Créer des objets, les types d'enregistrement de votre CRM
Au-delà de Contact, Entreprise, Lead et Opportunité, vous créez autant de types d'enregistrement que nécessaire, comme Équipement, Bien immobilier ou Classe, sans programmer. Le nouvel objet naît avec le champ Nom, entre dans le menu et dispose ensuite d'une liste, d'un formulaire, d'une recherche, d'un import, d'automatisations et de relations comme n'importe quel autre.
Le CRM est livré avec les objets que toute activité commerciale utilise. Ce qu'il ne peut pas deviner, c'est ce que votre activité a de particulier : un loueur suit des Équipements, une école suit des Classes, un industriel suit des Machines installées. Créer des objets répond à cela, et n'exige ni développement ni demande au support.
Comment créer un objet
- Ouvrez Paramètres et, dans le groupe Personnalisation, cliquez sur Objets.
- Cliquez sur Nouvel objet.
- Renseignez le Nom (singulier), par exemple Équipement.
- Renseignez le Nom (pluriel), utilisé dans les listes et dans le menu, par exemple Équipements.
- Vérifiez le Nom d'API, l'identifiant interne utilisé dans les intégrations et les automatisations. Il est proposé à partir du nom, en minuscules et sans accent, et peut être ajusté.
- Indiquez éventuellement une Icône.
- Cliquez sur Créer l'objet, puis utilisez le bouton Champs pour ajouter les champs.
L'objet naît avec un champ Nom, obligatoire, qui sert de titre à l'enregistrement dans les listes, les recherches et les relations. Cela le rend utilisable immédiatement, avant même que vous ayez créé votre premier champ.
Ce que permet la liste des objets
- Voir tous les objets avec leur Nom d'API et la pastille Standard ou Personnalisé.
- Masquer du menu : fait disparaître l'entrée du menu latéral sans rien perdre. L'objet reste accessible par lien et par le reste du système, ce qui est utile pour les objets de support.
- Conserver (jours) : les enregistrements plus anciennes que le nombre indiqué partent automatiquement à la corbeille. Zéro signifie jamais, et le plafond est de 3650 jours.
- Champs : raccourci vers l'écran où vous modélisez les champs de cet objet.
- Supprimer : disponible uniquement pour les objets personnalisés.
Supprimer, et pourquoi les objets standard restent
Les objets standard du système ne peuvent pas être supprimés, parce que des écrans, des rapports et des automatisations comptent sur eux. Les objets personnalisés, si, et la confirmation annonce ce qui est en jeu : l'objet et tous ses enregistrements sont effacés, sans retour possible. Quand l'intention est seulement de le retirer de la vue, utilisez Masquer du menu.
Qui peut le faire
Créer, masquer, définir une rétention et supprimer des objets exige l'autorisation d'administrer les paramètres. Si votre organisation applique une gouvernance des changements, créer ou supprimer un objet n'est pas appliqué sur-le-champ : cela devient une demande, et l'écran indique qu'elle a été envoyée à un manager pour approbation. Les changements appliqués sont consignés dans l'Historique de configuration.
Questions fréquentes
- Puis-je modifier le Nom d'API par la suite ? Considérez-le comme définitif : c'est la clé utilisée par les intégrations et les automatisations. Le libellé visible, lui, peut être renommé quand vous le souhaitez.
- Renommer un objet standard vaut-il pour tout le monde ? Oui. Les noms des objets, des champs et des options standard s'affichent dans la langue de chaque personne, et lorsque vous en renommez un, votre nom s'applique à toutes les langues.
- Le nouvel objet n'est pas apparu dans le menu : vérifiez que la case Masquer du menu est décochée et que votre rôle a l'accès en lecture dessus.
- Existe-t-il un moyen plus rapide ? Oui, deux : la Galerie de modèles, qui crée des objets prêts à l'emploi, et les Composants de champs, qui remplissent le nouvel objet avec des groupes de champs d'un seul coup.