Rapports programmés par e-mail
Recevez automatiquement, à la fréquence de votre choix, un résumé du CRM ou le résultat d'un rapport enregistré, directement dans la boîte de qui doit le voir. Le rapport enregistré part avec le tableau dans le corps du message et avec les fichiers joints, à ouvrir dans un tableur.
Un rapport qui n'existe qu'à l'intérieur du système dépend de quelqu'un qui pense à l'ouvrir. Les rapports programmés inversent la logique : c'est le chiffre qui va vers les personnes. Vous choisissez quoi envoyer, à quelle fréquence et à qui, et le système s'occupe du reste.
Comment créer une programmation
- Ouvrez les Paramètres et allez au groupe Données et rapports.
- Cliquez sur Rapports programmés.
- Dans Nom, écrivez quelque chose de reconnaissable dans l'objet de l'e-mail, par exemple Résumé hebdomadaire des ventes.
- Choisissez la Fréquence : Quotidienne, Hebdomadaire ou Mensuelle.
- Dans Destinataires, indiquez les e-mails séparés par des virgules.
- Dans Rapport, laissez Résumé du CRM (le choix par défaut) ou choisissez un rapport enregistré.
- Cliquez sur Créer la programmation.
Les deux contenus possibles
- Résumé du CRM : un panorama court avec le nombre d'opportunités ouvertes, le montant total en cours et le nombre de tâches qui arrivent à échéance aujourd'hui ou déjà en retard, plus un lien pour ouvrir le tableau de bord. Le montant en cours est additionné par devise puis converti dans la devise de l'organisation : les opérations multidevises ne produisent donc pas de chiffre mélangé.
- Rapport enregistré : le résultat réel du rapport, rendu sous forme de tableau dans le corps de l'e-mail, avec sa ligne de total, et accompagné de deux pièces jointes contenant les mêmes données, l'une en CSV et l'autre en tableur, pour qui veut poursuivre l'analyse.
Quand arrive le premier e-mail
Le premier envoi a lieu après un cycle complet, pas au moment où vous enregistrez. Une programmation hebdomadaire créée aujourd'hui part dans sept jours ; une mensuelle, le mois suivant. Après chaque envoi, le système reprogramme automatiquement le suivant.
Mettre en pause, reprendre et supprimer
Chaque programmation de la liste dispose d'une case qui bascule entre Actif et En pause. En pause, rien n'est envoyé, et aucun envoi ne s'accumule pour plus tard. Le bouton Supprimer retire définitivement la programmation. Le pied de page de l'e-mail lui-même rappelle au destinataire où couper l'envoi.
Qui peut le faire
Créer des programmations n'exige pas d'être administrateur : il suffit d'avoir un droit d'écriture dans le CRM. En revanche, chaque programmation appartient à qui l'a créée. La liste n'affiche que les vôtres, et mettre en pause ou supprimer ne vaut aussi que pour les vôtres. Si un collègue a quitté l'entreprise et qu'un envoi continue d'arriver, c'est la personne qui administre les accès qui doit traiter son compte.
Questions fréquentes
- Combien de destinataires puis-je mettre ? Jusqu'à vingt adresses par programmation.
- Le rapport enregistré que j'avais choisi a été supprimé : l'envoi continue, mais avec le Résumé du CRM à la place du rapport, au lieu d'échouer en silence.
- Dans quelle langue l'e-mail arrive-t-il ? Les libellés du tableau suivent la langue de la personne qui a créé la programmation.
- Les montants apparaissent sans symbole monétaire : dans un rapport enregistré, l'agrégat peut être un décompte ou une quantité, le nombre part donc sans devise, à dessein. Le montant en cours du résumé, lui, est bien formaté comme de l'argent.
- Je n'ai pas reçu l'e-mail : vérifiez que la programmation est Active, que l'adresse est correcte et regardez le dossier indésirables. Un échec d'envoi n'interrompt pas les autres programmations et n'annule pas le cycle suivant.