Objektübergreifende Regeln
Legen Sie Regeln fest, bei denen eine Bedingung in einem Objekt eine Aktion in einem anderen auslöst: das Speichern blockieren, einen Datensatz anlegen oder verknüpfte Datensätze aktualisieren. Es ist Integritätsautomatisierung, in einem Formular geschrieben, ohne Code und ohne auf einen geplanten Lauf zu warten.
Manche Geschäftsregeln passen nicht in die Prüfung eines einzelnen Feldes: Eine Opportunity oberhalb eines bestimmten Betrags darf ohne angehängtes Angebot nicht gespeichert werden; jede gewonnene Opportunity soll einen Einführungsdatensatz erzeugen; den Status eines Accounts zu ändern muss sich in den zugehörigen Verträgen widerspiegeln. Genau das drücken objektübergreifende Regeln aus: Bedingung in einem Objekt, Wirkung in einem anderen.
So legen Sie eine an
- Öffnen Sie Einstellungen und klicken Sie in der Gruppe Automatisierung und Prozesse auf Objektübergreifende Regeln.
- Tragen Sie den Namen der Regel ein und wählen Sie das Quellobjekt, dessen Datensatz beobachtet wird.
- Wählen Sie unter Wann zwischen Beim Erstellen, Beim Bearbeiten oder Beim Erstellen oder Bearbeiten.
- Klicken Sie unter Bedingungen (alle wahr) auf Bedingung hinzufügen und bauen Sie jede Zeile auf: Feld, Operator und Wert.
- Wählen Sie die Aktion: Blockieren, Datensatz anlegen oder Verknüpfte aktualisieren. Die letzten beiden verlangen zusätzlich das Zielobjekt.
- Aktivieren Sie Aktiv und klicken Sie auf Speichern.
Die Felder werden aus einer Liste gewählt und nicht eingetippt, was Tippfehler im internen Namen verhindert. Die verfügbaren Operatoren sind gleich, ungleich, größer als, größer oder gleich, kleiner als, kleiner oder gleich, enthält, leer und ausgefüllt. Die Bedingungen addieren sich: Alle müssen wahr sein, damit die Regel auslöst, und eine Regel ganz ohne Bedingung löst immer aus.
Die drei Aktionen
- Blockieren: verhindert das Speichern und zeigt die von Ihnen verfasste Sperrmeldung. Die Prüfung erfolgt vor dem Speichern, es bleibt also nichts halb erledigt.
- Datensatz anlegen: legt einen Datensatz im Zielobjekt an. Unter Daten des neuen Datensatzes stellen Sie Paare aus Feld und Wert zusammen, die befüllt werden.
- Verknüpfte aktualisieren: durchläuft die Datensätze des Zielobjekts, die über das Verknüpfungsfeld (ein Beziehungsfeld des Quellobjekts) auf den Quelldatensatz verweisen, und schreibt den neuen Wert in das zu ändernde Feld.
Vorsichtsmaßnahmen und Grenzen
- Die von einer Regel ausgelösten Aktionen werten die Regeln des Zielobjekts nicht erneut aus. Das ist Absicht: Es verhindert, dass zwei Regeln sich im Kreis aufrufen und das System blockieren.
- Eine Regel nimmt bis zu zwanzig Bedingungen auf.
- Aktiv abzuwählen schaltet die Regel ab, ohne sie zu löschen, und ist der sichere Weg, einen Verdacht zu prüfen.
- Eine blockierende Regel trifft alle, auch Importe und Integrationen, die über denselben Weg speichern. Verfassen Sie die Meldung mit Blick auf die Person, die sie lesen wird.
- Bei Verknüpfte aktualisieren wird das Verknüpfungsfeld aus den Beziehungsfeldern des Quellobjekts gewählt. Ohne dieses Feld und ohne das zu ändernde Feld tut die Regel nichts.
Wer das darf
Regeln anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen erfordert die Berechtigung zum Verwalten der Einstellungen. Die Wirkung spüren allerdings alle: Jede Person, die einen Datensatz des Quellobjekts speichert, durchläuft die Regel.
Häufige Fragen
- Meine Regel löst nicht aus: Prüfen Sie, ob sie Aktiv ist, ob der Auslöser den getesteten Vorgang abdeckt und ob alle Bedingungen gleichzeitig wahr sind.
- Vergleich von Zahlen und Daten: Die Operatoren größer und kleiner vergleichen numerisch; gleich und enthält vergleichen als Text, wobei enthält die Groß- und Kleinschreibung ignoriert.
- Macht das Löschen der Regel rückgängig, was sie bereits bewirkt hat? Nein. Angelegte Datensätze und geschriebene Werte bleiben; die Regel wirkt lediglich ab sofort nicht mehr.
- Was ist der Unterschied zu den Validierungen? Validierungen kümmern sich um den eigenen Datensatz, Feld für Feld. Objektübergreifende Regeln betrachten ein Objekt und wirken auf ein anderes.