Bibliothèque de documents
Vue d'administrateur réunissant en un seul endroit tous les fichiers joints aux enregistrements du CRM, avec une recherche par nom et un filtre par objet. Elle sert à retrouver un contrat ou une proposition quand plus personne ne se souvient de l'enregistrement auquel il a été joint.
Les fichiers du CRM restent attachés à l'enregistrement sur lequel ils ont été joints, ce qui est bon pour l'organisation du quotidien et mauvais quand vous devez retrouver un document sans savoir où il se trouve. La Bibliothèque de documents inverse la perspective : au lieu de partir de l'enregistrement pour arriver au fichier, vous partez du fichier.
Comment l'utiliser
- Ouvrez Paramètres et allez dans le groupe Données et rapports.
- Cliquez sur Bibliothèque de documents.
- Saisissez une partie du nom du fichier dans le champ Rechercher par nom de fichier. La recherche prend en compte n'importe quel fragment du nom.
- Si vous le souhaitez, restreignez avec le sélecteur d'objet, qui démarre sur Tous les objets.
- Cliquez sur le nom du fichier pour l'ouvrir, sur Télécharger pour l'enregistrer, ou sur ouvrir l'enregistrement pour aller à l'enregistrement d'origine.
Chaque ligne affiche le nom du fichier, l'objet auquel appartient l'enregistrement, la taille formatée et la date à laquelle le fichier a été joint. Le tri va du plus récent au plus ancien, et l'écran présente les pièces jointes les plus récentes de l'organisation.
Ce que la liste contient et ce qu'elle laisse de côté
- Elle contient les fichiers joints directement aux enregistrements de vos objets.
- Elle laisse de côté les pièces jointes des commentaires et celles des messages de conversation, pour que la liste ne devienne pas un dépôt d'images collées dans des discussions.
- Elle affiche les éléments les plus récents par consultation. Pour retrouver quelque chose d'ancien, utilisez la recherche par nom ou le filtre par objet plutôt que de faire défiler la liste.
Qui peut le faire
L'écran est réservé à l'administration : il exige l'autorisation d'administrer les paramètres, et cette exigence est appliquée sur le serveur, pas seulement en masquant l'entrée de menu. La raison est simple : la liste traverse tous les enregistrements de l'organisation, y compris ceux qu'un commercial ordinaire ne verrait pas sur l'écran de l'objet.
Questions fréquentes
- Le lien du fichier a cessé de fonctionner : les adresses de téléchargement sont temporaires, valables une heure. Rechargez l'écran et de nouveaux liens sont générés.
- Puis-je supprimer un fichier depuis ici ? Non. La suppression se fait sur l'enregistrement auquel le fichier est joint, pour que l'action reste dans le bon contexte.
- Puis-je téléverser un fichier depuis ici ? Non. Cet écran est un écran de consultation ; l'envoi se fait depuis l'enregistrement.
- La recherche n'a pas trouvé le document : elle cherche dans le nom du fichier, pas dans son contenu ni dans le nom de l'enregistrement. Essayez un fragment plus court du nom ou filtrez par objet.
- Un fichier apparaît avec un tiret à la place de la taille : la taille n'a pas été transmise au moment de l'envoi ; le fichier s'ouvre malgré tout normalement.