Règles de champ basées sur les données
Remplissez un champ automatiquement en fonction de vos propres données : agrégats d'enregistrements liés (nombre, somme, moyenne) ou conditions sur les champs de l'enregistrement lui-même. Sans code.
Les règles de champ basées sur les données remplissent un champ automatiquement lorsqu'une condition sur VOS données est vraie. C'est sans code : vous définissez la règle dans Paramètres et le CRM la réévalue chaque jour (et à la demande). Aucune formule ni programmation.
Où : Paramètres → Règles de champ basées sur les données. Seuls les utilisateurs autorisés à gérer les paramètres peuvent créer ou modifier ; les règles s'appliquent à l'ensemble du tenant.
Deux types de règle
- Conditions sur l'enregistrement lui-même : une ou plusieurs comparaisons sur les champs de l'enregistrement lui-même (par exemple score ≥ 80 ET statut = actif). Choisissez « toutes les conditions » (ET) ou « une condition quelconque » (OU).
- Agrégat d'enregistrements liés : compter, sommer, faire la moyenne, le maximum ou le minimum des enregistrements d'un autre objet qui pointent vers celui-ci, via un champ de relation, et comparer à un seuil (par exemple compter les Opportunités dont l'Entreprise est cet enregistrement ; s'il y en a 10 ou plus, marquer l'entreprise comme VIP).
Comment créer une règle
- Choisissez l'Objet auquel la règle s'applique et le Champ à remplir (le champ qui sera défini automatiquement).
- Nommez la règle (par exemple « Marquer l'entreprise comme VIP »).
- Choisissez le type de condition. Pour un agrégat : sélectionnez l'objet lié, le champ de relation qui pointe vers cet objet, l'agrégation (nombre/somme/moyenne/max/min), le champ à agréger (pour somme/moyenne/max/min), l'opérateur et le seuil. Pour des conditions de champ : ajoutez une ou plusieurs comparaisons et choisissez toutes ou une quelconque.
- Définissez la Valeur si vrai. La valeur respecte le type du champ cible : un champ de sélection permet de choisir l'option ; un champ Oui/Non permet de choisir vrai/faux ; un champ numérique prend un nombre.
- Optionnel : activez « Définir une valeur si faux » pour aussi remplir une valeur lorsque la condition n'est pas remplie. Laissé désactivé, le champ reste inchangé lorsque la condition est fausse.
- Enregistrez. Utilisez « Exécuter maintenant » pour l'appliquer immédiatement à tous les enregistrements ; sinon le balayage quotidien s'en charge.
Si vous renommez ou supprimez le champ de relation, l'objet lié ou le champ cible utilisé par une règle, la règle est simplement ignorée (sans erreur) jusqu'à ce que vous la corrigiez.