Factures client : émettre, recevoir les paiements et relancer les impayés
Émettez des factures à vos clients à partir d'un devis accepté ou manuellement, enregistrez les paiements entrants et suivez ce qui est à recevoir et ce qui est en retard. Chaque paiement met automatiquement à jour le solde et le statut de la facture.
Les factures sont les documents que votre entreprise émet pour facturer ses clients. Vous générez une facture à partir d'un devis accepté (en copiant ses lignes et montants) ou vous en créez une manuellement. Vous enregistrez ensuite les paiements à leur arrivée, et le système maintient à jour le solde et le statut.
Créer une facture
- Ouvrez Factures dans le menu Ventes.
- Cliquez sur Générer depuis un devis pour partir d'une proposition acceptée, ou Facture manuelle pour créer de zéro.
- Sur une facture manuelle, construisez les lignes dans l'éditeur : choisissez un produit (facultatif) ou saisissez une description libre, avec quantité, prix et remise. Le sous-total, la taxe et le total s'affichent en direct.
- Vous pouvez aussi cliquer sur Créer depuis une commande de vente pour facturer une commande confirmée : le système génère la facture avec le client et le montant de la commande et marque celle-ci comme Facturée.
- Cliquez sur Créer. La facture démarre à l'état de brouillon.
La taxe d'une facture manuelle est calculée ligne par ligne selon vos règles fiscales (le taux le plus spécifique par catégorie de produit et région/état du client), tout comme pour un devis. Quand aucune règle ne s'applique, le pourcentage de taxe saisi dans l'en-tête est utilisé. Le total correspond toujours au sous-total (remises déjà appliquées) plus la taxe, dans la devise de la facture.
De l'affaire gagnée à la commande puis à la facture (transfert vers la finance)
Quand vous gagnez une opportunité, vous pouvez générer sa Commande de vente en un clic (sur l'opportunité, « Générer la commande ») : le système crée une commande confirmée avec le compte et le montant, prête à être facturée par la finance. C'est idempotent (une seule commande par opportunité).
Vous pouvez aussi activer le transfert automatique vers la finance dans Paramètres : quand une affaire est gagnée, la commande est générée automatiquement et les administrateurs sont informés qu'une commande est prête à facturer. Désactivé par défaut ; l'émission de la facture reste une action de la finance (rien n'est facturé automatiquement). Nécessite le bus d'événements activé.
Envoyer et recevoir
- Ouvrez la facture et cliquez sur Envoyer pour la marquer comme envoyée et, en option, l'envoyer par e-mail au client.
- À la réception d'un paiement, cliquez sur Enregistrer un paiement et saisissez le montant.
- Le solde diminue et le statut change automatiquement en Partiel ou Payée. Un paiement ne dépasse jamais le total restant dû.
Paiement en ligne (lien de paiement)
Si vous avez connecté votre compte Stripe dans Intégrations, vous pouvez faire payer la facture en ligne. Ouvrez la facture et cliquez sur Générer le lien de paiement : le système crée un lien sécurisé pour le solde restant dû, dans la devise de la facture. Copiez le lien ou envoyez la facture par e-mail, qui inclut alors un bouton Payer maintenant pour le client. Quand le client paie, la facture se réconcilie automatiquement et le statut passe à Partiel ou Payée, sans saisie manuelle du paiement.
Relancer les impayés (créances)
- Utilisez l'onglet À recevoir pour voir tout ce qui a encore un solde, et l'onglet En retard pour ce qui a dépassé sa date d'échéance.
- Sur une facture en retard, cliquez sur Envoyer une relance pour envoyer un e-mail au client.
Rappels automatiques d'échéance
Au-delà de la relance manuelle, le système envoie des rappels automatiques selon un calendrier : 3 jours avant l'échéance, le jour de l'échéance et 7 jours après. Seules les factures envoyées, partielles ou en retard qui ont encore un solde ouvert reçoivent un rappel, et chaque étape n'est envoyée qu'une seule fois (au maximum un rappel par jour et par facture). Chaque message est envoyé dans la langue du client, avec le montant dans la devise de la facture.
Créances (balance âgée)
L'onglet Créances répartit le solde ouvert par tranches de retard : pas encore échu, 0 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et 90+ jours, avec le total par devise et une répartition par client. C'est la vue rapide de ce qui va rentrer et de ce qui est déjà en retard.
Télécharger le PDF de la facture
Ouvrez une facture et cliquez sur Télécharger le PDF pour générer un document prêt à imprimer et à joindre, à l'image de votre entreprise (le nom et la couleur définis dans le Portail), avec les coordonnées du client, le tableau des lignes, les totaux et le solde, le tout dans la devise de la facture. Quand vous envoyez la facture par e-mail, ce même PDF est joint automatiquement, dans la langue du client.
Conversion UF → CLP (Chili)
Si vous facturez en UF (Unidad de Fomento), le CRM peut afficher automatiquement l'équivalent en pesos chiliens (CLP). Lorsque vous émettez ou calculez une facture en UF, le système utilise la valeur quotidienne officielle de l'UF publiée par la Banque centrale du Chili et fige cette valeur sur la facture : l'équivalent en CLP est enregistré au moment de l'émission et ne change plus ensuite, même si l'UF évolue. C'est optionnel et désactivé par défaut ; un administrateur l'active directement sur l'écran Factures (le bouton n'apparaît que pour ceux qui facturent en UF).