: Zugang über Magic Link
- Der Gast erhält die Adresse des Portals in der Bestätigungsmail oder über einen QR-Code beim Check-in.
- Auf der Zugangsseite gibt er die bei der Buchung verwendete E-Mail-Adresse ein und fordert den Zugangslink an.
- Ist die E-Mail-Adresse ein verlässlicher Identifikator des Profils (eine maskierte OTA-Adresse erhält nie einen Link), kommt eine E-Mail mit der Zugangsschaltfläche. Der Link gilt 30 Minuten.
- Im Portal sieht der Gast die eigenen Buchungen (mit Haus und Daten) und die an ihn gesendeten Angebote und kann die bevorzugte Angebotsstufe annehmen, ohne beim Empfang anzurufen.
Die Antwort auf die Linkanfrage ist immer dieselbe, ob die Adresse existiert oder nicht: Das Portal bestätigt Neugierigen nicht, ob eine Adresse zu einem Gast des Hauses gehört. Und die Sitzung prüft die Adresse bei jedem Zugriff erneut: Entfernt oder deaktiviert der Empfang den Identifikator, endet der Zugang sofort. Es gibt kein Passwort, das auslaufen könnte, und kein Konto, das der Gast verwalten müsste.
Treueprogramm: das Programm des Hauses, kein zweites Programm
Der Reiter Treueprogramm auf der Seite Gastgewerbe zeigt für den in der Auswahl gewählten Gast die Punkte und die Stufe im Treueprogramm, das Ihre Organisation im CRM bereits hat. Nimmt der Gast noch nicht teil, schreibt ihn die Schaltfläche In das Programm aufnehmen sofort ein. Die Branchenlösung schafft kein paralleles Hotelpunkteprogramm: Sie verbindet den Gast mit dem bestehenden Programm, damit kein zweiter Punktestand entsteht, den später jemand abstimmen müsste. Die Punktegutschrift je Aufenthalt erfolgt über die Systemschnittstelle, üblicherweise beim Abschluss des Aufenthalts.
Wenn der Gast vergessen werden möchte
Die betroffene Person kann ihre Daten exportieren lassen und aus den Gastdaten gelöscht werden. Die Löschung verlangt eine Begründung und liefert den Bericht darüber, was getan wurde: Profil, Identifikatoren und Gesundheitsdaten werden gelöscht; Buchungen und Angebote bleiben, ohne jemanden zu identifizieren, weil sie Auslastung und Buchhaltung tragen; ein unterzeichneter Verzicht bleibt als Nachweis erhalten und verliert lediglich die Verknüpfung mit dem gelöschten Profil. Was aus gesetzlicher Pflicht aufbewahrt wird, erscheint mit Begründung aufgelistet.