Configuration

Automatisations (sans code)

Créez des règles « quand X, si conditions, alors actions », sans programmer.

Les automatisations exécutent des actions toutes seules quand quelque chose se produit sur un enregistrement. Vous les créez dans Paramètres → Automatisations, sans code.

Comment une automatisation se monte

Objet : le type d'enregistrement auquel la règle s'applique (ex. : Prospect).
Quand (déclencheur) : « l'enregistrement est créé », « l'enregistrement est mis à jour », « de façon planifiée (cadence) », qui retraite les enregistrements de l'objet tous les N jours, « l'enregistrement entre dans un segment » (vous choisissez le segment observé ; la règle se déclenche quand un enregistrement se met à remplir ses critères) ou « N jours après un champ de date » (la règle se déclenche quand la date d'un champ choisi, augmentée des jours définis, est déjà passée).
Si (conditions) : comparaisons de champs (égal à, contient, supérieur à, est vide, a changé…). Toutes doivent être vraies ; sans condition, la règle tourne toujours.
Alors (actions) : ce qu'il faut faire. Définir la valeur d'un champ ; Créer une tâche rattachée (avec échéance) ; Notifier (cloche) le propriétaire ou les administrateurs ; Faire avancer l'étape de l'opportunité ; Envoyer un e-mail (au propriétaire, aux administrateurs ou à l'adresse de l'enregistrement lui-même) ; Envoyer un WhatsApp ou un SMS (par votre compte Twilio, au téléphone de l'enregistrement ou du responsable) ; Attribuer un responsable (rotation entre utilisateurs actifs ou utilisateur précis) ; Appeler un webhook (POST JSON pour intégrer des systèmes externes) ; Créer un enregistrement d'un autre objet, par exemple ouvrir une OPPORTUNITÉ à l'arrivée d'un prospect, déjà rattachée au contact, en définissant des champs comme l'étape, le montant et le responsable (avec l'option de ne pas dupliquer quand l'automatisation se redéclenche) ; Attendre N jours (retarde les actions suivantes) ; Remplir un champ avec l'IA.

Comparer avec le jour du mois en cours ({{day_of_month}})

Dans les conditions, un champ NUMÉRIQUE peut être comparé au jour du mois d'aujourd'hui en utilisant le jeton {{day_of_month}} dans la valeur (au lieu d'un nombre fixe). À l'exécution de l'automatisation, {{day_of_month}} devient le jour courant (de 1 à 31). Combinez-le avec « planifiée (cadence) » d'un jour pour que la règle tourne chaque jour. Il existe aussi les opérateurs « supérieur ou égal à » et « inférieur ou égal à » pour les champs numériques.

Example: Sur le Contrat → Quand « de façon planifiée » (tous les 1 jour) → Si le champ « Jour de facturation » est égal à {{day_of_month}} → Alors créer la tâche ou lancer la facturation. Chaque contrat se déclenche au jour configuré, sans avoir besoin d'une valeur fixe par contrat.

💡 Saisissez {{day_of_month}} dans le champ de valeur d'une condition numérique (le champ accepte aussi bien un nombre fixe que le jeton). Cela a le plus de sens dans les automatisations planifiées, qui réévaluent les enregistrements chaque jour.

Déclencheur « N jours après un champ de date »

Ce déclencheur lance l'automatisation à partir de la date d'un champ de l'enregistrement lui-même. Vous choisissez un champ de date (ou de date et heure) de l'objet, définissez combien de jours ajouter et, en option, cochez « Jours ouvrés uniquement » (l'échéance tombe alors toujours un jour ouvré, en sautant les week-ends et les jours fériés). Quand la date du champ augmentée des jours définis est déjà passée, la règle tourne une fois pour cet enregistrement. La vérification est périodique, donc rien n'a besoin de rester ouvert. Chaque enregistrement se déclenche au maximum une fois par automatisation, même si la vérification tourne plusieurs fois, ce qui évite d'envoyer deux fois le même parcours.

Example: Sur l'Abonnement → Quand « N jours après un champ de date » (champ « Début de l'abonnement », 3 jours) → Alors envoyer l'e-mail de bienvenue à l'enregistrement. Trois jours après le début de chaque abonnement, le client reçoit l'e-mail, sans que personne ait à y penser.

💡 L'option n'est disponible que lorsque l'objet a au moins un champ de date ou de date et heure. Si vous ne voyez pas l'option, créez d'abord un champ de date sur l'objet.

Remplir un champ avec l'IA

L'action « Remplir un champ avec l'IA » appelle l'IA (votre propre clé ou celle du système) avec l'instruction que vous écrivez et enregistre la réponse dans un champ de l'enregistrement, pour classer, résumer ou rédiger automatiquement. Utilisez {{champ}} dans l'instruction pour insérer des données de l'enregistrement (ex. : « Classez le segment de cette entreprise à partir de {{name}} et {{industry}} »). Elle tourne juste après le déclencheur, sans bloquer l'enregistrement ; s'il n'y a pas d'IA configurée, l'action ne fait tout simplement rien.

Envoyer un WhatsApp et un SMS

Les actions « Envoyer un WhatsApp » et « Envoyer un SMS » envoient un message par votre compte Twilio (Paramètres → Intégrations → Messagerie). Choisissez la destination (le téléphone de l'enregistrement, qui utilise le champ phone ou mobile) et écrivez le texte, avec {{champ}} pour insérer des données de l'enregistrement. Cela fonctionne aussi à l'intérieur d'un « Attendre N jours ». Au mieux : sans compte Twilio configuré ou sans téléphone valide, le message est simplement sauté, sans faire tomber l'automatisation.

Mode Flux visuel (nouveau)

En haut de l'écran des Automatisations se trouve un sélecteur « Automatisation classique | Flux visuel (nouveau) ». Le mode classique est l'éditeur de règles « quand, si, alors » de cette page (conservé intégralement). Le mode Flux visuel utilise le FlowBuilder pour dessiner l'automatisation comme un flux en arbre, avec des étapes, des attentes, des conditions et des embranchements Oui et Non, et tous les canaux (e-mail, WhatsApp, SMS, activités). Pour l'instant, les flux visuels sont alimentés manuellement ou par segment ; les déclencheurs par événement (à la création ou à la mise à jour d'un enregistrement) restent dans le mode classique. Les deux formes cohabitent et rien n'est migré.

Exemple pratique

Example: Sur le Prospect → Quand l'enregistrement est créé → Si origine = « Formulaire du site » → Alors définir statut = MQL et créer la tâche « Appeler sous 24 h » (échéance dans 1 jour).

Activer, modifier et suivre

Chaque automatisation a un interrupteur Active ou Inactive. Sous la liste, « Exécutions récentes » montre chaque déclenchement (succès ou erreur) pour que vous puissiez suivre ce qui a tourné.

💡 Les actions qui définissent des champs NE déclenchent PAS de nouvelles automatisations, ce qui évite les boucles infinies. Et si une automatisation échoue, elle est consignée dans les exécutions sans affecter l'enregistrement de l'enregistrement.

Verrous d'étape (opportunités)

Les verrous sont des garde-fous de qualité du pipeline : des conditions qui doivent être remplies pour qu'une opportunité SORTE d'une étape et avance. Tant que le verrou n'est pas satisfait, faire glisser la carte dans le tableau kanban (ou changer l'étape dans le formulaire) est bloqué avec un message expliquant ce qui manque.

Activez ou désactivez le concept entier avec un interrupteur : désactivé, le flux redevient libre.
Conditions de SORTIE par étape : champ renseigné ou portant une valeur précise (égal, différent, contient, supérieur, inférieur) et, ou bien, activité TERMINÉE rattachée à l'opportunité (par type ou par fragment de l'objet, ex. : « proposition »).
Activités d'ENTRÉE par étape : à l'arrivée dans l'étape, le système crée automatiquement les tâches du playbook (ex. : « Envoyer la proposition », échéance dans 3 jours) pour le responsable. Les terminer peut être exactement ce que le verrou de l'étape exige pour avancer.
Rôles avec dérogation : les rôles cochés (ex. : Responsable commercial) peuvent déplacer la carte même sans satisfaire le verrou, et chaque dérogation est consignée dans la piste d'audit.
Revenir à l'étape précédente et marquer comme Perdu sont toujours autorisés : les verrous ne bloquent que l'AVANCÉE.
L'action « Faire avancer l'étape » des automatisations respecte AUSSI les verrous : si le verrou de l'étape courante est en attente, l'avancée est REPORTÉE (consignée dans les Exécutions récentes) et s'exécute automatiquement dès que les exigences sont satisfaites, que ce soit en renseignant le champ manquant ou en terminant l'activité exigée. La dérogation de rôle ne vaut que pour les déplacements manuels.

Example: Verrou sur l'étape « Proposition commerciale » : exiger une activité terminée dont l'objet contient « proposition » et le champ « Autorité, décideur » renseigné. À l'arrivée dans l'étape, le système crée la tâche « Envoyer la proposition » (3 jours). Le commercial ne peut faire glisser la carte vers « Négociation » qu'après avoir terminé la tâche et renseigné le champ ; ou bien un responsable commercial peut la déplacer manuellement malgré tout (dérogation auditée). Si une automatisation tente d'avancer avant cela, l'avancée est reportée et se produit toute seule au moment où la tâche est terminée.

💡 Combinez les verrous avec les « Champs obligatoires par étape » (Paramètres → Pipelines) : les champs obligatoires garantissent des données à l'ENTRÉE de l'étape ; les verrous garantissent des critères à la SORTIE.

💡 Simuler (essai à blanc) : chaque automatisation a un bouton « Simuler ». Choisissez un enregistrement réel et voyez ce que l'automatisation FERAIT (chaque action, avec les champs déjà renseignés, et celles qui seraient sautées à cause d'une condition) sans rien exécuter, ni envoyer, ni enregistrer.

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