Familienportal: Kinder, Verträge, Finanzen und Kalender an einem Ort
Die erziehungsberechtigte Person meldet sich über einen Link per E-Mail an und sieht genau das, was ihr zusteht: eine konsolidierte Übersicht über alle Kinder, unterzeichnete Verträge, aus dem Finanzsystem der Schule gespiegelte Forderungen, Formulare und Einwilligungen mit Gültigkeit, den Kalender, geteilte Mitteilungen und die im Sekretariat offenen Anliegen. Was das Sorgerecht verwehrt, erscheint nie. Gehört zur Branchenlösung Bildung, ist optional und bleibt deaktiviert, bis eine administrierende Person sie einschaltet.
Das Familienportal liegt unter /portal/family/access?t=IHRE_TENANT_ID. Die erziehungsberechtigte Person gibt die bei ihrer Person hinterlegte E-Mail-Adresse an und erhält einen Zugangslink, ganz ohne Passwort. Der Zugang setzt eine aktive Verknüpfung zwischen erziehungsberechtigter Person und Kind voraus und wird bei jedem Besuch neu geprüft: Wird die Verknüpfung entfernt, endet der Zugang sofort.
Eine Familie mit mehreren Kindern sieht alles zusammen
Ganz oben erscheint die Familienübersicht: wie viele Verträge auf eine Unterschrift warten, wie viele Formulare eine Handlung erfordern, wie viele Dokumente abgelehnt wurden oder abgelaufen sind, wie viele Raten offen oder überfällig sind, wie viele Anliegen offen sind und wie viele Termine bevorstehen. Die Zahl ist die Summe der Kinder, die diese Person sehen darf, und direkt darunter erscheint jedes Kind mit seinem eigenen Anteil. Wer nur ein Kind hat, sieht dieselbe Übersicht, nur ohne die Aufschlüsselung nach Kind.
Verträge
Jede Vertragsfassung erscheint mit Nummer, Version, Laufzeit und dem tatsächlichen Status: Entwurf, wartet auf Unterschrift, unterzeichnet, ergänzt oder gekündigt. Nachtrag und Kündigung sind verknüpfte Fassungen, und genau deshalb wird der Status aus der gesamten Kette gelesen, statt in einer Spalte zu stehen, die mit der Zeit veraltet.
Der vollständige Vertragstext erscheint nur für die Person, die diese Fassung unterzeichnet. Eine erziehungsberechtigte Person ohne Unterschrift sieht, dass der Vertrag existiert und wer unterzeichnet hat, niemals jedoch den Text.
Die Finanzen sind ein Spiegel, und ein leerer Spiegel sagt Keine Information
SellioCRM stellt kein Schulgeld in Rechnung, erzeugt keine Zahlungsaufforderung und stellt keine Steuerbelege aus. Was das Portal zeigt, ist das Spiegelbild des Finanzsystems der Schule, mit sichtbarer Quelle und sichtbarem Datum des Datensatzes. Ist dieses Spiegelbild alt, weist der Bildschirm darauf hin, dass die Angabe veraltet sein kann.
Der Verzug ist kein gespeicherter Status: Er wird im Moment des Lesens aus Fälligkeit und Saldo abgeleitet. Eine Rate, die gestern fällig war, erscheint heute als überfällig, ohne dass irgendein Hintergrundlauf stattgefunden haben muss. Und der Finanzbereich erscheint nur für die rechtlich oder finanziell verantwortliche Person; autorisierte Kontaktpersonen und Abholberechtigte sehen kein Geld.
Formulare, Einwilligungen und Kalender
Medizinisches Formular, Beförderung, Ernährung, Notfallkontakt und Versicherung erscheinen mit der beim Lesen abgeleiteten Gültigkeit: gültig, läuft ab, abgelaufen, wartet auf Prüfung, zurückgegeben oder nicht eingereicht. Die Einwilligungen stehen in einem eigenen Bereich, weil die Familie genau danach am häufigsten sucht. Eine Erneuerung erzeugt eine neue Fassung, sodass die Historie dessen, was die Familie in jedem Zyklus erklärt hat, erhalten bleibt.
Der Kalender führt die veröffentlichten, noch bevorstehenden Termine zusammen, samt Anmeldung des Kindes, sofern vorhanden, sowie die Eckdaten des akademischen Kalenders der Zeiträume, in denen es eingeschrieben ist.
Mitteilungen, Entscheidungen und Anliegen
Mitteilungen erreichen die Familie nur, wenn jemand sie ausdrücklich mit ihr geteilt hat. Eine Verlaufsnotiz entsteht im Team und bleibt beim Team, bis bewusst anders entschieden wird, und jeder Aufruf über das Portal wird in der Zugriffsspur festgehalten.
Die Aufnahmeentscheidung erscheint erst nach ihrer Freigabe. Eine gesperrte oder terminierte Entscheidung gelangt auf keinem Weg ins Portal. Die im Sekretariat offenen Anliegen erscheinen mit dem Bearbeitungsstand, und wenn die Schule die Zufriedenheitsumfrage versendet, steht der Bewertungslink direkt neben dem Anliegen.
Beteiligung der Familie: gemessen, nie geschätzt
Der Bereich Beteiligung der Familie zählt ausschließlich, was im Zeitraum eine Spur hinterlassen hat: Portalzugriffe, bestätigte Teilnahmen an Terminen, eingereichte Formulare, zugestellte Nachrichten, eröffnete Anliegen und beantwortete Umfragen. Jede Quelle erscheint mit ihrer eigenen Zählung, und das Datum der letzten Aktivität bleibt sichtbar.