Règles inter-objets
Définissez des règles où une condition sur un objet déclenche une action sur un autre : bloquer l'enregistrement, créer un enregistrement ou mettre à jour les enregistrements liés. C'est de l'automatisation d'intégrité, écrite dans un formulaire, sans code et sans attendre un traitement planifié.
Certaines règles métier n'entrent pas dans la validation d'un champ isolé : une opportunité au-dessus d'un certain montant ne peut pas être enregistrée sans proposition jointe ; toute opportunité gagnée doit générer un enregistrement de déploiement ; changer le statut d'un compte doit se répercuter sur les contrats qui lui sont liés. Les Règles inter-objets expriment exactement cela : une condition sur un objet, un effet sur un autre.
Comment en créer une
- Ouvrez Paramètres et, dans le groupe Automatisation et processus, cliquez sur Règles inter-objets.
- Renseignez le Nom de la règle et choisissez l'Objet source, celui dont l'enregistrement sera observé.
- Dans Quand, choisissez À la création, À la modification ou À la création ou à la modification.
- Dans Conditions (toutes vraies), cliquez sur Ajouter une condition et montez chaque ligne : Champ, opérateur et Valeur.
- Choisissez l'Action : Bloquer, Créer un enregistrement ou Mettre à jour les liés. Les deux dernières demandent aussi l'Objet cible.
- Cochez Active et cliquez sur Enregistrer.
Les champs se choisissent dans une liste, ils ne se saisissent pas, ce qui évite de se tromper de nom interne. Les opérateurs disponibles sont égal à, différent de, supérieur à, supérieur ou égal, inférieur à, inférieur ou égal, contient, vide et renseigné. Les conditions s'additionnent : toutes doivent être vraies pour que la règle se déclenche, et une règle sans aucune condition se déclenche toujours.
Les trois actions
- Bloquer : empêche l'enregistrement et affiche le Message de blocage que vous écrivez. La vérification a lieu avant l'écriture, donc rien ne reste à moitié fait.
- Créer un enregistrement : crée un enregistrement dans l'objet cible. Dans Données du nouvel enregistrement, vous montez des paires de champ et de valeur qui seront renseignées.
- Mettre à jour les liés : parcourt les enregistrements de l'objet cible qui pointent vers l'enregistrement source par le Champ de liaison (un champ de relation de l'objet source) et écrit la Nouvelle valeur dans le Champ à modifier.
Précautions et limites
- Les actions déclenchées par une règle ne réévaluent pas les règles de l'objet cible. C'est voulu : cela évite que deux règles s'appellent en boucle et bloquent le système.
- Une règle accepte jusqu'à vingt conditions.
- Décocher Active désactive la règle sans l'effacer, ce qui est la façon sûre de tester un soupçon.
- Une règle qui bloque touche tout le monde, y compris les imports et les intégrations qui écrivent par le même chemin. Écrivez le message en pensant à qui va le lire.
- Dans Mettre à jour les liés, le Champ de liaison se choisit parmi les champs de relation de l'objet source. Sans lui et sans le Champ à modifier, la règle ne fait rien.
Qui peut le faire
Créer, modifier et supprimer des règles exige la permission d'administrer les paramètres. L'effet, lui, est ressenti par tous : toute personne qui enregistre un enregistrement de l'objet source passe par la règle.
Questions courantes
- Ma règle ne se déclenche pas : vérifiez qu'elle est bien Active, que le déclencheur couvre l'opération que vous avez testée et que toutes les conditions sont vraies en même temps.
- Comparaison de nombres et de dates : les opérateurs supérieur et inférieur comparent numériquement ; égal à et contient comparent comme du texte, sans distinguer les majuscules dans le contient.
- Supprimer la règle annule-t-il ce qu'elle a déjà fait ? Non. Les enregistrements créés et les valeurs écrites demeurent ; la règle cesse seulement d'agir à partir de maintenant.
- Quelle différence avec les Validations ? Les validations s'occupent de l'enregistrement lui-même, champ par champ. Les règles inter-objets regardent un objet et agissent sur un autre.