Rezeption und Buchungen · Tagesliste, Optionen mit Frist und Warteliste
Die Registerkarte Rezeption zeigt eine einzige Liste mit allem, was jetzt Handlung verlangt, sortiert nach dem Preis des Zögerns. Die Registerkarte Buchungen legt Buchungen an und führt sie: vorläufige Option mit Pflichtfrist, Übergang auf Fest und Bestätigt, Nachfassen, das die Frist nur verkürzt, Warteliste bei Ausbuchung und Stornierung.
Die Liste der Rezeption
Die Rezeption braucht keine vier getrennten Listen (Anreisen, Abreisen, Fristen, Beschwerden): Sie braucht eine Liste mit dem, was jetzt Handlung verlangt. Die Registerkarte Rezeption zeigt die Zähler des Tages (Anreisen, Abreisen, Im Haus, Offene Fälle, Ablaufende Optionen) und darunter die eine Liste. Die Reihenfolge entscheidet der Server und folgt einer Betriebsregel, nicht einer optischen Vorliebe: zuerst der offene Fall eines Gastes, der noch im Haus ist, weil das die einzige echte Gelegenheit ist, es zu klären, bevor daraus eine schlechte Bewertung wird; danach die vorläufige Option, die gleich abläuft, weil nach Fristablauf die Verhandlungsmacht verdampft; danach die Abreisen, die eine Uhrzeit haben und die Reinigung für die nächste Anreise blockieren; danach die Anreisen, die den ganzen Tag Zeit haben; zuletzt, als Zusammenhang, die Gäste im Haus ohne offenen Punkt. Ein offener Fall eines bereits abgereisten Gastes verliert in der Liste an Dringlichkeit: Das Fenster zum Klären ist zu. Einträge zu dringenden Fällen werden rot hervorgehoben.
Eine Buchung anlegen
- Öffnen Sie die Registerkarte Buchungen und klicken Sie auf Neue Buchung.
- Wählen Sie das Haus (die Auswahl erscheint nur, wenn es mehr als eines gibt) und die Einheit. In der Liste erscheinen nur eigene Einheiten; gibt es aus dem PMS gespiegelte Einheiten, meldet der Bildschirm, wie viele davon nicht angezeigt werden, denn deren Bestätigung erfolgt an der Quelle.
- Füllen Sie Anreise, Abreise und die Anzahl unter Einheiten aus.
- Wählen Sie den Anfangsstatus: Vorläufig, Fest oder Bestätigt.
- Wählen Sie Vorläufig, wird das Feld Frist zur Pflicht: Eine vorläufige Option ohne Frist würde das Datum für immer sperren, und das Formular lässt es nicht zu.
- Wenn Sie möchten, aktivieren Sie Bei Ausbuchung auf die Warteliste setzen. Ohne diese Markierung wird die Buchung an einem ausgebuchten Datum abgelehnt, statt eingereiht zu werden.
- Klicken Sie auf Buchen. War das Datum ausgebucht und haben Sie die Option aktiviert, meldet der Bildschirm: Es war ausgebucht, die Buchung ging auf die Warteliste.
Die Buchung führen: fest setzen, nachfassen, stornieren
Die Buchungsliste zeigt die Referenz, den Status, den Zeitraum, die Anzahl und die Frist, mit der verbleibenden Zeit (In 36 Std.) hervorgehoben, wenn die Buchung vorläufig ist. Die Aktionen richten sich nach dem Status: Eine Vorläufige kann fest gesetzt, nachgefasst oder storniert werden; eine Feste kann bestätigt oder storniert werden; eine Bestätigte kann noch storniert werden; Storniert und Abgelaufen haben keine Aktion. Das Nachfassen gibt es für den ehrlichen Konflikt: Ein anderer Kunde möchte dasselbe Datum, und das Nachfassen verkürzt die Frist der vorläufigen Option, die das Inventar hält. Es verlängert nie: Wer das Datum hält, gewinnt keine zusätzliche Zeit, nur weil nachgefasst wurde. Eine vorläufige Option, deren Frist abgelaufen ist, verfällt von selbst, gibt das Inventar zurück und rückt die Warteliste der Reihe nach auf, ganz ohne Eingriff. Der Filter Status oben in der Registerkarte zeigt jeweils nur einen Status: Vorläufig, Fest, Bestätigt, Warteliste, Storniert oder Abgelaufen.
Aufenthalt: vor der Anreise, im Haus, abgereist
Jede bestätigte Buchung trägt den Status des Aufenthalts: vor der Anreise, im Haus, abgereist, dazu storniert und nicht erschienen. Dieser Status ist kein schmückendes Etikett: Er ist die Sperre für die Kommunikation. Eine Nachricht vor der Anreise geht nicht an jemanden, der bereits im Haus ist, und eine Einladung zur Bewertung geht nicht an jemanden, der noch nicht abgereist ist. Die Statuswechsel erfolgen über die Anbindung an Ihr PMS oder über die Schnittstelle des Systems, und die Zähler der Rezeption (Anreisen, Abreisen, Im Haus) lesen diesen Status.