Unités commerciales
Enregistrez les unités de votre organisation, comme des filiales, des divisions ou des marchés, chacune avec sa devise et sa langue par défaut, et organisez-les en hiérarchie avec une unité parente. C'est la représentation de la structure de l'entreprise dans le CRM.
Les entreprises qui ont plusieurs activités opèrent rarement avec une seule devise et une seule langue. Une holding avec une filiale au Chili facture en pesos ; la division export parle anglais. Les Unités commerciales conservent cette réalité dans le CRM : chaque unité est une ligne avec un nom, une devise par défaut, une langue par défaut et une place dans l'arbre de l'organisation.
Comment les enregistrer
- Ouvrez Paramètres et allez au groupe Personnes et accès.
- Cliquez sur Unités commerciales.
- Dans la carte Nouvelle unité, renseignez le Nom de l'unité.
- Choisissez la Devise par défaut et la Langue par défaut dans les listes.
- Dans Unité parente (hiérarchie), choisissez l'unité située au-dessus de celle-ci, ou laissez sur Aucune (racine) si elle est de premier niveau.
- Laissez Active cochée et cliquez sur Enregistrer.
Quand le multi-société est activé, le formulaire affiche aussi Société. C'est ce lien qui permet à une politique de gouvernance de portée Unité opérationnelle d'atteindre des enregistrements : l'enregistrement porte la société qui l'a marqué, jamais une unité. Laissez-le vide et l'unité continue de servir pour la devise, la langue et la hiérarchie, mais sa politique de gouvernance n'atteint aucun enregistrement.
La liste en dessous montre les unités déjà enregistrées, décalées selon la hiérarchie, avec une flèche indiquant les sous-unités. Chaque ligne porte la devise et la langue en résumé ainsi que les boutons Modifier et Supprimer. Les unités désactivées apparaissent avec le nom barré, ce qui permet de retirer une filiale de la circulation sans effacer l'historique.
Une hiérarchie sans piège
Le système refuse tout montage qui créerait un cycle, c'est-à-dire une unité qui finirait sous elle-même ou sous l'une de ses propres sous-unités. Dans ce cas, l'écran affiche l'avertissement expliquant que l'opération créerait un cycle dans la hiérarchie, et rien n'est enregistré. Le choix de l'unité parente ne propose pas non plus l'unité en cours de modification.
Supprimer une unité
La suppression demande confirmation et ne retire que cette ligne. Les sous-unités ne sont pas effacées : elles cessent d'avoir un parent valide et réapparaissent au premier niveau, prêtes à être replacées là où cela a du sens. Si l'idée est seulement de cesser d'utiliser l'unité, préférez décocher Active plutôt que supprimer.
Qui peut le faire
Enregistrer et supprimer des unités exige la permission d'administrer les paramètres. La consultation de la liste est ouverte à qui accède aux Paramètres de l'organisation.
Questions courantes
- J'ai enregistré une nouvelle unité et elle a mis à jour une unité existante : les noms sont uniques au sein de l'organisation. Enregistrer avec un nom qui existe déjà met à jour l'unité portant ce nom au lieu d'en créer une en double.
- La liste des langues est plus courte que celle du système : la langue par défaut de l'unité propose l'anglais, l'espagnol et le portugais du Brésil. La langue d'interface de chaque personne continue d'être choisie dans son profil, parmi les dix langues du système.
- La devise de l'unité change-t-elle le montant de mes affaires ? Non. Elle est la valeur par défaut de l'unité ; le montant de chaque opportunité continue de conserver sa propre devise, et les totaux convertissent au taux en vigueur.
- Faut-il enregistrer des unités pour utiliser le CRM ? Non. C'est une fonctionnalité pour qui a une structure répartie sur plusieurs activités ; l'écran vide ne gêne en rien.