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Créer et gérer des enregistrements

Créez, modifiez, recherchez et exportez des contacts, entreprises, prospects et opportunités, et utilisez la vue à 360°.

Chaque objet possède sa propre liste dans le menu latéral. Le formulaire est construit automatiquement à partir des champs de l'objet, y compris ceux que vous créez. Les champs à choix apparaissent sous forme de pastilles colorées dans les listes, ce qui les rend plus faciles à lire.

Créer un enregistrement

Dans le menu, choisissez l'objet (par ex. Contacts).
Cliquez sur « Nouveau ». Le formulaire occupe tout l'écran, en colonnes.
Remplissez les champs. Le « ? » à côté de chacun explique quoi saisir, et ceux marqués d'un * sont obligatoires.
Certains champs ont une valeur par défaut (par ex. Site web commence par https://).
Cliquez sur Créer. Vous accédez directement à l'enregistrement que vous venez de créer.

Modifier et supprimer

Cliquez sur un enregistrement dans la liste pour ouvrir ses détails. Les données se trouvent à gauche (modifiez-les et cliquez sur Enregistrer) ; à droite se trouvent les enregistrements liés et la chronologie. Pour le supprimer, utilisez Supprimer : l'enregistrement va dans la Corbeille et peut être restauré pendant 30 jours (voir l'article « Corbeille »).

Vider le contenu d’un champ

Pour laisser un champ vide, effacez ce qu’il contient et cliquez sur Enregistrer. Le champ devient réellement vide : l’ancienne valeur ne revient pas toute seule.

Le système ne vide que le champ qui était rempli à l’ouverture de l’écran et que vous avez laissé vide.
Un champ auquel vous n’avez pas touché reste exactement tel quel.
Un champ déjà vide auparavant reste vide et ne compte pas comme une modification.
Un champ obligatoire ne peut pas rester vide : à l’enregistrement, le système vous demande de le renseigner à nouveau.

💡 Si l’objet utilise des sections du constructeur de page, seul ce qui était affiché sur l’écran que vous avez vu peut être vidé. Un champ qui ne vous a jamais été présenté n’est jamais effacé. La même règle s’applique dans l’application mobile.

L’import par tableur fonctionne à l’inverse, volontairement : une cellule vide y signifie « non renseigné » et n’efface jamais ce que l’enregistrement contient déjà, afin qu’un fichier incomplet ne détruise pas de bonnes données. Quand vous voulez vraiment vider un champ, faites-le depuis le formulaire de l’enregistrement.

Tableau et Board

Chaque objet s'ouvre dans sa vue par défaut : les Opportunités s'ouvrent en vue Board (kanban par étape) ; Contacts, Entreprises, Prospects et Produits s'ouvrent en vue Tableau. Utilisez le sélecteur « Tableau / Board » en haut pour basculer à tout moment.

Les colonnes du Tableau et les champs des cartes du Board sont définis par objet (y compris les relations comme Entreprise).
Sur le Board, faites glisser une carte entre les colonnes pour changer l'étape/le statut ; dans Produits, le Board est organisé par Catégorie.

Actions groupées

Dans le Tableau, cochez la case de chaque ligne (ou la case de l'en-tête pour tout sélectionner). Une barre d'action apparaît pour appliquer des modifications à tous les enregistrements sélectionnés à la fois :

Modifier un champ : choisissez un champ (par ex. Statut, Étape) et la nouvelle valeur, appliquée à tous les enregistrements sélectionnés.
Attribuer un propriétaire : définissez le propriétaire des enregistrements en une seule fois.
Supprimer : envoie les enregistrements sélectionnés dans la Corbeille (demande une confirmation ; récupérable pendant 30 jours).

💡 Combinez-le avec des filtres/vues : filtrez d'abord (par ex. les opportunités d'une étape), sélectionnez tout et appliquez la modification. Chaque modification groupée est enregistrée dans le Journal d'audit.

Transformer des champs en masse

Contrairement à « Modifier le champ » (qui écrit la même valeur fixe pour tous), « Transformer » lit la valeur actuelle de chaque enregistrement et la transforme — idéal pour normaliser téléphones, e-mails, codes et noms sans tableur. Sélectionnez les enregistrements dans le Tableau et cliquez sur « Transformer ».

Choisissez un champ texte (par ex. Mobile) et l'opération : ajouter un préfixe/suffixe, rechercher et remplacer, remplacer par motif (regex), supprimer les espaces, MAJUSCULES, minuscules ou capitaliser.
Utilisez « Appliquer si » pour restreindre (par ex. seulement si ne commence pas par « +351 »), afin de ne pas toucher ce qui est déjà correct.
Cliquez sur « Aperçu » pour voir avant→après et combien vont changer / rester identiques. Ce n'est qu'alors que vous cliquez sur « Appliquer ».

Example: Préfixer l'indicatif du pays sur le Mobile de vos Contacts : champ Mobile · opération « Ajouter un préfixe » · préfixe « +351 » · appliquer si « ne commence pas par +351 ». L'aperçu affiche « 912345678 → +351912345678 » ; ceux qui ont déjà +351 sont ignorés.

💡 Chaque écriture passe par les validations du champ et figure dans l'historique de l'enregistrement. Ceux déjà corrects comptent comme « inchangés » ; ceux qui enfreindraient la validation du champ apparaissent en échec et restent inchangés.

Recherche

Utilisez le champ de recherche en haut de la liste pour trouver des enregistrements. La recherche parcourt plusieurs champs à la fois, pas seulement le nom mais aussi les autres champs texte de l'objet (et ceux que vous avez marqués « afficher dans la liste », comme l'e-mail et le téléphone). Elle ignore aussi les accents et la casse (« Joao » trouve « João »).

Exporter vers Excel/CSV

Le bouton « Exporter CSV » télécharge la liste actuelle sous forme de fichier qui s'ouvre dans Excel ou Google Sheets, avec les accents corrects. Pratique pour les analyses externes et les sauvegardes ponctuelles.

💡 Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier la liste selon celle-ci. Le premier clic trie par ordre croissant (▲), le deuxième par ordre décroissant (▼) et le troisième revient à l'ordre par défaut. Cela fonctionne avec la recherche et les filtres.

💡 Lorsque vous ouvrez un enregistrement, le bouton « Imprimer » génère un enregistrement propre (champ : valeur) dans une nouvelle fenêtre, prête à imprimer ou à enregistrer en PDF (l'option « Enregistrer au format PDF » de la boîte de dialogue d'impression). Idéal pour joindre à un contrat ou emporter en réunion.

Vue à 360°

Sur la page de détail d'un contact ou d'une opportunité, vous voyez tout ce qui est lié à cet enregistrement : les données, les enregistrements liés (par ex. le Contact au sein d'une Opportunité, affiché dans un panneau latéral) et la section « Activités et historique » avec les tâches, appels, réunions et modifications.

Example: Ouvrez l'opportunité « Déploiement CRM - Acme » : en plus des données, vous voyez le contact principal dans un panneau latéral (avec un lien pour ouvrir l'enregistrement complet) et l'historique des activités.

💡 Lorsque vous liez un Contact à une Opportunité, les champs correspondants (par ex. Entreprise) sont remplis automatiquement avec les données du contact.

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